05. oktober 2020

I Thisted Kommune er teamarbejde et succeskriterie for arbejdsgangsanalyserne

Gode arbejdsgange er grundstenen i god digitalisering. I Thisted Kommune har to af konsulenterne i digitaliseringsafdelingen godt styr på arbejdet med arbejdsgange og er så meget som muligt rundt i kommunen for at hjælpe deres kolleger med at finde nye effektiviserings- og digitaliseringspotentialer.

Processer og arbejdsgange ligger til grund for det daglige arbejde og med den digitale udvikling sker der mange forandringer i kommunen. Implementering af nye it-systemer, krav til udvikling af robotter og krav til nye måder at arbejde på udløser behov for analyse og re-design af arbejdsgangene.

Hanne Rysgaard og Mette Rægaard Lindemann Larsen arbejder begge som digitaliseringskonsulenter i Thisted Kommune, og de har deltaget i KL’s arbejdsgangsuddannelse, da der er stor efterspørgsel på arbejdsganganalyser i kommunen.

Laver arbejdsgangsanalyser som makkerpar

Hanne og Mette har længe været et godt makkerpar i forhold til at analysere og re-designe arbejdsgange, men for en mindre digitaliseringsafdeling er det svært at undvære to af sine konsulenter så meget. Derfor blev det besluttet at få uddannet flere kollegaer i arbejdsgangsanalyser, så kompetencerne kunne fordeles på flere områder i kommunen. Selvom Hanne og Mette havde gennemført uddannelsen tidligere, var det vigtigt for dem at være med igen på kurset for at høre, hvad deres kolleger lærte. På den måde har de alle fået et fælles udgangspunkt og sprog for arbejdet. Håbet er, at Hanne eller Mette kan splitte op og gå sammen med en fra det konkrete fagområde på nogle af opgaverne.

Lige nu arbejder digitaliseringsafdelingen i Thisted Kommune særligt med RPA og kommunen har investeret i et værktøj til at bygge robotter og ansat en udvikler på området. Da udvikleren blev ansat, havde man forventet, at man skulle i gang med at bygge en masse robotter med det samme. Det har vist sig, at det kræver en hel del arbejde at få beskrevet processerne, inden en robot kommer ind i billedet. I nogle tilfælde handler det om at få digitaliseret andre dele af processen, inden man tænker i RPA potentialer.

Udvikleren var derfor også med på arbejdsgangsuddannelsen for at forstå, hvad det er for en metode de andre har lært. Det er ikke meningen, at han som udvikler skal arbejde med arbejdsganganalyser, men han kommer i berøring med dem og har derfor brug for at forstå sammenhængen. Han er på den måde ikke bare det sidste led i kæden, men bliver inddraget i processen og har fået fornemmelsen for, hvad det kræver, inden han kommer på banen.

Lysten til at undre sig

En ting der er klart for Hanne og Mette er, at det kræver en særlig personlighed at blive arbejdsgangsanalysekonsulent. Det handler i høj grad om at kunne undre sig og turde stille de nødvendige spørgsmål. Også flere gange. Det er vigtigt ikke at være løsningorienteret fra starten, så man begynder at re-designe, før man har beskrevet hele processen. Hvis kollegerne, der skal have deres arbejdsgange beskrevet, er skeptiske, skal man ikke lade sig intimidere, men kunne omstille sig, læse situationen og få løsnet op. Netop derfor er det en gode idé, at man ikke gør det alene. Derudover bruger de flere af de metoder, de lærte fra kurset. Når de beskriver en arbejdsgang, har de ikke alle metoderne i brug hver gang. Det handler om at kunne vælge og bruge de metoder, der virker i den konkrete situation, sammen med de mennesker, de beskriver arbejdsgangen med.

Hanne og Mette komplementerer hinanden godt i processen og mener, at to til opgaven giver de bedste resultater, fordi der er meget at forstå og holde styr på. Det er godt, hvis én stiller spørgsmål og én noterer, men man skal også holde hinanden på rette spor, og undlade at begynde at tænke løsninger, mens man beskriver arbejdsgangen, som den er.

Behovet for arbejdsgangsanalyser er stort i Thisted Kommune, og de to digitaliseringskonsulenter har en lang liste med opgaver, kollegaerne gerne vil have kigget på, når der er tid. Hanne fortæller, at de ikke længere oplever en skepsis, når de kommer ud og vil kigge på arbejdsprocesserne. For nogle år tilbage havde mange følelsen af, at det handlede om at spare medarbejdere, men nu ved de, at det handler om at gøre arbejdet nemmere for både borgere og medarbejdere.

Prøv kræfter med metoderne og få et fælles afsæt

Du og dine kolleger kan også komme på KL’s arbejdsgangsuddannelse, så I sammen kan lære, hvordan I kan kaste et nyt blik på jeres arbejdsgange og justere processer med den rette viden og værktøjer. Eller I kan aftale et kommunerettet forløb, som KL tilpasser til jeres aktuelle behov. Du kan læse mere om begge kurser herunder.

Har du spørgsmål til kurserne, er du velkommen til at kontakte chefsekretær Anja Lønbo (alb@kl.dk) eller vicekontorchef Jan Struwe Poulsen (jtp@kl.dk

Arrangement

Kurser Kommunernes arbejdsgangsuddannelse

Skab resultater med arbejdsgangsanalyse. Du bliver trænet i at anvende KLAR-metodens værktøjer

  • PDF

    KL Arbejdsgange - 2-dages kursus for kommuner