18. september 2020

Hvad er KL Emnesystematik?

KL Emnesystematik, i daglig tale KLE, er en administrativ taksonomi, der ordner kommunens mange forskellige opgaver i en hierarkisk struktur med tre niveauer.

Ordningsprincippet er kommunens opgaver, som de er fastlagt i sektorlovgivningen, samt de opgaver der følger af tværgående lovgivning.

Formålet er at kunne journalisere oplysninger og sagsdokumentation ud fra en fælles systematik, der sikrer at ikke blot sagsbehandleren selv kan hente dokumentationen frem igen, men også kollegaen, den fremtidige sagsbehandler, eller borgeren, der får brug for indsigt i oplysninger hos myndigheden om sig selv.

Ud over at registrere med et KLE-emne, hvad sagen handler om for kommunen, påføres sagen en såkaldt handlingsfacet, der udtrykker den indsats/funktion kommunen har ift. opgaven. Med handlingsfacetterne kan en sag om byggetilladelse behandles som en dispensation eller almindelig tilladelse.

KLE-redaktionen

KL har i efterhånden mange år vedligeholdt KLE taksonomien med en tilknyttet redaktion, der løbende følger med i lovgivningen og indarbejder nye og ændrede opgaver, eller udfaser emner, hvis opgaven flyttes til en anden myndighed.

Et værdifuldt element i vedligeholdet består også af brugerdialog.

Det kunne være et brugerspørgsmål om, hvilket journalnummer der skal på en sag om forsøg med selvkørende busser, eller en sag om indhentning af oplysninger til regionens forældreegnethedsvurdering ifm. kunstig befrugtning og derfor kontakter KLE redaktionen. Det giver KLE redaktionen nyttige input til vedligeholdet.

Enkeltsagsprincippet

Helt tilbage til den allerførste udgave af KLE, var det et grundlæggende princip, at sager skulle oprettes ud fra et enkeltsagsprincip.

Det har vist sig at være et ret så imponerende langtidsholdbart princip for afgrænsning af sager, også i lyset af, at det giver mere mening nu, end nogensinde før.

Det er ikke det samme som at det altid er blevet efterlevet i administrationen, eller sagsunderstøttet i it-systemerne. Men enkeltsagsprincippet har været fastholdt som princip og en anbefaling fra starten af.

Enkeltsager defineres som oplysninger der ligger til grund for én afgørelse eller beslutning. Og især i en digitaliseret verden, har enkeltsagsprincippet vist sin værdi, fordi der kan foretages en ret præcis afgrænsning til mange forskellige administrative formål.

En enkeltsag er afgrænset til de oplysninger, der ligger til grund for afgørelsen, selve afgørelsen og den efterfølgende løbende ydelse, hvor der er tale om en sådan.

Når sagen afsluttes, kan man sagsmæssigt fra dette tidspunkt, med en regel fastlægge, hvornår sagen ikke længere skal opbevares i administrativ brug. Hvornår den skal slettes, hvis sagen er omfattet af GDPR, og hvis den er arkivmæssigt bevaringsværdig, hvornår den senest ift. sletningstidspunkt, skal være afleveret til et offentligt arkiv - stadsarkiv eller Rigsarkivet.

Kobling til andre systematikker/ordener og regler

Fra oprindelig primært at være et redskab til journalisering af sager, er der ud over dette formål, sket en udvidelse af brugen, over de seneste år.

Nogle af de første udvidede anvendelser, var præjournalisering med kobling til KL-blanketterne og automatisk fordeling af indkommen post i kommunen.

KLE bliver også koblet til den kommunale organisation, til bl.a. filtrering af, hvilke sagsområder og sager, der skal være tilgængelige for sagsbehandleren i et it-system.

KLE bliver anvendt i sammenhæng med borgerblikket til at filtrere de sager, og ydelsessager der skal vises for borgeren på borgerblikket.

God kvalitet i journaliseringen?

Der er ingen tvivl om at journaliseringspligten efter offentlighedsloven samt de udvidede anvendelser stiller høje krav til kvaliteten i registreringen. Lige så længe KLE har været i brug, lige så længe har korrekt brug været et issue. Og korrekt brug ER svært, fordi det også handler om, hvilken terminologi og vokabularium vi hver især bruger til at beskrive hvad en sag handler om.

I takt med at anvendelsen bliver bredere, og ’forkert’ brug får nogle utilsigtede effekter, opstår der behov for at flere kender til systematikken, eller bliver guidet i brugen. Ikke alle skal være eksperter, og der ligger også et element af tilrettelæggelse, rollefordeling og god systemunderstøttelse heri.

Kurser i god journaliseringspraksis

KL tilbyder kurser i brugen af KLE, og sagsdannelse til brugere. Kurserne afholdes i den enkelte kommune og henvender sig til medarbejdere, som arbejder med journalisering og ESDH, fx almindelige systembrugere, superbrugere og ESDH-ansvarlige.

Læs mere om kurserne: www.kl.dk/kle-kurser

Læs om KL’s journaliseringsnetværk her