14. januar 2021

Projekt skal hjælpe kommunerne med at få det maksimale ud af opmærkning af digital post.

Kommunerne skal i august 2021 overgå til Næste generation Digital post (NgDP). KL igangsætter nu et projekt, der skal understøtte kommunernes brug af nye funktioner vedr. opmærkning af post i NgDP. Projektet gennemføres i tæt samarbejde med KOMBITs arbejde med at sikre leverandørstyring og god ibrugtagelse af de nye snitflader på den Fælleskommunale infrastruktur.

Overgangen til NgDP er en større teknisk øvelse i sig selv, men NgDP indeholder også muligheder for både at effektivisere håndtering af Digital Post og give bedre oplevelser for borgere. Mulighederne knytter sig til det såkaldte MeMo-format, der er en del af NgDP. Det giver myndighederne bedre muligheder for at opmærke posten – altså, at ”strukturere” informationerne, fx opmærkning med KLE-numre, registreringsnumre, organisatorisk indplacering eller anden data, som unikt kan indikere, hvad posten dler om, hvor den skal hen og hvad der skal ske. Det nye format muliggør større grader af automatisering i håndteringen af posten.

Memo kan altså forbedre kvaliteten i den direkte kommunikation med borgerne – f.eks. kan formatet gøre det lettere for borgerne at betale en bøde, svare, opdatere egen kalender med aftaler og frister eller underskrive et dokument.  Det kræver imidlertid, at kommunerne udnytter Memo-formatet i implementeringen af NgDP og at der evt. laves aftaler herom på tværs af sektorerne i myndighed-til-myndigheds-forsendelser.

KL ønsker med dette projekt at understøtte kommunerne i at udnytte mulighederne i Memo-formatet. Projektet skal konkret anbefale, hvor og hvordan kommunerne i fællesskab bør udnytte de nye muligheder. Det vil ske ved at beskrive og vurdere behov for metadataopmærkning af forskellige forsendelsestyper opdelt på forskellige segmenter af hhv. borgere, virksomheder og myndigheder og inden for forskellige fagområder.

Parallelt med KL’s projekt etablerer KOMBIT nye fælles snitflader til NgDP på den fælleskommunale infrastruktur, der giver kommunerne væsentlige forenklinger ift. implementering af NgDP. KOMBIT varetager også leverandørdialog på tværs af kommunernes leverandører, og hjælper med onboarding af de mange løsninger, der skal bruge de nye snitflader. KL og KOMBIT skal arbejde aktivt sammen om at understøtte udnyttelsen af NgDP, hvor KL står for standardiseringsarbejde og aftaler med staten mv.

Der er stor efterspørgsel i kommunerne efter denne støtte fra KL og KOMBIT. Initiativerne fra KL og KOMBIT er vendt med kommunernes it-chefer og eksperter på området og IT-arkitekturrådet. Opbakningen er stor idet KOMBITs og KLs projekter er afgørende for kommunernes muligheder for at udnytte NgDP mulighederne og sikre gevinster. Projektet kører derfor de næste 2 år og vil have følgende bestanddele:

  • Analyse af forsendelsestyper på tværs af velfærdsområder mhp prioriteret indsats (hvilke forsendelsestyper har størst fordel af at udnytte det nye Memo-format?)
  • Udvikling af forretningsbehov (hvordan kan Memo-formatet bedst muligt understøtte kommune-til/fra-borger-kommunikation samt kommune-til/fral-myndighed-kommunikation?)
  • Stimulering af markedet (Udstilling af Best Practice, fx på konferencer, m.m.)
  • Standardisering og aftaleindgåelse om opmærkning i myndighed-til-myndighedskommunikation (fx ved aftaler om opmærkning af post, der går på tværs af statslige, regionale og kommunale myndigheder)

Hvis du har input til projektet, eller kan se en fordel i, at jeres kommune deltager i dette projekt, så skriv meget gerne til projektleder alh@kl.dk

Du kan også læse meget mere om Kombits arbejde med at udvikle snitflader til Digital Post via Serviceplatformen her samt om Kombits understøttelse af leverandørstyringen her: På vej mod Næste generation Digital Post | KOMBIT

Digitaliseringsstyrelsen har skrevet en case om Vejen Kommune og hvordan de har valgt at gribe implementering af Næste generation Digital Post an. Vejen kommer med flere gode råd til andre kommuner og organisationer, der er i gang med at implementere NgDP. Læs casen her: Implementering af Næste generation Digital Post er atypisk sammenlignet med andre it-projekter