15. juni 2021

Projektdirektør: Kend den vigtige komponent i it-projekter

Med afsæt i sit arbejde som projektdirektør i KOMBIT giver Peter Lykke Egelund her 5 gode råd om god it-projektledelse, som både nye og garvede it-projektledere kan få inspiration af, og han nævner særligt én faktor, som man aldrig bør undervurdere i it-projekter.

Kommunal it-projektledelse for nye og erfarne

Når projektdirektør i KOMBIT Peter Lykke Egelund fra efteråret 2021 bidrager som oplægsholder i Kommunernes it-projektedernetværk, vil han øse af mange års erfaring fra både offentlige og private virksomheder. Og der er én ting, som overskygger alt andet i Peters tilgang til it-projekter.

"Jeg har den grundholdning, at fokus skal ligge både på faglighed og på mennesker. Det menneskelige aspekt er den vigtige komponent i it-projekter. Nogle gange bliver jeg karakteriseret lidt som ham humanisten, og det er ikke helt forkert. Jeg tror simpelthen ikke, at man kan lykkes som it-projektleder, hvis ikke man har et kæmpe fokus på menneskene i og omkring hvert projekt," siger Peter.

Et it-projekt er en kombination af mange ting, som skal lykkes, ikke mindst teknologien, men at få sat det rigtige hold i projektet, at motivere, at bygge og vedligeholde formelle og uformelle relationer - alt det og meget mere skal der til, understreger Peter.

Lige nu her i sommeren 2021 har KOMBIT travlt med at implementere nogle af de store samfundskritiske it-systemer, som de har arbejdet på længe. Det er blandt andet systemet for syge-/dagpenge og kommunernes ydelsessystem til kontanthjælpsområdet, hvor KOMBIT er ved at være to tredjedele igennem.

Sådan kommer man i gang som ny projektleder

It-projektlederens rolle er afgørende for projektets succes, og alle projektledere skal begynde et sted. Hvordan kan man som ny kommunal it-projektleder tage de første rigtige skridt i sin faglighed og i det daglige arbejde? Peter er ikke i tvivl.

"Ræk ud! Spørg om råd og vejledning. Alle omkring dig, der har erfaring og viden at øse af, ved ikke noget bedre end af dele ud af det til nye projektledere," siger Peter.

Og så er det i det hele taget vigtigt, at man sørger for udvikle sig projektlederfagligt. Værktøjskassen med kompetencer fylder ikke sig selv op, man må øve sig - fuldstændig som hvis man vil lære at spille klaver, siger Peter. Der strømmer ikke musik ud af fingrene, bare fordi man sætter sig til rette ved klaveret og venter.

En tredje vigtig ting er, at man aldrig kan overvurdere, hvor megen tid man bør sætte af til at pleje relationerne med projektets aktører og interessenter.

"Jeg undervurderer stadig jævnligt, hvor megen opmærksomhed jeg skal give til mine relationer for at komme på forkant i projekterne. Mit råd er, at hvis man undervejs har ledig tid til overs, så ring til nogen. Det kan være til fagpersoner i de forskellige forvaltninger i ens egen eller i andre kommuner og så videre. Hvis du har tid til overs, er der altid en relation, som du ikke har brugt tid nok på," siger Peter.

Projekternes indre logik

Uanset om man er ny eller garvet projektleder, har alle projekter en indre logik, som gør projektarbejdet udfordrende og spændende. Peter peger særligt på to ting.

For det første er projekter præget af kompleksitet, og det kræver opmærksomhed. Hvert projekt har mange elementer, som interagerer med hinanden, og der er altid en omverden, som virker ind på projekterne.

"Der er ikke ret meget "derude", som viser sig at være mere simpelt, end man forventede - ofte er ting mere komplekse, end man regnede med. Derfor skal man sørge for at få "brudt tingene ned", så de er til at håndtere og arbejde med," siger Peter.

Der er mange ting, som kan overraske både projektleder og projektdeltagere undervejs. Derfor anbefaler Peter for det andet en stærk og tydelig risikoledelse. I praksis betyder det, at man allerførst i sit projekt opregner alle relevante risici i et risikoregister, og at man tager stilling til deres mulige følgevirkninger og til de tilsvarende forebyggende og afbødende foranstaltninger, man kan sætte i værk. Det risikoregister bør man jævnligt genbesøge undervejs i projektet.

"Hvad nu hvis to af ens chefarkitekter siger op eller noget andet? Den mulighed kan man jo forudse, og man kan så selvfølgelig håbe, at ikke alle risici bliver til virkelighed på samme tid. Men at tro, at ingen af risiciene vil komme i spil, er nok en smule naivt. Så det handler meget om at kunne gribe boldene, endnu inden der er nogen, der har kastet dem," siger Peter.

Med god risikoledelse spænder man et sikkerhedsnet ud under sit projekt. Så kan man mobilisere projektet og sin omverden i en fart, hvis en risiko indtræder - lige fra arbejds- og styregrupper til eventuelt ministerier og styrelser. Og så kan det jo også være, at man skulle tale med pressen på et tidspunkt. Den store interesse, som de politiske lag og dagspressen kan udvise, er noget, som i særligt høj grad kan præge offentlige it-projekter, hvor der er skattekroner på spil.

Og så er der lige en anden ting også: Ting tager tid.

"Ja, ting tager tid. Men dér må svaret være: Så lad os da ikke vente et år mere på at komme i gang," siger Peter.

Gode råd til den erfarne projektleder

Til den mere erfarne projektleder supplerer Peter med yderligere to-tre gode råd, som handler om indstilling og attitude.

"Det vigtigste er, at du selv tror på projektet. Hold fast og kæmp for projektet, giv omgivelserne kamp til stregen - uden at skræmme folk væk. Giv ikke op ved den mindste modstand eller afvigelse," siger Peter.

Peter dvæler en smule ved denne anbefaling. For hvis en projektleder virkelig ikke tror på sit projekt, mener Peter, at projektlederen bør gives muligheden for at forlade projektet og få lov at lave noget andet. Men det med at sige, at "jeg tror på projektet, så længe det kører efter planen", giver Peter ikke meget for.

"Hør nu her: Der er jo ingen projekter, der kører helt efter planen, så det holder ikke. Det er hårdt arbejde at være projektleder, og det kræver udholdenhed," siger Peter.

Engagement skal der til, og det gælder også ens projektdeltagere. Man skal tro på sine projektdeltagere og skabe fælles vilje og retning, så også de deler ens engagement for projektet og dets formål.

Hvorfor it-projektledelse?

Motivationen for at interessere sig for it-projektledelse ligger lige for, mener Peter.

"Man skal interessere sig for det, fordi det er vigtigt. Simpelthen. Fordi det er vigtigt for ens organisation, for kommunens borgere, for samfundet - afhængigt af hvor højt man ønsker at svinge sig op. Man skal ikke lede projekter, bare fordi man bliver betalt for det. Man skal gøre det, fordi man vil gøre en forskel," siger Peter. 

Peter Lykke Egelunds 5 gode råd om it-projektledelse

  1. Tro på projektet: Du er ikke projektleder, fordi du får penge for det, men fordi du kan og vil. Med engagement og vedholdenhed kan du føre projektet i mål, også når det møder forhindringer undervejs.
  2. Tro på dine projektdeltagere: Sæt dit projekthold, så der er god faglighed og højt engagement i hele projektets rollebesætning. Der er mennesker bag enhver kompetence.
  3. Ræk ud: Uanset om du ny eller erfaren projektleder, styrker du din projektledelse og din egen kompetenceopbygning ved at række ud efter råd og vejledning undervejs. Dygtige og erfarne fagfæller vil hellere end gerne hjælpe dig.
  4. Styrk dine relationer: Gode relationer kan man ikke have for mange af: til fagfæller, kolleger, samarbejdspartnere, leverandører og myndigheder. Husk, at relationer altid går begge veje, så hjælp selv andre, hvor du kan.
  5. Håndter kompleksitet og risiko: Alt vedrørende projektets indre logik, deltagere, interessenter og projektets omverden er kilder til risiko. Sørg for at etablere en god risikoledelse fra projektets begyndelse, så du har et beredskab klar, når en risiko måtte blive aktuel undervejs.

Læs mere og tilmeld dig

Bliv en del af Kommunernes it-projektledernetværk, og mød Peter Lykke Egelund og mange andre facilitatorer. Netværket drives af KL’s Center for Digitalisering og Teknologi i samarbejde med professor Jan Pries-Heje fra Roskilde Universitet.

Der gennemføres netværk i både øst og vest. Tre netværksmøder i henholdsvis København og i Kolding henover vinteren 2021 - '22, derudover en fælles netværkskonference i København den 3. marts 2022 samt to fælles webinarer.

Netværket er stedet, hvor du kan mødes med it-projektledere fra andre kommuner og få sparring og inspiration til dit eget arbejde som it-projektleder.

Læs mere om Kommunernes It-projektledernetværk og tilmeld dig her

Arrangement

Møder og netværk Kommunernes it-projektledernetværk 2021

Kommunernes it-projektledernetværk har til formål at skabe et forum, som understøtter drøftelser af metoder og udvikling inden for it-projektledelse på et fortroligt og fagligt niveau.

Hvis vil vide mere om it-projektledernetværket, er du velkommen til at kontakte vicekontorchef Jan Struwe Poulsen, jtp@kl.dk - 2140 4082 eller it-arkitekt Zahra Al-Asfoor, zaha@kl.dk - 2328 8044.