12. april 2011

Udlandet takker nej til danske udbud

Kommuner og regioner er tvunget til at bruge en masse ressourcer på at gennemføre udbud efter de bureaukratiske og komplicerede regler i EU’s udbudsdirektiv. Alligevel kommer der praktisk talt ingen tilbud fra andre EU-lande, når opgaverne kommer i udbud. Det viser ny Momentum-undersøgelse.

Den udenlandske interesse står langt fra mål med den store arbejdsindsats, kommuner og regioner må lægge for dagen med at gennemføre et EU-udbud. Det sker nemlig yderst sjældent, at de skriver kontrakt med et udenlandsk firma, viser en ny Momentum-undersøgelse blandt de udbudsansvarlige i kommuner og regioner.

Kun 13 procent af kommunerne og regionerne har i sjældne tilfælde skrevet kontrakt med en leverandør fra et andet EU-land inden for de seneste fem år. Og generelt er det kun ringe interesse, udenlandske virksomheder viser for at byde på opgaverne. Der er kun sjældent forespørgsler fra interesserede, og tre ud af fire kommuner og regioner har ikke modtaget et eneste konkret tilbud i de seneste fem år fra en leverandør i et andet EU-land.

Det er sløje tal, når hele 94 procent af kommunernes og regionernes udbudsansvarlige samtidig mener, at EU’s udbudsregler er for bureaukratiske og kræver mange administrative ressourcer. En gennemsnitlig kommune bruger ifølge Momentums undersøgelse cirka 250 arbejdstimer på den samlede proces ved et typisk EU-udbud. Dertil kommer ofte et femcifret beløb i udgifter til eksterne konsulenter og advokater.

Indtast alt-tekst her.

»Det er meget tungt. Specielt alle de kravspecifikationer, som der kræves. Man er bange for ubevidst at skrive noget, som forfordeler nogle bestemte leverandører. Det bliver alt for tungt og teknisk og kræver i virkeligheden specialister på hvert enkelt lille felt. Når jeg for eksempel skal lave et udbud på indkøb af legetøj, får jeg typisk gode råd fra en gruppe pædagoger, men de er jo ikke eksperter på eksempelvis den kemiske sammensætning af legetøjet,« siger Sussi Herløv Jensen, indkøbskonsulent i Vallensbæk Kommune.

Selv om det er en besværlig omgang at sende opgaver i udbud, er der ingen vej udenom for kommuner og regioner, hvis opgaven forventes at blive dyrere end 1,4 millioner kroner. Til trods for, at det nogle gange kan virke helt omsonst, fortæller Sussi Herløv Jensen:

»Der er områder, hvor man på forhånd ved, at der kun kommer tilbud fra tre bestemte leverandører, og alligevel skal man hele processen igennem. Det er jo spild af både tid og penge. Ikke bare for os, men også for leverandørerne.«

Rigide regler

For Steen Treumer, professor på Københavns Universitet og ekspert i EU-udbud, er der ingen tvivl om, at arbejdet med at lave et EU-udbud er meget omfattende.

»Det er tidskrævende og komplekst at gennemgå en EU-udbudsprocedure. Der er en omfattende regulering af, hvad man skal og ikke skal gøre. Og samtidig er reglernes fortolkning ikke altid lige indlysende. Udbudsreglerne kan derfor godt gøres mere smidige og fleksible,« siger Steen Treumer.

Han understreger dog, det er nødvendigt at regulere de offentlige udbud, da der er behov for at skabe gennemsigtighed og effektiv konkurrence om offentlige kontrakter.

I kommunernes forening KL er formand Jan Trøjborg træt af, at det skal være så omstændeligt for kommunerne at leve op til alle de komplicerede krav for et EU-udbud.

»Reglerne er simpelthen for bureaukratiske og rigide og gør, at kommunerne bruger en masse kræfter på ligegyldige proceskrav. Det er helt åbenlyst urimeligt i en tid, hvor effektivisering ellers er nøgleordet,« siger Jan Trøjborg.

Hos DI – organisation for erhvervslivet – bakker man delvist op om kommunernes og regionernes kritik, siger chefkonsulent Peter Bay Kirkegaard.

»Der er også et udbredt ønske i vores medlemskreds om at gøre udbudsreglerne mere enkle og fleksible. Men samtidig skal der være den rette balance mellem gennemsigtighed og ligebehandling på den ene side og fleksibilitet på den anden side. Og det er ikke nogen helt nem opgave,« siger Peter Bay Kirkegaard.

Han synes dog, der er en tendens til, at kommuner og regioner overdriver problemerne ved at sende opgaver i EU-udbud.

»EU-reglerne er selvfølgelig bøvlede, men det er ikke uoverkommeligt for kommunerne. Samtidig er det meget godt at skulle følge en bestemt procedure, fordi man dermed er tvunget til at formulere de krav og ønsker, man har til leverandørerne. Derved bliver man skarpere på, hvad man efterspørger, og kan få billigere priser,« siger Peter Bay Kirkegaard.

Han henviser til en DI-analyse, der viser, at for hver krone, man bruger på udbudsprocessen, sparer man 11 kroner i form af bedre tilbud.

Tidskrævende klagesager

De omfattende regler og procedurer giver ikke blot kommuner og regioner sved på panden i forbindelse med udfærdigelsen af udbuddet, men i allerhøjeste grad også når forbigåede virksomheder vælger at klage over, at de ikke blev udvalgt til at varetage opgaven. Og det gør de i stigende grad. Næsten seks gange så mange klager er der kommet om året på bare syv år. I 2004 blev der indgivet 31 klager til Klagenævnet for Udbud, mens det antal var steget til 182 i 2010.

Og den voldsomme stigning har været med til at gøre de kommunale udbudsgivere ekstra påpasselige.

»De mange klagesager skræmmer os meget, og derfor bruger vi ekstremt meget tid på at sikre os, at alle juridiske spidsfindigheder er på plads,« siger Steffan Stuhr, indkøbskoordinator i Sønderborg Kommune. Han mener, at der burde være mere plads til det forvaltningsmæssige skøn i afgørelserne, så man efterfølgende i højere grad kan begrunde, hvorfor man tager det ene tilbud frem for det andet.

Også i Vallensbæk Kommune frygter man at ende med en klagesag, forklarer udbudskonsulent Sussi Herløv Jensen.

»Klagesager er voldsomt tidskrævende for mig. Og det betyder jo samtidig, jeg ikke har tid til at lave de udbud, jeg ellers ville have gjort,« fortæller Sussi Herløv Jensen.

Hun forklarer, at mange klagesager er med til at ødelægge det, der ellers er en del af ideen med udbud, nemlig at skabe billigere og mere effektive løsninger for det offentlige.

»De bureaukratiske regler kan i værste fald betyde, at man holder igen med nogle spændende udbud, fordi man frygter klagesager, og at man ender med at skulle betale en erstatning. Derfor kan vi gå glip af nogle af de mere innovative muligheder.«

Peter Bay Kirkegaard, chefkonsulent i DI – organisation for erhvervslivet – mener dog, at kommunerne selv kan medvirke til at få nedbragt antallet af klager ved at give virksomhederne bedre begrundelser for, hvorfor de ikke har valgt det pågældende tilbud.

»Man kunne jo eventuelt gribe telefonen eller holde et møde med virksomheden om, hvorfor de ikke fik opgaven. Det ville måske sætte en stopper for nogle klagesager, som skyldes frustration over manglende information og gennemsigtighed,« siger Peter Bay Kirkegaard.

Bedre konkurrence og pris

Mange kommuner og regioner mener dog også, at EU-udbudsreglerne har haft positive effekter. 49 procent af de udbudsansvarlige mener, at EU-reglerne generelt har givet bedre eller langt bedre konkurrence mellem leverandørerne, og 52 procent mener, at kommunen/regionen har opnået lavere eller langt lavere priser.

Sønderborg Kommune er en af de kommuner, hvor man har oplevet faldende priser og skærpet konkurrence ved at sende opgaverne i EU-udbud, selv om det kun en enkelt gang er blevet til en kontrakt med en leverandør fra et andet EU-land.

»Når vi sender ting i EU-udbud, kommer der alligevel ofte en leverandør ind, som vi ikke kendte i forvejen. Så på den måde har det været med til at skærpe konkurrencen og skaffe lavere priser,« siger Steffan Stuhr, indkøbskoordinator i Sønderborg Kommune, og uddyber:

»Priserne på et marked finder ligesom et leje, men hvis der kommer nye leverandører ind på markedet, kan det nogle gange gøre prisen helt ned til 20-30 procent lavere.«

Af Jens Jørgensen, jjr@kl.dk og Søren Kudahl

YDERLIGERE MATERIALE