23. juni 2020

Digitale coronaerfaringer vil forandre kommunerne

Da de kommunale medarbejdere blev sendt hjem og arbejde, var omstillingen til en digital arbejdsform hurtig og gnidningsfri, viser ny Momentum-rundspørge. Her vurderer knap 6 ud af 10 kommuner også, at de mange gode erfaringer fra den øgede brug af digitale mødeformer vil medføre store ændringer i kommunernes måde at arbejde på i fremtiden.

Da de offentlige medarbejdere blev sendt hjem på grund af coronakrisen, fortsatte de kommunale medarbejdere arbejdet hjemmefra og virtuelle mødeplatforme som teams, skype blev pludselig et hverdagsredskab. Og de virtuelle møder har været en så stor succes, at samtlige kommunale digitaliseringschefer i en ny Momentum-rundspørge forventer, at erfaringerne fra coronakrisen vil ændre på arbejdsgange og processer i deres kommune. 59 procent forventer endog, at det vil komme til at medføre store eller meget store ændringer.

Grafik der viser, at 59% af de kommunale digitaliseringschefer forventer meget store eller store ændringer i kommunernes arbejdsgange og processer på baggrund af erfaringerne under coronakrisen

I Aabenraa Kommune er IT- og Digitaliseringschef Eva Minke Andersen en af dem, der er sikker på, at coronakrisens erfaringer vil sætte mærkbare spor.

»Flere møder vil helt sikkert foregå digitalt. For eksempel ligger Børne- og Skoleafdelingen 17 kilometer herfra, og der er jo ingen grund til, at de kører til møde på rådhuset hver gang, når vi har videoløsningerne. Så fleksibiliteten i, at vi kan være fysisk sammen eller på video, alt efter hvor i verden vi er, vil vinde indpas. Og nu er folk vænnet til det, så skal vi ikke slippe det igen,« siger Eva Minke Andersen.

I Momentums undersøgelse forventer praktisk talt alle digitaliseringschefer i undersøgelsen da også, at flere interne møder i kommunen (94%) og med eksterne samarbejdspartnere (96%) efter coronakrisen vil foregå virtuelt, mens 81 procent også forventer det vil gøre sig gældende i forhold til møder med borgere.

Grafik der viser andelen af kommuner der vurderer, at der i fremtiden vil være mange flere eller flere virtuelle møder internt i kommunen, møder med eksterne og borgerne i hverdagen efter coronakrisen sammenlignet med før krisen

I Holbæk Kommune er man også meget interesseret i at videreføre de gode erfaringer, forklarer chef for Organisationsservice, Ole Lollike.

»Vi har haft meget positive erfaringer med de virtuelle møder, og jeg tror også, vi kommer til at bruge dem meget mere i fremtiden. Nu kigger vi ind i en ny periode, hvor nogle vil være virtuelle, og nogle vil sidde fysisk samlet i et lokale, og det skal vi øve os i, men det giver rigtig god mening med en øget fleksibilitet både i forhold til arbejdssted og mødeform.«

Undersøgelsen viser også, at kommunerne i stor stil har anvendt den virtuelle arbejdsform i mødet med borgerne. Alt fra undervisning i folkeskolen, genoptræning, hjemme- og sygepleje, bostøtte, kontakt til udsatte, dialog med borgere på jobcentre og byggesagsbehandling er under coronakrisen foregået virtuelt. Og 75 procent af digitaliseringschefer vurderer, at borgerne har taget positivt imod det virtuelle møde.

Hurtig omstilling

Årsagen til den store tiltro til en øget brug af digitale løsninger skal ikke mindst findes i, at det generelt har været meget gnidningsfrit at omstille organisationen til at arbejde digitalt i forbindelse med hjemsendelsen. Hele 67 procent af digitaliseringscheferne svarer, at der kun har været meget få eller ingen problemer med at implementere de tekniske løsninger, mens 30 procent beretter om få problemer og kun 3 procent betegner det som problemfyldt. Samtidig svarer 57 procent, at det kun tog 1-2 dage at geare organisationen til, at det var muligt for ledere og medarbejdere at arbejde hjemmefra, mens 29 procent svarer 3-4 dage.

Grafik der viser at de fleste kommuner vil karakterisere implementeringen af de teksniske løsninger til at arbejde hjemmefra som problemfri eller med kun få problemer

Aabenraa Kommune var en de kommuner, hvor medarbejderne hurtigt var på hjemmefra.

»Da vi gik hjem torsdag, var vi 1.200 samtidige brugere og allerede mandag formiddag var vi igen 1.200 samtidige brugere derhjemmefra. Det kunne lade sig gøre, fordi vi havde en platform, der er bygget til det, og mange havde i forvejen det nødvendige for at arbejde hjemme, og ellers kunne man tage udstyr med hjem og gå på med Nemid og åbne op for de rigtige kanaler,« siger IT - og Digitaliseringschef, Eva Minke Andersen og fortsætter.

»Så de administrative arbejdsopgaver kørte bare videre, for eksempel tog byggesagsbehandlerne bare deres pc og to skærme med hjem, og lavede sagsbehandlingen hjemmefra. Vi har jo alt liggende digitalt, og så er det ikke så vigtigt, hvor man sidder henne.«

Arbejdet er kørt videre

Undersøgelsen viser da også, at kommunerne er lykkedes med at få hjemmearbejdet til at fungere under hjemsendelsen, da 43 procent svarer, at de generelt har oplevet at hjemmearbejdet har fungeret meget godt i deres kommune, mens 57 procent svarer, det har fungeret godt, men at enkelte forretningsområder har haft udfordringer.

Grafik der viser, at 43% af kommunerne vurder at hjemmearbejdet er gået rigtig godt og 57% at det er gået godt men enkelte forretningsområder har haft udfordringer

I Holbæk Kommune var medarbejderne i Organisationsservice allerede på vej hjem inden nedlukningen blev effektueret, da man havde vurderet, at alle kunne arbejde hjemme og mindske smittefaren, forklarer chef for Organisationsservice, Ole Lollike.

»Men hvor hjemmearbejde oftest er brugt til at klare større opgaver, som egner sig godt til ro og fordybelse på dage med få eller ingen møder, så var det nu alt ens arbejde, der skulle klares hjemmefra. Vi havde dog alt det, der skulle bruges for at det kunne lade sig gøre. Men det har stillet krav om andre kanaler til vidensdeling, når man ikke er fysisk sammen med sine kolleger, ligesom lederne har skullet være mere synlige og tage mere en til en kontakt,« siger Ole Lollike og fortsætter.

»Det er gået rigtig godt. Driftsopgaverne, som vi har mange af, er blevet løst i hvert fald lige så effektivt og måske endda nogle gange mere effektivt, mens udviklingsopgaverne har været lidt sværere at få til at trille. Flere projekter er dog kørt regelmæssigt videre, og det er i den seneste måneds tid er blevet nemmere igen - måske fordi man vænnet sig til en ny normal.«

Fra medarbejdernes side sidder man med nogle af de samme konklusioner, forklarer Sara Vergo, formand for Djøf Offentlig.

»De fleste har jo bare kunnet tage deres arbejdsopgaver med hjem, og bekymringerne om, hvorvidt man kan være effektiv derhjemme, kan vi vist godt mane til jorden efter dette. Nogen har dog efterlyst mere ledelse, da nogle ledere er blevet meget usynlige, mens andre har været enormt dygtige til at udnytte de muligheder, der har været med virtuelle møder og telefonmøder,« siger Sara Vergo og påpeger, at specielt nye medarbejdere har haft det rigtig svært under hjemsendelsen, da det er meget svært at få en fornemmelse af dine kolleger, når du kun ser dem over videomøder.

Virtuelle møder

Den skelsættende forandring for mange af de hjemsendte kommunale medarbejdere har været overgangen fra fysiske til virtuelle møder, men hele 88 procent af digitaliseringscheferne mener faktisk, at virtuelle møder er mere effektive end fysiske møder.

»Når man har lært at bruge det, er det super effektivt. Man mangler selvfølgelig den fysiske kontakt, og derfor er det allerbedste, at man nogle gange mødes fysik og nogle gange digitalt. Og så skal man selvfølgelig have styr på basale regler, som eksempelvis at bruge chatfunktionen, at mute mikrofonen, når man ikke selv er på, så der ikke kommer baggrundsstøj,« siger Eva Minke Andersen, IT- og digitaliseringschef i Aabenraa Kommune.

I undersøgelsen mener 74 procent, at det vanskeligere at afholde møder, hvor der skal udvikles nyt virtuelt end fysisk, ligesom 55 procent er enige i, at det er vanskeligere at afholde møder med meget komplekse problemstillinger virtuelt end fysisk.

Grafik om kommunernes syn på virtuelle møder

Det billede nikker Sara Vergo, formand for Djøf Offentlig genkendende til, da man fra medarbejdernes side har oplevet, at virtuelle orienterings-, og beslutningsmøder eller mindre møder fungerer fint. Ligesom det er positivt at kunne opløse det geografiske perspektiv.

»Men når der er noget på spil, er det altså sværere at holde mødet på video. Hvis man er virkelig uenig om noget, eller man skal komme frem til noget udviklings- eller forhandlingsmæssigt, så har man brug for den fysik, der er i rummet - at kunne aflæse kropssprog, fyre en sjov bemærkning af som kan løse stemningen op, men som er meget vanskelig, når man først skal unmutes i et videomøde. Det fungerer også dårligt, hvis nogen er i et fysisk rum og andre er på video. Så vi skal fortsætte med at øve os,« siger Sara Vergo.

Coronakrisen som driver

Ifølge digitaliseringscheferne er der ingen tvivl om, at coronakrisen har været en stor driver for den digitale omstilling. Hele 97 procent mener, at coronakrisen har styrket grundlaget for fortsat digitale omstilling markant, ligesom 94 procent mener, at medarbejdernes tillid til at de kan bruge digitale værktøjer og virtuelle platforme er steget markant.

Men samtidig er der ifølge Eva Minke Andersen, IT - og Digitaliseringschef i Aabenraa Kommune, også brug for, at der bliver holdt øje med at intentionerne om en øget brug af digitale løsninger bliver fulgt til dørs.

»Vi havde cirka 200 på videomøder, da vi startede. En uge var efter det 700 og ved udgangen af coronakrisen 1.400. Men allerede nu er der snak om, det er bedst at være fysisk til stede, så vi skal holde øje med, hvor meget tallet dykker. For selvfølgelig skal vi ikke gøre alt digitalt, men man kan godt nogle gange spare transporttiden,« siger Eva Minke Andersen.

Chef for Organisationsservice i Holbæk Kommune Ole Lollike betegner erfaringerne som en øjenåbner på flere planer.

»Det har givet et kæmpe kompetencemæssigt ryk, som vi har fået forærende i den videre digitaliseringsproces. Det har virkelig været learning by doing, og nogle følte sig sikkert utrygge første gang, de skulle på et virtuelt møde. Men de kastede sig ud i det, fordi det var nødvendigt, og skulle det gå galt, så gik det nok. Det lod sig selvfølgelig gøre på grund af en meget brændende platform, men det kunne være spændende at arbejde med, hvordan vi andre gange kunne rykke lidt hurtigere og prøve noget af, selvom det måske giver fejl. Modet var der simpelthen i højere grad.«

Af Jens Baes-Jørgensen, jjr@kl.dk

YDERLIGERE MATERIALE

  • PDF

    Momentum nr. 11 - 2020, 23. juni.pdf

  • PNG

    Om undersøgelsen.png