14. juni 2021

Et nyt projekt understøtter kommunernes brug af MeMo i Næste generation Digital Post

Kommunerne skal i november 2021 overgå til Næste generation Digital Post (NgDP). KL har i den forbindelse igangsat et projekt, der skal understøtte kommunernes brug af den nye funktion vedr. opmærkning i NgDP. Læs med her, hvor bl.a. Vesthimmerland Kommune giver deres tilbagemelding på arbejdet såvel som det store potentiale ved omlægningen til MeMo i forbindelse med NgDP.

Overgangen til Næste generation Digital Post (NgDP) er en større teknisk øvelse i sig selv, men NgDP indeholder også muligheder for både at effektivisere håndtering af Digital Post og give en bedre oplevelse for borgere. Mulighederne knytter sig til det såkaldte MeMo-format (Meddelelses Model), der er en del af NgDP.

Det giver myndighederne bedre muligheder for at opmærke posten – altså, at ”strukturere” informationerne, fx opmærkning med KLE-numre, registreringsnumre, organisatorisk indplacering eller anden data, som unikt kan indikere, hvad posten handler om, hvor den skal hen og hvad der skal ske. Det nye format muliggør større grader af automatisering i håndteringen af posten.

Samarbejde på tværs af aktører bidrager med vigtig viden til projektet

Projektet er ved at udarbejde en analyse for kommunerne på alle velfærdsområder for at kunne belyse, hvor potentialet er størst for opmærkning. Desuden bliver der set på, hvilke tværgående udfordringer der er i forhold til Digital Post, og hvilke forbedringsmuligheder der er. Endelig giver analysen også input til fælles offentlige standarder på området, og mulighed for at de enkelte kommuner kan udarbejde egne lokale analyser.

Projektet har inviteret en række medarbejdere og specialister fra mere end 20 kommuner – både de helt store og mellemstore kommuner har været repræsenteret – til workshop på deres eget velfærdsområde. Der er i løbet af juni måned afholdt i alt 6 workshops med 52 deltagere fra velfærdsområderne: Arbejdsmarked og Erhverv, Børn og Unge, Social og Sundhed, Miljø, Teknik og Forsyning, Demokrati og Involvering samt Administration og Organisering. Workshops har været afholdt virtuelt, hvor deltagerne har sat post- it lapper på en fælles virtuel tavle, og gået i dialog med andre deltagere om udfordringer, fælles anvendelse af systemer mv.

Line Svarrer, projektleder på NgDP i Vesthimmerland Kommune, har deltaget på alle workshops, og tager en masse viden med hjem til sin organisation:

”Generelt synes jeg, at det er rigtig spændende at være med! Som deltager har jeg fået en utrolig dyb indsigt i alle de forskellige aktører, vi som myndighed både sender digital post til og modtager digital post fra. De enkelte workshops har også givet en virkelig god indsigt i, hvilke brevtyper, vi sender til henholdsvis borgere, virksomheder og myndigheder samt hvilken handling, der kræves af modtageren, på baggrund af den post, vi som myndighed sender ud.”

Det er dejligt at opleve, hvordan vi støtter og bakker hinanden op i arbejdet, og hvordan alle kan se store fordele ved omlægningen til MeMo i forbindelse med NgDP
Line Svarer, Vesthimmerlands Kommune

Line Svarer ser positivt på arbejdet, og glæder sig over de fordele, som omlægning til MeMo, giver i kommunerne: ”På trods af det virtuelle format og det, at det kan virke som en lang dag, hvor der dykkes ned i ét specifikt område, har der været et super engagement blandt de deltagende. Det smitter af og har åbnet op for, at vi undervejs i den enkelte workshop har hjulpet og suppleret hinanden på tværs at kommunerne. Det er dejligt at opleve, hvordan vi støtter og bakker hinanden op i arbejdet, og hvordan alle kan se store fordele ved omlægningen til MeMo i forbindelse med NgDP”.

Disse workshops har afdækket aktører, brevtyper, og prioriteret de enkelte brevtyper i forhold til MeMo-potentiale. Dette betyder, at brevtypen sendes mange gange, og det vurderes at opmærkning kan gøre det nemmere for borgeren at agere på et brev. Dette kan f.eks. være at lægge en mødeinvitation i egen kalender, og dette kan også spare tid for sagsbehandleren, fordi borgeren husker sin aftale og møder op til mødet.

Et højt MeMo-potentiale kan også omhandle forsendelse og modtagelse, således at breve kan opmærkes langt bedre i NgDP, og sikre at breve sendes direkte til den rette afdeling/sagsbehandler eller lander direkte i det rette fagsystem.

Hvad kommer der ud af projektets arbejde?

I løbet af sommeren bliver der arbejdet på at samle data fra alle workshops og det munder ud i anbefalinger til kommunale standarder og til fælles offentlige standarder. Analyseresultaterne peger også ind i en dialog med leverandører i forhold til ændringer i de nuværende IT-løsninger ved overgangen til NgDP.

For at de nye muligheder med MeMo kan tages i brug, kræver det at leverandørerne har omstillet løsningerne til det nye postformat. Her har de naturligvis brug for de kommunale ønsker til, hvordan det skal gøres for at opnå det bedst mulige løsninger.

Anders Lillienfryd Holte, projektleder på KL’s MeMo analyse, ser store potentialer i det videre arbejde ved at inddrage den viden, projektet har tilvejebragt:

Når resultaterne er analyseret, vil det danne grundlag for det videre arbejde med fælles offentlige standarder
Anders Lillienfryd Holte, KL

Det, at vi har kunnet samle så mange deltager fra flere forskellige kommuner, har givet os en unik indsigt i udfordringer, som kommunerne oplever indenfor de enkelte velfærdsområder. Denne indsigt vil blive anvendt i vores videre arbejde med NgDP og vores dialog med leverandørerne. Når resultaterne er analyseret, vil det danne grundlag for det videre arbejde med fælles offentlige standarder”

Analyseresultaterne kan også bruges af de enkelte kommuner til at pejle sig ind på, hvilke områder der vil være særligt stort potentiale indenfor. Dette er et godt udgangspunkt for at kunne dykke ned i de lokale forhold og sikre, at man i egen kommune har kendskab til MeMo-potentialet ved overgangen til NgDP. ”Det grundige arbejde i de enkelte workshops har medført, at jeg som projektleder for NgDP er gået fra de enkelte workshops med en masse ny viden, som jeg har kunnet tage med mig og videregive i min organisation”, siger Line Svarrer.

For at kommunerne kan arbejde videre på dette og selv afholde workshops, bliver der udviklet en ”værktøjskasse” fyldt med templates, drejebøger og andet materiale lige til at anvende i egen kommune. Når kommunerne selv afholder workshops, kan man på baggrund af analyserne beregne MeMo-potentialet for den enkelte brevtype, og dernæst arbejde videre med opmærkning af de enkelte brevtyper.

På den måde bidrager KL’s MeMo analyse både som en overordnet analyse med en række tværkommunale anbefalinger, og peger direkte ned i den kommunale hverdag. Værktøjskassen muliggør egne lokale analyser, som ruster kommunerne til at arbejde videre med Næste generation Digital Post.