20. april 2021

Kommuner giver et konkret eksempel på, hvordan Næste generation Digital Post kan give værdi

Kommunerne skal i november 2021 overgå til Næste generation Digital Post (NgDP). KL igangsætter nu et projekt, der skal understøtte kommunernes brug af nye funktioner vedr. opmærkning af post i NgDP. Allerede nu er en del kommuner i gang med at gøre sig tanker om potentialerne i den nye løsning. Se her et konkret eksempel på hvordan digital post fremadrettet bliver endnu bedre.

Fra døde pdf’er til opmærket post

Når kommunerne efter kommunalvalget i november overgår til den nye løsning for Digital Post medfølger en ny meddelelsesmodel kaldet MeMo

MeMo giver myndighederne bedre muligheder for at opmærke posten – altså, at ”strukturere” informationerne, f.eks. opmærkning med KLE-numre, registreringsnumre, organisatorisk indplacering eller anden data, som unikt kan indikere, hvad posten handler om, hvor den skal hen og hvad der skal ske med den. Det nye format muliggør større grader af automatisering i håndteringen af posten.

Memo kan altså forbedre kvaliteten i den direkte kommunikation med borgerne – f.eks. ved at gøre det lettere for borgerne at betale en bøde, opdatere egen kalender med aftaler og frister, besvare post eller underskrive et dokument. Det kræver imidlertid, at kommunerne udnytter Memo-formatet i implementeringen af NgDP.

Hvordan kan det give værdi for kommunens opgaveløsning såvel som borgernes oplevelse?

Odense har sammen med Esbjerg, Aalborg, Randers, Aarhus og Københavns Kommune allerede gjort sig tanker om de muligheder, der ligger i brugen af MeMo, og du kan se et konkret eksempel i dette skema.

Skemaet opgør på en enkel og struktureret måde en række prioriterede brevtyper, som kommunen sender til borgeren – i dette tilfælde relateret til kommunens kirkegårdssystem. I relation til brevtyperne er der listet de forretningsbehov, som kommunerne har til deres leverandør af kirkegårdssystemet: Notifikationstekst til SMS/mail, Oplysning om frist, Borgerens handleknap i selve den digitale post, de modtager, hvor evt. svar fra borgeren skal modtages retur, samt hvilke Indholdsdata brevet skal opmærkes med, så det understøtter automatisk distribution og journalisering af kommunens indgående post.

Altså et simpelt og meget konkret eksempel på en beskrivelse af forretningsbehov, der er med til at effektivisere kommunikation og sagsbehandling og vigtigst af alt, give borgeren en strømlinet digital brugeroplevelse.

Skemaet kan måske inspirere til egen anvendelse eller måske til en struktureret tilgang til vurdering af brevtyper og ønsket opmærkning og funktionalitet.

Understøttelse af kommunernes evne til at udnytte mulighederne i det nye Memo-format

KL har i et nyt projekt sammen med Netcompany iværksat en række analyser, som skal lave lignende beskrivelser af forretningsbehov på de forskellige kommunale velfærdsområder. Der er godt 20 kommuner, som allerede har meldt deres interesse for at deltage.

Kontakt KL ved Anders Lillienfryd Holte (alh@kl.dk), hvis du har interesse i projektet, har spørgsmål eller ønsker at dele andre gode eksempler på arbejdet med at få mest muligt ud af de nye muligheder i den nye Digital Post-løsning.