09. juni 2020

Ydmyghed og dialog viser vejen til Haderslev Kommunes nye digitale strategi

Direktionen for Haderslev Kommune sagde ja til en udefra-og-ind-proces, som optakt til kommunens kommende digitale strategi. Processen giver stærk faglig forankring og medejerskab i alle led. Det fortæller Anne-Mette Faurholm Michelsen, chef for Borgerservice, IT og Digitalisering i Haderslev Kommune. Mød hende på Kommunernes Digitaliseringstræf 2020 den 22. september i Odense. Tilmelding er åben nu.

Digital modenhed

Haderslev Kommune skal til at forny sin digitale strategi, da den gamle løber ud her i 2020, og direktionen ønsker helt naturligt at tage afsæt i kommunens digitale modenhed og bruge digitaliseringen til at løse kerneopgaverne bedre.

Men hvad er digital modenhed? Er det digital modenhed, når man bliver bedre til at gøre det samme, som man altid har gjort? Eller er det, når man har modet til at lade sig udfordre, overraske og overbevise? I Haderslev Kommune mener man det sidste og lod det blive styrende for, hvordan det forberedende arbejde med strategien skulle gribes an.

Direktionen satte handling bag ordene og lod digitaliseringschef Anne-Mette Faurholm Michelsen udforme et projekt, der kunne slå en kile ned i det forudsigelige, således at ukendte og måske indlysende, men alligevel oversete indsigter og erfaringer fra alle dele af kommunens forvaltning kunne rystes fri og komme til syne.

"Det handler meget om viden. Vi arbejder hen mod at få en digital modenhed, der gør, at vi som parter, altså som medarbejdere ude i organisationen og her i digitaliseringsafdelingen, kan blive samarbejdspartnere i forhold til, hvad vi har af udfordringer - og hvordan vi løser disse udfordringer," siger Anne-Mette.

Projektet, som nok ganske sigende for Anne-Mettes pragmatiske tilgang til digitalisering fik det ærlige og ligefremme navn "Projekt Bøvl", skulle snart vise sig at kaste nye indsigter af sig.

Se verden på en ny måde

Anne-Mettes tilgang skulle være en udefra-og-ind-tilgang. Det skulle være en omvending af den traditionelle tilgang, hvor digitalisering igangsættes og holdes i snor af og inde i digitaliseringsafdelingen, hvilket Anne-Mette kalder for gammeldags tænkning. Hun efterspurgte noget nyt.

"Min tanke var, at for at få kendskab til behovet, er det vigtigt, at man har et billede af, hvad behovet er. For nogle gange sætter vi os jo som chefer og digitaliseringskonsulenter sammen om et bord og gør os kloge på, at vi tror, at der mangler det og det, eller at det kunne være en god ide med ét eller andet," siger Anne-Mette.

I stedet for denne traditionelle indefra-og-ud-tilgang sendte Anne-Mette sine digitaliseringskonsulenter ud i alle dele af organisationen, hvor de i tre måneder observerede dagligdagen, som den udfolder sig blandt lærere, SOSU-hjælpere, pædagoger, ledere, socialrådgivere, administrative medarbejdere og så videre.

"Hvordan går snakken blandt kollegerne? Hvad er det for et flow, der kunne være godt? Hvor er der "bøvl", så man for eksempel skal taste de samme data ind tre gange? Når vi måske ved, at vi som hyldevare kunne lave en digital arbejdsgang, hvor man kun taster ind én gang til vores robot eller digitale raket, eller hvad det kunne være. Den viden har vi nu fået, udefra-og-ind," siger Anne-Mette.

Særligt arbejdsgange var i fokus for Anne-Mette og hendes kolleger.

"Ofte har vi nogle arbejdsgange, som måske er bøvlede, fordi vi gør det samme, som vi altid har gjort. Vi genbruger ikke data, og vi får ikke snakket med sidemanden om, hvad der kunne være smart," siger Anne-Mette.

Men ofte viser det sig jo, når digitaliseringsenheden kommer rundt i organisationen, at der faktisk er mange muligheder for, at man kan hjælpe på en ny måde, stille nogle løsninger til rådighed, eller at man kan give folk modet til at bruge en digital robot og så videre.

Fri af fortiden

Samme uhensigtsmæssige binding til fortiden kan gøre sig gældende i forhold til it-udstyr, systemer og programmer. Ofte er det vanens magt, både hos medarbejderne og i digitaliseringsenheden, som spærrer for en mere effektiv og tilfredsstillende brug af de digitale muligheder.

"Mange gange er man meget traditionsbundet, hvis man altid har haft den samme gadget, pc eller telefon. Det kan godt være, at den var god på det givne tidspunkt, da den blev taget i brug, men nu har vi måske faktisk noget andet, vi kan tilbyde medarbejderne, som er bedre, og så skulle man måske skifte," siger Anne-Mette.

"It og digitalisering er altid et forandringsprojekt, og det er et kulturprojekt. For i kulturen ligger også, at "vi har jo altid gjort sådan". Det har været meget vigtigt for os i dette projekt at sige, at det ikke er et kontrolprojekt, men et dialogprojekt. Og vi har da heller ikke på noget tidspunkt hørt nogen medarbejder sige, at det handlede om kontrol. Tværtimod har de mødt en åbenhed i forhold til at fortælle om, hvad det er, de sidder med i hverdagen," siger Anne-Mette.

Ny ledelsesdimension

Anne-Mette har altid søgt dialogen helt ud i alle grene af organisationen, men tidligere kan hendes dialog have været præget af, at dialogen var hendes projekt.

"Dette projekt handler også om at sige, at det her med forandring og digitalisering ikke er mit projekt, men det er organisationens projekt. På den måde, som vi har løftet det op i direktionen, er direktionen ikke bare en del af digitaliseringen, men har ejerskab for den. Vi har et bedre mandat. Det styrker vores dialog overalt," siger Anne-Mette.

Læs mere og tilmeld dig Kommunernes Digitaliseringstræf 2020

Mød Anne-Mette Faurholm Michelsen på Kommunernes Digitaliseringstræf 2020 den 22. september i Odense, hvor hun fortæller meget mere om kommunens showcase. Tilmelding er åben nu.

Arrangement

Digitaliseringstræf 2020

Danmark er førende inden for offentlig digitalisering, men hvad kræver det at fastholde denne førerposition? Hvordan kan teknologi være med til at løse de aktuelle udfordringer?

Praktiske spørgsmål om tilmelding m.v. kan du rette til chefsekretær Anja Lønbo på alb@kl.dk / tlf.: 33 70 34 97. Angående øvrige spørgsmål kan du kontakte vicekontorchef Jan Struwe Poulsen på jtp@kl.dk / tlf.: 33 70 32 34.

 

Anne-Mettes 3 gode råd om kommunal digitalisering

Anne-Mette Faurholm Michelsen fra Haderslev Kommune giver gerne sine gode erfaringer fra "Projekt Bøvl" videre til andre kommuner, der vil i gang med noget lignende:

  1. Tag dialogen ud i yderste led
    Ofte er digitalisering et administrationsprojekt, men Anne-Mette og hendes medarbejdere har gjort en dyd af at komme ud i alle grene af forvaltningerne og hente ny inspiration og viden. "Altså - mine medarbejdere var eksempelvis ude at køre med social- og sundhedshjælpere en dag. Det er jo mennesker, som aldrig tænker på, at de kan ringe ind til en digitaliseringskonsulent og ændre noget," siger Anne-Mette.
  2. Giv los og vær ydmyg
    Anne-Mette opfordrer til, at man løsner op i forhold til sine vanemønstre. "Det handler om at give los, at turde og at sætte fri. Men måske mest af alt det at være ydmyg over for, at der er mennesker derude, som vi normalt i digitaliseringsøjemed snakker sjældnere med," siger Anne-Mette.
  3. Sæt kursen mod fremtiden
    Fremtiden, ikke fortiden, er det vigtige. "Det, der er interessant, det er jo fremtiden, og fremtiden er jo også det, som medarbejderne oplever, for det er dér, fremtiden ligger. Den ligger ikke i, hvad jeg synes er interessant," siger Anne-Mette.