20. september 2019

Erfaringer fra Vejle Kommune: Medarbejderne tager godt imod Borgerblikket

Vejle Kommune har som 1 af 5 pilotkommuner været med til at udvikle 'Borgerblikket' - en løsning som giver borgere overblik over udvalgte sager og ydelser. I Vejle oplever de, at medarbejderne har taget godt imod den omstilling, som projektet har medført. 11 nye kommuner arbejder i øjeblikket på at tage Borgerblikket i brug.

Siden december 2018 har borgere i Esbjerg, Aarhus, Faaborg-Midtfyn, Favrskov og Vejle Kommuner kunne se et overblik over deres sager og ydelser på borger.dk. Løsningen kaldes Borgerblikket, og de næste 11 kommuner arbejder nu for at blive koblet på løsningen.

Borgerblikket er udviklet som led i projektet 'Borgerens Adgang til Egne Data', der er del af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Projektet er endvidere blevet en del af arbejdet med 'Mit Overblik' på borger.dk.
 
Du kan læse mere om Borgerblikkets rolle i Mit Overblik her.

I Vejle Kommune har forberedelserne forud for at vise borgerne deres data været formet af stærk opbakning fra medarbejderne. Det fortæller digitaliseringskonsulent i Vejle Kommune, Jesper Brøns Sejersen

Motivation for at deltage i projektet

Da de i Vejle Kommune hørte om 'Borgernes Adgang til Egne Data'-projektet, så de hurtig værdien i en løsning, der byggede på eksisterende systemer.Interessen for projektet har især været drevet af et ønske om at bidrage i forhold til det it-arkitekturmæssige.

Vi kan se en stor gevinst som en ekstra service til borgeren, da borgerne kan være mere selvhjulpne
Jesper Brøns Sejersen, Digitalitaliseringskonsulent i Vejle Kommune

Jesper Brøns Sejersen påpeger, at også de politiske vinde har haft betydning for deres motivation for at deltage. Han oplever et større politisk ønske om at skabe åbenhed ved at give borgerne adgang til deres egne data. "Så gevinsten for at være med, det er, at vi har påbegyndt den her rejse tidligere, så det har været rigtig godt," siger Jesper Brøns Sejersen.

Og det er ikke den eneste gevinst. "Vi kan se en stor gevinst som en ekstra service til borgeren, da borgerne kan være mere selvhjulpne," fortæller Jesper Brøns Sejersen og fortsætter: "Samtidig er det også en gevinst for kommunen, fordi vi måske kan effektivisere en smule."

Forandringsparate medarbejdere har været klar til omstillingen

I Vejle har arbejdet mod at blive tilkoblet Borgerblikket betydet behov for omstilling til en ny måde at tænke om borgernes data. Jesper Brøns Sejersen fortæller: "Man har snakket journaliseringspraksis og håndtering af data i kommunerne i mange år. Men vi har primært tænkt data som værende ind og i mindre grad ud."

Vi har oplevet medarbejderne som forandringsparate. De har ikke oplevet det som noget skelsættende og noget, hvor de har tænkt, at det ville blive en udfordring overhovedet
Jesper Brøns Sejersen, Digitaliseringskonsulent i Vejle Kommune

Den nye måde at tænke om borgernes data betyder også, at medarbejderne som til daglig arbejder med oplysningerne, skal til at tænke anderledes. Men erfaringerne i Vejle er, at det har forløbet smertefrit.

"Medarbejderne har taget rigtig godt imod det. De har faktisk gjort lidt til skamme de bekymringerne, vi har haft i de forudgående møder, vi har haft med ledelsen," fortæller Jesper Brøns Sejersen.

Han fortsætter: "Vi har oplevet medarbejderne som forandringsparate. De er i en transitionfase, hvor de har fået flere og flere typer af opgaver, så de har ikke oplevet det som noget skelsættende og noget, hvor de har tænkt, at det ville blive en udfordring overhovedet."

At sikre at data ser ud på en meningsfuld måde, ikke blot for kommunens ansatte, men også for borgerne, har dog været en kompleks opgave.

"Det er ligesom, man åbner én dør, så åbner der sig 10 nye bagved," forklarer Jesper Brøns Sejersen og fortsætter: "Ikke sagt, at vi ikke har haft styr på vores data, men vi har tænkt data i en anden kontekst end i den, som det skal fremadrettet." 

Råd til andre, der vil give borgerne adgang til deres egne data

Som pilotkommune har Vejle haft stort fokus på at tilrettelægge processen. "Det med at være den første kommune i en ny løsning, i et helt ny koncept, der ikke er afprøvet før, kræver selvfølgelig at man går systematisk til værks," fortæller Jesper Brøns Sejersen. "Derfor valgte vi at starte i det små med de mest enkle løsninger, men vi er nu klar til næste skridt".

Jesper Brøns Sejersen peger på, at det er vigtigt med en tydelig ledelsesforankring, og her har han et råd til andre kommuner, som vil i gang med Borgerblikket.

”Jeg vil anbefale, at man overvejer nøje, hvornår man bør nedsætte en styregruppe," forklarer han. ”Der er ikke nødvendigvis brug for den i starten af processen, men jeg ser den som en stor hjælp i det lange løb."

Et andet råd, som Jesper Brøns Sejersen vil give til andre kommuner er at overveje, hvordan man vil sikre datakvaliteten.

"I Vejle har vi snakket journaliseringspraksis siden 2007, så vi har arbejdet meget med god journaliseringsskik. Og der ligger en udfordring og noget arbejde, der skal gøres klart. Det handler også om ambitionsniveau, altså hvor meget vil man, og hvor meget vil mange ikke," siger Jesper Brøns Sejersen. "Og har man ikke snakket journaliseringspraksis i kommunen forud for det her, så ligger der en del arbejde for kommunerne for at blive klar til det."

Du kan følge sidste nyt fra 'Borgernes Adgang til Egne Data'-projektet på kl.dk/adda.