06. april 2021

6 gode råd til contract management

Søren Gormsen er en erfaren Contract Manager i Favrskov Kommune. Her deler han ud af nogle gode råd til arbejdet.

Hvordan bliver man god til contract management?

Søren Gormsen har siden 2005 været Contract Manager i Favrskov Kommune. Han har derfor god erfaring med hvad der er vigtigt i forhold til, hvordan man kommer godt i gang eller kommer sikkert videre som kommunal Contract Manager.

"Det handler i bund og grund om dig som person for at udfylde rollen. Når det så er sagt, er der naturligvis mange ting, du kan gøre for at styrke din tilgang til rollen som Contract Manager," siger Søren Gormsen.

Søren Gormsens 6 gode råd

Overordnet vil Søren særligt fremhæve følgende dimensioner, som vil bidrage til ens succes som Contract Manager:

1. Tag rollen

En rolle kan defineres som forventninger til adfærd, og organisationen i din kommune har en række udtalte og underforståede forventninger til dig.

"Tag proaktivt fat med at arbejde med din rolle - og "fyld skoene ud". Du skal jo bevise over for forvaltningerne, at du kan og vil, og at du skaber værdi for dem, for at de gider bruge dig," siger Søren.

2. Skab overblik - hold overblik

Begynd dit arbejde med at få hold på alle kommunens it-kontrakter, så du kan få overblik og struktur på din opgave.

"Kontrakterne kan ligge i ringbind på hylder rundt om i afdelingerne, i ESDH-systemer, på drev eller i deciderede kontraktstyringssystemer som KITOS. I vores kommune har vi 400-500 kontrakter i KITOS, som hver fylder fra under et A4-ark til op mod 100 sider," siger Søren.

3. Hav faglig ballast – og skab dig et netværk

It-kendskab og interesse for digitalisering er ikke dårlige egenskaber at have i jobbet som Contract Manager.

"Men selv den dygtigste Contract Manager kan ikke vide alt, så vær nysgerrig, og vid, hvem du kan ringe op og spørge, når du kommer i tvivl," siger Søren.

4. Skab gode relationer

Der er en god grund til, at man taler om Customer Relations Management (CRM) i mange virksomheder. Relationer er utroligt vigtige, og både hos dine "kunder" internt i din organisation og eksternt hos kommunens it-leverandører er gode relationer afgørende.

"Det hjælper dig i alle faser af kontrakternes livscyklus, og det er rigtig vigtigt, hvis der skal håndteres problemer undervejs, så modparten ved, hvorfor du reagerer, som du gør," siger Søren.

5. Sig tingene som de er og sørg for dokumentation

Klarhed og tydelighed er godt for dig og for dine samarbejdspartnere. 

”Du er nødt til at sige tingene, som de er. Hverken du eller leverandøren kan agere på problemer, du enten ikke er vidende om, eller ikke er blevet forklaret til bunds. Og så er dokumentation af aftaler vigtigt. Der må skriftlighed på det hele. Ingen kan huske mundtlige aftaler,” siger Søren.

6. Tænk i win-win

I dit samarbejde med leverandørerne kan du med fordel tage afsæt i jeres fælles interesse for en god kontrakt - selvom I sidder på hver jeres side af forhandlingsbordet.

"Det handler om at se sine forretningspartnere i øjnene og være ærlig om dine, deres og jeres fælles forretningsmæssige behov. Hvis du kører prisen for langt ned, så leverandøren ikke får noget ud af det, er der stor risiko for, at du på et tidspunkt får bøvl ud af det," siger Søren.

Tilmeld jer KL's masterclass i anskaffelse i it

Mød Søren Gormsen og en række andre undervisere på denne masterclass, og løft jeres faglighed om anskaffelse af it. Det styrker kommunens digitalisering: Tilmelding er åben nu.

Masterclass i anskaffelse af it foregår over to moduler á to dage i henholdsvis oktober og november 2021 i KL-huset i København, og prisen 13.900 kr. ekskl. moms.

Hvis du arbejder med it-anskaffelser i din kommune som eksempelvis Contract Manager eller indkøber, vil denne masterclass være relevant for dig.

Læs mere og tilmeld dig her: https://www.kl.dk/okonomi-og-administration/digitalisering-og-teknologi/kurser-netvaerk-temadage-og-konferencer/kurser-og-uddannelse/masterclass-om-anskaffelser-af-it/

Spørgsmål og kontakt

Har du praktiske spørgsmål om for eksempel tilmelding eller betaling angående denne masterclass, er du velkommen til at kontakte chefsekretær Anja Lønbo på alb@kl.dk KL’s Center for Digitalisering og Teknologi.

Derudover står vicekontorchef Jan Struwe Poulsen også klar til at besvare din henvendelse på jtp@kl.dk .