Effektiv HR-støtte: Sygehus Lillebælt introducerer AI-chatbot

Udfordringen med onboarding og support

HR-lønteamet på Sygehus Lillebælt stod over for en betydelig udfordring, når det kom til at håndtere nye medarbejdere, da teamet i forvejen var fuldt beskæftiget med at yde support til cirka 5.500 medarbejdere på tværs af Sygehus Lillebælt. Derfor skulle der findes en løsning på problematikken, og blandt de ansvarlige for projektet er Per Bjørnholt, læringskonsulent på Sygehus Lillebælt. Per Bjørnholt nævner, at en af de oprindelige overvejelser var en spørgsmål-svar-model, hvor chatbotten ville være forudindlært med specifikke spørgsmål og svar. Denne tilgang viste sig hurtigt at være for krævende i forhold til vedligeholdelse, da den konstant skulle opdateres med nye spørgsmål og svar. I stedet blev valget at udvikle en AI-chatbot, der kunne svare på spørgsmål baseret på indholdet i personalehåndbogen fra Sygehus Lillebælt. Dette blev anset som det mest hensigtsmæssige valg til at afhjælpe onboarding-processen og give de nye medarbejdere mulighed for at finde svar på deres spørgsmål. 

Implementering og udvidelse

HR-chatbotten er udviklet internt i regionen af regional IT og blev i første omgang testet af fire medarbejdere fra HR-lønteamet i august 2024 for at verificere de svar, chatbotten genererede. I januar 2025 fik 15 medarbejdere fra HR-lønteamet adgang, og de er på nuværende tidspunkt de eneste, der har adgang til chatbotten. Fra april/maj 2025 vil chatbotten også blive tilgængelig for de i alt 35 medarbejdere i HR-teamet. Den største udvidelse, som omfatter alle cirka 5.500 medarbejdere på Sygehus Lillebælt, er planlagt til august 2025. Per Bjørnholt nævner en vision om at der bliver udviklet en API-løsning i forbindelse med implementeringen af HR-chatbotten på tværs af Sygehus Lillebælt. Dette vil gøre det muligt for chatbotten at hente information direkte fra personalehåndbogen og automatisk inkludere de nyeste opdateringer. Per Bjørnholt tilføjer: “På sigt er det også ideen at den gerne skal kunne få fat i min overenskomst og læse mit AD og se hvilken overenskomst jeg er en del af, så jeg selv kan søge mine rettigheder i OK-portalen og dermed undgå at kontakte HR-løn. Derudover er intentionen, at den fx skal kunne vise hvor mange feriedage jeg har tilbage – den type data.”

Erfaringer og anbefalinger til lignende projekter

I takt med udviklingen og implementeringen af HR-chatbotten på Sygehus Lillebælt er der opstået værdifulde indsigter og erfaringer, som kan deles videre. Nedenfor er nogle af Per Bjørnholts anbefalinger opsummeret:

Benyt en lokal chatbot og kom i gang

For andre offentlige eller sundhedsorganisationer, der overvejer at implementere en HR-chatbot, anbefales det at vælge en reel chatbot-løsning frem for en spørgsmål-svar-model. Derudover ses det som en stor fordel at udvikle internt og have sin egen udviklingsgruppe, da det gør kontakten mellem brugerne og udviklerne lettere. Der er også en fordel i, at man ikke behøver at forklare opbygningen af sin organisation. Desuden kan man undgå komplikationer omkring rettighederne til data, når chatbotten udvikles internt, og man bruger en intern server, hvor data kan udveksles og stadig overholde GDPR.

Det nemmeste format at starte med er at udvikle og stille en lokal AI-chatbot til rådighed for medarbejderne, som i første omgang kan fungere som et opslagsværk. Det er en sikker måde at komme i gang på, uden at man behøver at hente nye informationer. Ved at benytte og udvikle en lokal chatbot kan man sikre, at de personfølsomme data, der deles, forbliver inden for organisationen og er kompatible med GDPR, da data kun deles i et lukket miljø.

Formidling af mest effektivt brug af chatbotten 

Den progressive udvidelse af chatbotten har også medført et behov for en god formidling af praksis og forståelse af chatbottens egenskaber. I det nuværende stadie har det været gavnligt at komme ud til HR-afdelingen og holde oplæg om, hvordan medarbejdere bedst kan bruge chatbotten. Det har især været vigtigt at fokusere på, hvordan man formulerer spørgsmål til HR-chatbotten, da det adskiller sig fra at bruge prompts i værktøjer som f.eks. ChatGPT. Når chatbotten rulles ud på tværs af hele Sygehus Lillebælt i august 2025, vil der også være behov for at finde en effektiv måde at formidle brugsscenarier og interaktioner med chatbotten på. Det kunne f.eks. være ved at inddrage en guide, manual eller lignende.

Interesseret? Tag med på konference!

Ønsker du at vide mere omkring casen med implementeringen af AI-chatbot på Sygehus Lillebælt og hvordan løsningen skaber værdi for HR-teamet, så fortæller Per Bjørnholt om dette til konferencen HR og digitalisering. Konferencen bliver en dag med skarpe oplæg, praksisnære cases og masser af mulighed for netværk og faglig sparring – alt sammen med fokus på, hvordan HR og IT sammen kan styrke robustheden i danske kommuner.

Tilmelding:

Ønsker man at tilmelde sig, kan det gøres her:

HR og digitalisering: Et stærkt forandringsfællesskab i danske kommuner | Tilmelding

Tid og sted:

Konferencen “HR og digitalisering: Et stærkt forandringsfællesskab” finder sted mandag den 16. juni 2025 kl. 9.30 til 16.00. Fra kl. 8.30 åbnes der for indtjekning, og der bydes velkommen med en let morgenanretning.
Konferencen afholdes på Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding.

Pris og vilkår:

Konferencen koster 2.195, - ekskl. moms. Tilmelding er bindende, men du er velkommen til at sende en kollega, hvis du er forhindret.