15. januar 2020

Den dataunderstøttede økonomifunktion kobler velfærdsområder og økonomi tættere sammen

Dataunderstøttet økonomistyring skal være nemt at afkode for de driftsansvarlige i kommunen. I Rudersdal Kommune har deres styrings- og analyseenhed optimeret økonomistyringsprocessen sammen med velfærdsområderne og dermed gjort resultaterne mere brugbare. Funktionsleder Vibe Musaeus fortæller om kommunens erfaringer på Kommunernes Digitaliseringstræf 2020.

Data skal kunne afkodes

Digitalisering er blevet nøglen til fremtidens velfærdssamfund, og således også på økonomiområdet. Her understøtter digitaliseringen en velfungerende økonomifunktion, som er karakteriseret ved at have en systematisk og dataunderstøttet tilgang. Data sætter retningen for budgetlægningerne og er med til at styre kommunens økonomi. Det kræver at andre end økonomiafdelingen forstår og bruger tallene og tabellerne. I Rudersdal Kommune har funktionsleder Vibe sammen med sin enhed erkendt, at det ikke falder alle lederne lige nemt at arbejde med økonomi på den måde.   

"En leder har brug for det fulde overblik over afdelingens økonomi og hvilke nøgletal, man skal være opmærksom på. Som det var før, skulle vores ledere ind i alle mulige forskellige tabeller, trække tal ud og lægge dem sammen på tværs, for at danne sig et overblik. Det gør det tidskrævende og svært at lave sammenligninger, hvis man eksempelvis er leder for flere afdelinger,” siger Vibe.

Skab interesse for økonomien

Vibe og hendes kolleger vil gerne have driftslederne til at interessere sig mere for deres budgetter og se med, når der eksempelvis sker en overskridelse i et månedsbudget. Når driftslederen er med til at dykke dybere ned i tallene sker der en læring af, hvorfor det er man bruger flere penge end planlagt. Det drejer sig om at gøre kompliceret økonomidata tilgængelig på en let forståelig måde, hvor det ikke kun drejer sig om en lækker visualisering, men også muligheden for at klikke længere ned i datasættet og skabe forståelse.

”Det er kun en succes for os, hvis driftslederne lærer noget af det og de ændrer en adfærd. Det er ud fra den tilgang vi arbejder i vores team – det er én ting at lave lækre dash boards, noget andet er at implementere dem. Og med implementere mener vi, at lederne skal forstå dem, de skal tage ejerskab og de skal kunne omsætte det til forholdsregler og adfærdsændringer, hvis det er nødvendigt,” siger Vibe.

Tag økonomi ud i kommunen

I Rudersdal Kommune har økonomifunktionen arbejdet ud fra et ønske om at komme mere ud i kommunen og tage mere ansvar for brugen af datadreven økonomi. At skabe økonomidata, der er visuelt lækkert og til at forstå, er ikke nemt. Vibe understreger, at enhedens arbejde ganske vist bygger på forretningsforståelse, økonomisk indsigt og evne til at håndtere data, men at værdien af dette arbejde skabes i et samspil med velfærdsområderne. Det handler ikke bare om at sætte det lækkert op og simplificere tallene i en pdf, det handler derimod om at skabe forståelse.

”Vi møder sygeplejersker, der er blevet plejehjemsledere, skolelærere, der er blevet skoleledere, psykologer og mange andre fagprofessionelle som nu er blevet ledere i kommunen, og som derfor sidder med et budgetansvar, som ikke nødvendigvis falder dem naturligt."
Vibe Musaeus, Funktionsleder Rudersdal Kommune

”Vi møder sygeplejersker, der er blevet plejehjemsledere, skolelærere, der er blevet skoleledere, psykologer og mange andre fagprofessionelle som nu er blevet ledere i kommunen, og som derfor sidder med et budgetansvar, som ikke nødvendigvis falder dem naturligt. Så hav tålmodighed og invester den tid det kræver at lære dem og deres hverdag at kende. Så bliver det nemmere at oversætte den relevante økonomidata, få det til at indgå i deres hverdag og dermed skabe forståelse og værdi. Det handler om at samarbejde, det kan ikke klares i en økonomiafdeling alene,” siger Vibe.

Kast jer ud i det

Vibes vigtigste råd til andre er måske ikke nyt, men stadig vigtigt at understrege: bare gå i gang. I Rudersdal gjorde man det fra starten klart, at man ikke ville starte ud med at bygge et kæmpe data-warehouse som det første, men kastede sig ud i de mindre opgaver. Starter man for stort op kan man hurtigt gå død i det og kommer ikke i mål med det.

Derfor valgte man at starte med et enkelt velfærdsområde, plejehjemsområdet, og så drage nogle konklusioner for, hvad der virker, og hvad der ikke virker. Nu er man klar til at gå i gang på skoleområdet og på sigt rulle ud område for område. At tage tingene et step ad gangen har gjort det muligt for Vibe og hendes enhed at skabe succes. 

Det er samtidig et ressourcespørgsmål, og det tager tid. I Rudersdal Kommuner har man længe været i gang med at indkøre deres nye BI- og dataanalyseværktøj og samtidig implementere nye styringsprocesser. Man kan ikke bare købe et system og så fra den ene dag til den anden, forvente, at der er styr på det. Det er en langvarig proces, som tager tid.

Hør mere på Kommunernes Digitaliseringstræf

Du kan høre mere om Vibes arbejde på Kommunernes Digitaliseringstræf den 23. april 2020 i Odense. Her giver Vibe blandt andet sit bud på, hvad den digitale økonomifunktion betyder for udviklingen af velfærdsområderne og deler flere af sine erfaringer fra arbejdet i Rudersdal.

Arrangement

Digitaliseringstræf 2020