13. april 2021

Brug kontrakten som bro når kommunen foretager indkøb af it

Kontrakten er et vigtigt aspekt ved it-anskaffelser og kan danne bro mellem krav og drift. Få her 3 gode råd om it-kontrakter af advokat Flemming Heilberg, der har offentlig digitalisering som speciale.

Brug kontrakten i it-anskaffelser

Kontrakten er naturligvis vigtig, når kommunerne indgår aftaler med leverandører om anskaffelse af it. Men egentlig er det ikke juridisk kompleksitet, som vanskeliggør kontrakterne, siger advokat Flemming Heilberg. Flemming har egen advokatpraksis med speciale i det offentliges digitalisering og har desuden baggrund som rådgiver i KL og KOMBIT.

"Faktisk er der mange gode standarder for kontrakter, både i kommunerne og som standardkontrakter hos leverandørerne, og staten har sine K-kontrakter og så videre. Og der er dygtige folk både i kommuner, hos leverandører og hos advokathuse til at hjælpe. Det, der imidlertid er svært, er at træffe de kloge beslutninger om, hvad du og din kommune har brug for, og at få bygget dette ind i kontrakten, så kontrakten passer til jer," siger Flemming.

3 gode råd om anskaffelsesprocesser

Flemming fremhæver særligt tre ting som vigtige, når kommunen skal have succes med it-indkøb: Følg en god projektmodel, kend jer selv og kend markedet, og hav en god relation til leverandøren.

  1. Følg en god projektmodel
    En god kontrakt kan med fordel forankres i en god projektmodel for it-indkøb. Så husker I at komme rundt om alle de væsentlige spørgsmål, som bør dækkes af juridisk i forbindelse med kontrakten for indkøbet. Her kunne KL/KOMBITs anskaffelsesmodel eksempelvis være velegnet. Den deler kompleksiteten omkring it-anskaffelser op i seks håndterbare trin, og det skaber struktur og overblik i jeres arbejde med hver ny anskaffelse.

    "Eksperter peger på, at der helt overordnet er to grunde til at foretage it-anskaffelser: At understøtte sikker drift eller at udvikle og lægge forretningsmodeller om. For kommuner er det næsten altid driften, det handler om, og det skal man huske, når man bruger KL/KOMBITs anskaffelsesmodel," siger Flemming.
    Hent anskaffelses
    modellen her: (https://videncenter.kl.dk/viden-og-vaerktoejer/innovation/it-anskaffelse/den-gode-it-anskaffelse/ )
  2. Kend jer selv, og kend markedet
    Det, som skal styre jer godt gennem it-anskaffelser, er først og fremmest, at I bliver klar på, hvilke krav og ønsker til digitalisering, I vil bruge som ophæng for den nye anskaffelse.
    "Invest
    ér tid i at lære jer selv at kende: Er jeres beslutningsgrundlag for hver ny it-anskaffelse godt nok? Brug gerne KL/KOMBIT-modellens faser til at skabe afklaring, og vær ikke bange for at træde et skridt tilbage, hvis det er dét, der skal til," siger Flemming Heilberg.
    Flemming understreger, at jo bedre man som kommune kender det marked, som man skal ud at foretage it-indkøb på
    , desto stærkere står man i sine forhandlinger og i forhold til at købe det rigtige produkt.
  3. Byg gode relationer til leverandøren
    Sidst, men ikke mindst, gælder det om at komme i en tillidsfuld og professionel relation til den leverandør, man ønsker at gøre indkøb hos.
    "Det kan ofte betale sig at have "det lange lys på", når der forhandles med en leverandør. Det er langt fra altid, det er rigtigst at presse på udelukkende på pris eller mængde, men at sikre en god løsning hele vejen rundt, også på den lange bane, når løsningen går i drift," siger Flemming.

Tilmeld jer KL's masterclass i anskaffelse i it

Tag med på masterclass i anskaffelse af it, og få del i endnu mere af Flemming Heilbergs viden om juraen ved it-anskaffelser. Masterclass foregår over to moduler á to dage i henholdsvis oktober og november 2021 i KL-huset i København, og prisen er 13.900 kr. ekskl. moms. Tilmelding er åben nu.

Hvis du arbejder med it-anskaffelser i din kommune som eksempelvis Contract Manager eller indkøber, vil denne masterclass være relevant for dig.

Læs mere og tilmeld dig her:

Arrangement

Masterclass om anskaffelse af it

Stå stærkere, når i forhandler om ny it til kommunen

Spørgsmål og kontakt

Har du praktiske spørgsmål om for eksempel tilmelding eller betaling angående master-class om anskaffelse af it, er du velkommen til at kontakte chefsekretær Anja Lønbo på alb@kl.dk  KL’s Center for Digitalisering og Teknologi.

Derudover står vicekontorchef Jan Struwe Poulsen også klar til at besvare din henvendelse på jtp@kl.dk.