02. februar 2023
Sådan lægger Haderslev Kommunes sin digitale transformation til rette
Vil du høre mere om Haderslev Kommunes digitale transformation? Så tilmeld dig Kommunernes Digitaliseringstræf her!
En transformation lægges til rette
Vækst og velfærd er nøgleordene i den digitale transformation, som Haderslev Kommune siden årsskiftet 2021/2022 er ved at forberede. Det er et forholdsvis nyt hold i kommunens topledelse, der tager fat på opgaven: I januar 2020 tiltrådte Peter Karm som ny kommunaldirektør, og direktørerne for henholdsvis arbejdsmarkedsområdet og for teknik og klima er også nyligt tiltrådt.
Haderslev Kommunes chef for IT og Digitalisering, Charlotte Bay Greisen, trådte ind i stillingen for cirka et år siden. Charlotte er helt naturligt en drivende kraft i at forberede transformationsarbejdet.
"Jeg tror, der er en erkendelse af, at der er it i alting, og at vi er nødt til at gøre noget andet. Der er en erkendelse af, at vi ikke bare kan fortsætte i samme model eller i samme organisering, for presset på det område går kun opad og fremad," siger Charlotte.
Charlotte peger på særligt én ting, som er vigtig for en vellykket transformation:
"Det, der er behov for, er et stærkt fælles afsæt. At vi starter det samme sted, og at vi allesammen får en erkendelse af, hvad der er vores primære udfordringer, og hvordan vi får os flyttet fra, hvor vi er nu, til der, hvor vi gerne vil hen," siger Charlotte. Hun understreger, at hendes afdeling, IT og Digitalisering, nok kan facilitere transformationens indledende skridt, men at det kun er hele organisationen - og organisationen som helhed - der kan få transformationen til at lykkes.
Trin for trin
Den forestående digitale transformation skal altså løfte kommunens modenhed et trin opad. Hvordan gør man så det? Charlotte så hurtigt behovet for ekstern rådgivning til at analysere forandringsbehovet og skitsere kløften mellem, hvor kommunen står nu, og hvor kommunen vil hen. Hun fik direktionens opbakning til at kontakte KL og Komponent til at hjælpe med dette vigtige indledende arbejde.
"KL og Komponent har netop med deres faglige baggrund kunnet spørge direkte ind i den hverdag, som er vores hverdag," siger Charlotte.
I vinter gennemførte KL og Komponent således en interviewrunde af kommunens chefer og ledere og faciliterede en afdækning af forandringsbehovet. Det skete gennem en GAP-analyse og en modenhedsvurdering.
Det fælles sprog åbner virkeligheden op
KL og Komponent var således med til at facilitere det stærke, fælles afsæt, som en digital transformation fordrer. Den brændende platform var at finde det fælles sprog, som kunne udtrykke, hvad Haderslev Kommune vil med digitaliseringen som motor for vækst og velfærd. At finde ind til de virkeligheder, som de forskellige forvaltninger rummer, og i åbenhed og dialog brede udfordringer og temaer ud, så prioriteringer bliver fælles prioriteringer i hele direktionen, når de forskellige kommende faser og indsatser i transformationen skal vejes op mod hinanden, og der skal vælges en vej frem mod målet.
"Vi skal grundlæggende blive enige om at prioritere de indsatser, vi vil gøre for at flytte os," siger Charlotte.
Hun er meget tilfreds med den måde, som KL og Komponents konsulenter formåede at skabe et fælles "vi" blandt cheferne og lederne, og hvor fleksibelt og målorienteret, konsulenterne fik processen til at rulle ved at skabe et "neutralt frirum", som Charlotte kalder det.
Specialister og andre fagfolk
It og digitalisering er gennem årene blevet en mere og mere kompleks disciplin, som kræver specialister med særlige kompetencer, hvad enten de så hentes ind udefra, eller hvor kommunens medarbejdere opkvalificeres efter opgavens art.
"It-projektledelse er ikke noget, som man bare kaster sig over. Det kræver rigtig meget, hvis man skal lykkes med at drive en digital transformation," siger Charlotte.
Det er visionen, at styregruppens beslutninger udføres af et nyt transformationsteam, optimalt set med dedikerede medarbejdere, som kun arbejder med transformationen. Så har resten af kommunen også en koordinerende enhed at henvende sig til om aktiviteterne i de forestående faser.
Vejen ind i it
Selv har Charlotte arbejdet med og ledet digitale projekter i hele sin godt 25 år lange karriere med it - fra at være med til at implementere den første elektroniske patientjournal tilbage i det daværende Sønderjyllands Amt til senere at arbejde mange år i Aabenraa Kommune, senest som it- og digitaliseringsleder. For et år tid siden kom hun til Haderslev Kommune, og hendes afdeling, IT og Digitalisering, blev flyttet fra Teknik og Miljø ind under kommunaldirektøren som en ny stabsfunktion.
Næste skridt
Der skal træffes en del beslutninger om de næste skridt, herunder hvordan arbejdet skal organiseres. Man forventer at udarbejde en samlet "master-plan" for transformationen, og så er forhåbningen også, at direktionen allokerer de nødvendige ressourcer til transformationsteamet. Et større kommunikationsarbejde venter forude.
"Hele kommunikationsdelen er jo rigtig vigtig. At man er tydelig helt ud i den yderste krog om, hvad transformation er, og hvad det betyder i alle hjørner af fagområderne," siger Charlotte.
10 gode råd : Sådan forbereder I bedst kommunens digitale transformation
Chef for IT og Digitalisering Charlotte Bay Greisen, Haderslev Kommune, deler her sine vigtigste erfaringer fra kommunens arbejde med at forberede den digitale transformation frem mod 2025.
- Kom godt fra start: En ekstern rådgiver som eksempelvis KL og Komponent kan holde det spejl op for organisationen, som organisationen kan se sig selv i - sammen. Rådgivning udefra giver analyser og argumenter særlig gennemslagskraft.
- Skab en fælles forståelsesramme: Involver topledelsen i organisationens beslutningsdygtige lag om transformationens formål og strategiske ophæng, og skab plads til meningsudveksling.
- Tænk nyt: Transformationer sker kun, hvis man vil og tør gå nye veje og kalder på nytænkning i forhold til kultur og vaner
- Tænk i helheder: Digital transformation kan ikke ske i siloer, og IT og Digitalisering kan og skal ikke løfte opgaven alene. Transformationen skal ske i alle dele og lag af organisationen.
- Lad topledelsen gå forrest: Kommunens direktion skal, også når det gælder den digitale transformation, have hånden på rattet og foden på Direktionen sætter retning og tempo, og det skaber klarhed og transparens om transformationens vision og nødvendighed. Så er der ingen slinger i bussen.
- Sæt et transformationsteam: Sæt de nødvendige kræfter af til opgaven med dedikerede medarbejdere. En transformation lykkes kun dårligt, hvis den skal udføres på deltid og med venstre hånd af medarbejdere, der har andre funktioner.
- Dedikér jer til opgaven: Læg en masterplan for jeres transformation. Dermed kan I samordne og skabe tyngde i jeres indsats. Alternativet er spredning og svækkelse af transformationens momentum.
- Kommunikér: Transformationsteamet skal sammen med direktion, chefer og ledere formidle topledelsens transformative budskaber i klart sprog til alle dele af organisationen, med hjælp af lokale kræfter, der kan "oversætte" budskaberne og give dem mening og relevans i den lokale virkelighed.
- Skab plads til lokalt engagement: Initiativ er ikke forbudt! Opmuntr til, at man lokalt arbejder videre med den digitale transformation i de spor og efter de mål og principper, som direktionen har udstukket.
- Tænk investeringerne ind i budgetprocesserne: Kommunalbestyrelsen skal kobles på de tiltag, der indgår i den digitale transformation via budgetprocessen, hvor de forskellige projekter tydeliggøres, inklusive investeringer.
Vil I vide mere om KL og Komplement?
Vicekontorchef Jan Struwe Poulsen, KL, og chefkonsulent Jesper Hosbond Jensen, Komponent, er de to konsulenter, der gennem et længere og nøje struktureret forløb har leveret analyser og sparring til cheflaget i Haderslev Kommune om deres digitale transformation. Er I interesseret i at høre mere, kan vicekontorchef Jan Struwe Poulsen kontaktes på jtp@kl.dk og telefon 33 70 32 34, og chefkonsulent Jesper Hosbond Jensen kan kontaktes på jeho@komponent.dk og telefon 21 35 03 49.
