11. august 2020

Når strategi og data går hånd i hånd

Hvordan ved man, hvilke data direktionen har brug for? Og hvad betyder det at bygge bro mellem det strategiske og det tekniske niveau i arbejdet med data? Det giver Kenneth Kristensen, tidligere direktør i fire forskellige kommuner, sit bud på til KLs Datakonference 2020.

Den alvidende datakonsulent

Som datakonsulent, analysemedarbejder eller andre med dataorienterede stillinger kan man være i tvivl om, hvad det er direktionen skal bruge af data. Det gør sig særligt gældende for store, forkromede datasæt, der skal gøres relevante og forståelige for topledelsen. Kenneth Kristensen, direktør i Reel Udvikling, har stor erfaring med dataarbejdet gennem sine tidligere direktørstillinger i fire danske kommuner, heriblandt Københavns Kommune.

Kenneth har tre væsentlige pointer, han finder vigtige i arbejdet med data:

  • Sæt dig ind i direktionens behov
  • Sørg for at inkludere flere forskellige typer data
  • Skab mangfoldighed i kilderne

Forstå din direktion

Som Kenneth understreger, er mængden af kommunale data nærmest uendelige. Arbejder man f.eks. med data på ældreområdet, kan det være alt fra antallet af fald i hjemmet, brug af hjælpemidler eller antallet af aflyste besøg. Som datakonsulent risikerer man at blive tabt i datamængden, hvis man i kommunen ikke har en klar prioritering af data til forskellige målgrupper og en løbende opfølgning på skift i målgruppernes databehov. Det skaber et behov for datakonsulenter med forståelse for, hvad der er øverst på dagsordenen hos henholdsvis direktion og den daglige ledelse i hjemmeplejen. For direktionen vil økonomien altid være relevant. Her kan data bruges til at vurdere, om der er noget, som tyder på et skred i økonomien? Er det bare en enkeltstående måned, det er skredet eller er det en udvikling af økonomien i den forkerte retning? Eller i den rigtige retning?

”Da jeg arbejdede i Københavns Kommune, blev der på et tidspunkt rejst kritik af, at der var for lang ventetid på hjælpemidler på ældreområdet, eksempelvis en rollator. Der var stor politisk opmærksomhed på det og borgmesteren blev stillet til ansvar. Der skulle ske ændringer, og en række nye tiltag blev sat i værk. Dermed blev data på ældreområdet og særligt hjælpemidler i en periode meget vigtigt og prioriteret højt. Det vi gjorde, var, at vi i en periode fulgte udviklingen på hjælpemidler helt tæt. Var der for eksempel forskel på udviklingen i de forskellige områder i kommunen? Så det anderledes ud på Amager end i Brønshøj? Man kan sige, det, jeg efterspørger hos datakonsulenten her, det er evnen til at sætte sig ind i, hvad det er direktionen og i sidste ende politikerne har brug for” siger Kenneth.

Vær kritisk overfor dine data

Mange gange er data baseret på tabeller, diagrammer osv. Det er vigtigt at supplere sit arbejde med f.eks. kvalitative data, da tallene fortæller én ting og ikke altid er retvisende. Som eksempel er det ikke alle hjemmehjælpere, der systematisk får indført registreringer efter deres besøg hos borgerne. Årsagen kan være alt fra tekniske problemer til dårlig oplæring eller travlhed, men det betyder, at kvaliteten af datasættet ikke er særlig højt og dermed en decideret fejlkilde.

”Jeg kan huske, at vi i Københavns Kommune ofte havde en snak om antallet af hjælpere, der kommer i den ældres hjem. Alle var enige om, at det var bedst at antallet var så lavt som muligt, så den ældre ikke skulle forholde sig til alle mulige nye mennesker hele tiden. Det bekræftede tallene også i en undersøgelse blandt hjemmeplejemodtagerne - umiddelbart. Men da vi undersøgte det nærmere med interviews, nåede vi frem til at det var vigtigere for de ældre i kommunen, at personalet, der kom, udviste faglighed, og vidste, hvad de skulle gøre i forhold til rutinerne osv. De fleste ældre var altså mindre irriterede over antallet af hjælpere end over hele tiden at skulle forklare sig. Eksempelvis at de ikke ville have mælk men fløde i kaffen eller at støvsugeren står i kælderen. Vi blev klogere på det tallene sagde som understreger, at man skal huske også at få data, som beskriver andre sider af historien” siger Kenneth.

Mangfoldighed i kilderne

Kenneth mener tilsvarende, at det vigtigt med flere forskellige kilder. Mere specifikt, at man taler med forskellige aktører, fra forskellige faggrupper, så det ikke kun er et udtræk fra et økonomisystem, der danner grundlag for de kommunale beslutninger. Det er vigtigt, at det er forskellige stemmer, der kommer på banen. Kenneth husker selv, da han sad i Dragør Kommune og i et par dage, havde en socialrådgiver til at følge sig som praktikant. Socialrådgiveren sad med på et direktionsmøde, hvor de blev præsenteret for en masse data om udvikling på socialområdet. Socialrådgiveren kunne sætte data i perspektiv og vidste i mange tilfælde, hvorfor tallene så ud, som de gjorde. Det kunne f.eks. være, at man havde modtaget rigtig mange flygtninge den ene måned og det afspejlede sig i tallene. Kenneth synes, at det er vigtigt med den mere praktiske viden, der kan give perspektiv på datasættet og resultaterne. Det er næsten altid relevant.

Kobling mellem det strategiske og tekniske

Forståelse for data i ret kontekst stiller krav til datakonsulenten såvel som direktionen. Som direktion skal man være tydelig på, hvad strategien og prioriteringerne er for arbejdet med data, og så blive ved med at genbesøge strategien. Det skal hele tiden være klart, hvilke data, der er vigtige at følge med i den kommende periode. Ikke alle kommuner er eksplicit omkring dagsordenen for arbejdet, men det skal være nemt og tydeligt for alle, så medarbejdere kan finde frem til, hvad der er direktionens topprioriteringer lige nu.

Den anden vej rundt er det vigtigt, at man som datakonsulent er med til at melde strategiske emner ind, som man bliver opmærksom på fagligt eller i datasæt. Kan man eksempelvis se, at der begynder at komme nye typer af sager om udsatte børn ind, så skal man gøre opmærksom på det. Datakonsulenterne kan ofte se nogle mønstre i datasættene, som får konsekvenser for fagligheden og økonomien. Den viden er essentiel i det strategiske fokus og skal være med til at sætte retningen for arbejdet.

Hør mere til september

Kenneth holder oplæg på KL’s Datakonference d. 9. september 2020 på Hotel Comwell i Kolding. Her uddyber han de gode råd til strategisk arbejde med data og får følge af Thomas Andersen, stabschef i Ringkjøbing-Skjern Kommune, som fortæller, hvordan man konkret gør i kommunen.

På grund af COVID-19 har KL i år et særligt fokus på sikkerheden. Arrangementet bliver afholdt i tråd med de sundhedsfaglige retningslinjer. Det betyder også, at der vil blive udbudt færre pladser til konferencen. Tilmelding sker efter først til mølle-princippet. Så skynd dig, mens der stadig er ledige pladser.

Arrangement

Konferencer og messer KL’s Datakonference 2020

Med konferencen ”Dataanalyse og Business Intelligens – når data bliver til velfærd” sætter KL fokus på, hvordan dataanalyse og BI kan bidrage til bedre beslutninger i kommunerne