29. september 2020

Fortsat opbevaringspligt for sager på Udbetaling Danmarks sagsområder

Udbetaling Danmark er påbegyndt at sende såkaldte slettelister til kommunerne på de sagsområder, hvor kommuner har en opbevaringspligt efter opgavesplittet. I artiklen gennemgås nogle af de praktiske spørgsmål, der kan være i håndteringen.

Hurtige pointer

  • I artiklen gør KL opmærksom på kommuners fortsatte opbevaringspligt på sager før 2012, 2013 og 2015 på Udbetaling Danmarks sagsområde i forventeligt i mange år frem.
  • Udbetaling Danmark er fra 2020 påbegyndt at sende lister over sager, der kan kasseres i kommunen, hvor der således ikke længere er opbevaringspligt.
  • Opbevaringspligten betyder i første omgang, at der lægges der op til at videreføre sagerne i administrativ brug, og slette sagerne efterhånden som Udbetaling Danmark sender lister ud.
  • KL har samlet en række spørgsmål om opbevaringspligten i en FAQ der løbende kan opdateres efterhånden som problemstillinger dukker op og mulige løsninger viser sig.

Uddybning

I forbindelse med overførslen af opgaver til Udbetaling Danmark i 2012, 2013 og 2015 forblev ansvaret for opbevaring af visse arkivalier i kommunerne i sager, hvor der fortsat sker udbetaling.

En detaljeret oversigt over hvilke opgaver Udbetaling Danmark har overtaget fra kommunerne og hvornår de overgik, findes her: https://www.atp.dk/vores-opgaver/administration-af-velfaerdsydelser/udbetaling-danmark

Kommunerne har fortsat opbevaringspligt og skal varetage arkivmæssige hensyn, så længe der sker udbetaling hos Udbetaling Danmark. På nogle sagsområder må det forventes, at denne dokumentation skal være tilgængelig mange år ud i fremtiden og kunne fremfindes efter anmodning fra Udbetaling Danmark.

Opbevaringspligten og de arkivmæssige hensyn fremgår af LBK om Udbetaling Danmark, kapitel 13, § 10, og er fastsat i lov 2015-04-29 nr. 523 om ændring af lov om Udbetaling Danmark og forskellige andre love, § 10.

KL har udarbejdet en oversigt over oversigt over KLE-emner med fortsat opbevaringspligt. (listen revideres efter behov).

Slettelister fra Udbetaling Danmark

Udbetaling Danmark vil fra 2020 begynde at sende slettelister over afsluttede sager til kommunerne. Det er lister med sager, der ikke længere er opbevaringspligtige i kommunen og derfor kan kasseres/slettes. Listen bliver sendt via Digital Post til kommunens hovedpostkasse i excelformat og vil indeholde visse sagsmetadata til identifikation af sagerne.

Listerne indeholder KLE-emne, KLE-handlingsfacet, cpr-nr primær part, cpr-nr sekundær part. Det oprindelige unikke KMD Sag sagsid findes ikke i Udbetaling Danmark nye sagssystemer, og kan således ikke bruges til identifikation.

I nogle tilfælde vil der optræde flere sager med samme cpr-nummer og KLE-emne og facet, hvorved det ikke kan fastlægges hvilken af sagerne, der må slettes. Det betyder at sagen ikke umiddelbart kan slettes, da der vil være risiko for at slette den forkerte sag.

Sager med fortsat opbevaringspligt findes ikke udelukkende i KMD Sag. For kommuner der kun har benyttet KMD SAG uden EDH delen, vil dokumenterne findes i 3. partssystemer, som esdh, ligesom papirarkivalier kan rumme sagsakter.

Praktisk håndtering

Opbevaringspligten og de arkivmæssige hensyn, betyder at sagerne skal videreføres i et andet it-system.

Overførslen (migrering) af sager skal senest ske inden KMD Sag EDH udfases hos kommunen.

Sletning efter Udbetaling Danmarks slettelister i driftssystemet er indtil videre en manuel proces.

Som nævnt kan der forekomme sager, med samme CPR-nr og samme KLE-emne og handlingsfacet, som ikke umiddelbart kan slettes. Et hurtigt overblik over omfanget kan fås ved at bruge excel-funktionen find dubletter.

Det er oplagt at området egner sig til at køre en automatiseret proces med slettekørsler, fx i form af en software robot, frem for at skulle fremsøge flere tusinde sager manuelt.

Sager der er overført til offentligt arkiv

For nogle kommuners vedkommende kan de pågældende sager være overført til et offentligt arkiv, og skal herefter tilgås efter arkivlovens bestemmelser.

Arkivoverførsel er (endnu) ikke et egentligt alternativ til at videreføre sager i driften. Sat lidt på spidsen, kan denne mulighed primært benyttes, hvis journaliseringskvaliteten ved en nærmere analyse har vist, at myndigheden må totalbevare dokumenter i forbindelse med arkivering fra KMD Sag EDH.

Det hænger samme med, at kassation af dokumenter i kommunernes it-systemer (kan) kasseres, hvis kravene til journaliseringskvalitet i øvrigt er opfyldt. Se mere herom i bekendtgørelsen om bevaring kassation. (BEK nr 183 af 26/01/2018 § 2 stk. 1, bilag 1, pkt. 1.4)

Med databeskyttelsesforordningen er udgangspunktet, at bevaringsværdige oplysninger i samfundets interesse kan overføres til et offentligt arkiv (artikel 89).

Hvis de ikke er bevaringsværdige, kan de ikke umiddelbart overføres.

Samtidig forudsætter kassation, at bevaringsværdige oplysninger sikkert kan udskilles, jf. ovennævnte bekendtgørelse. Hvis de ikke kan udskilles sikkert, kan kommunen merbevare data på offentligt arkiv, og samtidig slette lokalt.

KL undersøger i øjeblikket hvilke muligheder der er for at overføre disse, ikke-bevaringsværdige arkivalier til et offentligt arkiv, da det reelt er en ganske lille andel af sager, der er brug for at sende i kopi til Udbetaling Danmark.

Ved opbevaring af sager i driften, behøver det kun være ganske få medarbejdere, der har adgang til de pågældende sager = få licenser.

 

FAQ om opbevaringspligt for overførte sagsområder

Q Hvorfor overførte man ikke sagsakterne til Udbetaling Danmark ved opgavesplittet?

A Det var af praktiske og ressourcemæssige hensyn. Mange sager var samlesager, og rummede også andre sagsoplysninger, end dem hvor ansvaret overgik til UDK. Det blev vurderet til at være en (for) stor opgave at begynde at sortere i sagerne.

Mere detaljeret information om opgavesplittet fremgår af lovforslag 2011/1 LSF 87, under bemærkninger til § 27.

 

Q Sagerne er afsluttet i kommunen i 2012, 2013 og 2015. Skal vi ikke slette sagerne ifølge de vejledende slettefrister på kle-online?

A Selv om sagsbehandlingen ikke længere findes sted i kommunerne, er sagen videreført i Udbetaling Danmark og således ikke afsluttet.

 

Q Vi har ikke EDH modulet i KMD Sag. Har vi stadig en opbevaringspligt på dokumenterne?

A Hvis kommunen ikke har EDH modulet, findes de tilhørende dokumenter højst sandsynligt i 3. parts løsningerne, dvs. ESDH og lignende. Sagerne her er også omfattet af opbevaringspligten, og er blot ikke overført som en del af de såkaldt lukkede skuffer (kopisager i en overgangsfase hos Udbetaling Danmark)?

 

Q Har der tidligere været sendt information ud om opbevaringspligten?

A Udbetaling Danmark kommunikerer til kommunerne om slettelister via Selvbetjening.nu - UDKs kontaktorgan til kommunerne. Selvbetjening.nu afløste i august 2018 ”Fagligt nyt”, som UDK indtil da udsendte hver måned.

KOMBIT har i regi af SAPA projektet ligeledes sendt information ud om opbevaringspligt. Notatet kan tilgås via dette link.

 

Q Vi er i gang med/på vej til at få arkiveret KMD Sag EDH, og skal i den forbindelse have kasseret ikke-bevaringsværdige dokumenter. Er der noget ifm med Udbetaling Danmark sagsområderne vi skal være opmærksomme på?

A Dokumenter tilhørende sager på Udbetaling Danmark sagsområderne må ikke slettes før der udsendes periodiske slettelister med angivelse af, hvilke sager der må slettes.

 

Send gerne kommentarer og spørgsmål til FLN@kl.dk