10. september 2019

Arbejdsgangsanalyser skaber værdi i Fredericia Kommune

Fredericia Kommune bestilte KL's kommunerettede kursus i arbejdsgangsanalyse, og kunne bruge kursets værktøjer helt konkret og med det samme. Driftschef Anne-Mette Tofte Petersen fortæller her, hvordan arbejdsgange uden omveje er til gavn for kommunen og for jeres borgere og virksomheder.

Tænke og arbejde i helhedsperspektiv

Anne-Mette Tofte Petersen er driftschef i Koncernservice i Fredericia Kommune, hvor hun især arbejder med kommunens bogholderifunktioner. Her er gode arbejdsgange vigtige.

"Vi står som mange andre kommuner og overvejer, hvordan vi kan komme til at arbejde endnu mere effektivt, end vi gør i dag. Hvilke greb skal vi tage? Nogle af grebene har i hvert fald med digitalisering at gøre. Andre greb betyder, at vi skal kigge på vores arbejdsgange," siger Anne-Mette.

For Anne-Mette er det vigtigt at tænke arbejdsgange som helheder.

"Der er jo nogle af de arbejdsgange, vi sidder med, som ikke kun handler om os selv, men som også handler om, at der er en bruger ude i organisationen, der skal fortsætte arbejdsgangen. Eller at vi modtager en opgave fra en anden kollega. Så det er supervigtigt for mig, at vi tænker arbejdsgangene som helheder, hvor vi modtager og leverer fra og til hinanden," siger Anne-Mette.

Arbejdsgangsanalyse giver Anne-Mette og hendes kolleger det overblik, som gør helhedstænkningen mulig. Det betyder også, at Anne-Mette har fokus på, at en arbejdsgang ikke bliver lavet om, så den bare bliver nem for hende og kollegerne i afdelingen, men til gengæld desto mere besværlig for de andre i organisationen. Arbejdsgange skal være nemme for alle.

Når man overtager arbejdsgange

For at komme godt videre i at forbedre arbejdsgange i Fredericia Kommune bestilte Anne-Mette KL's kursus i arbejdsgangsanalyse til sig selv og 17 af sine kolleger. Kurset blev afholdt hjemme i Fredericia, og det tog helt naturligt udgangspunkt i en almen opgave, som alle kunne forholde sig til. Kurset var også indrettet sådan, at alle kunne følge med uden at skulle læse ekstra op på teorien.

"Kurset var indrettet efter, at det skulle være et praktisk værktøj, man kunne tage med hjem og bruge med det samme," siger Anne-Mette.

Efter kurset skulle de 17 kolleger fra rekruttering og økonomi, der deltog sammen med Anne-Mette, hjem og analysere minimum én arbejdsgang hver og sørge for, at de hver havde en sparringspartner til at stille de gode udfordrende og nysgerrige spørgsmål, som skulle være med til at afgøre den bedste arbejdsgang.

"Nogle opgaver er præget af, at funktioner er sammenlagt de seneste år, og at arbejdsgange derved måske mangler sammenhæng. Andre opgaver kan løses smartere nu, fordi der er kommet nye systemmuligheder eller andet. Ofte glemmer man lige at kigge arbejdsgangen igennem, hvis man får opgaven overleveret fra en kollega. Så gør man, sådan som kollegaen altid har udført opgaven tidligere," siger Anne-Mette.

Så kurset havde et klart praktisk formål for Anne-Mette.

"Så kan man selv lige tegne en arbejdsgang op, og så får man sin kollega til at stille nogle opklarende spørgsmål om arbejdsgangen, og derefter kan vi så tegne nogle nye streger til en bedre arbejdsgang," siger Anne-Mette.

Ud fra kurset skulle arbejdsgangsanalyse også give mening på en ny måde.

"Det var vigtigt for mig, at vi kunne tage hjem med det samme sprog om, hvad vi mente, når vi talte om arbejdsgange," siger Anne-Mette.

Perspektiver: Robotter og automatisering

Fredericia Kommune var allerede i gang med digitalisering og robotteknologi, inden de bestilte KL's kursus i arbejdsgangsanalyse.

"Så kurset har ikke affødt, at vi gik i gang med robotter og digitalisering forfra, men at vi nu er mange kolleger, der i bredden har vores opmærksomhed rettet på, at vi skal tænke de rette arbejdsgange ind. Der kommer en helt anden drøftelse mellem os end før. Vi tænker over, om de enkelte opgaver kunne gøres smartere, eller om vi kunne løse dem bedre for vores kolleger ude i organisationen," siger Anne-Mette.

Hun peger særligt på økonomiområdet, hvor der er rigtig mange arbejdsgange, hvor man kunne sætte en RPA-løsning ind. Men forinden skal der stadig tilbagelægges et stykke vej fra papir til digital.

"Der er stadig papirarbejdsgange tilbage i organisationen, og jeg tror, at vores opgave det næste stykke tid vil blive at få styr på disse arbejdsgange og få dem digitaliseret. Så kan vi derefter få et automatisk flow, og så får vi også lagt en plan, så vi er sikre på, at vi kan dokumentere alt det, der skal dokumenteres," siger Anne- Mette.

Først kan Anne-Mette og hendes kolleger tilrettelægge arbejdsgangene i skitseform, og dernæst følger så den egentlige digitalisering, og i næste trin derefter så en eventuel automatisering med softwarerobotter.

"Så der er ingen tvivl om, at det bliver det skridt, som vi skal tage nu for at komme ud og hjælpe organisationen," siger Anne-Mette.

3 gode råd fra Anne-Mette om arbejdsgange

  1. Arbejd konkret: Brug de konkrete værktøjer fra kurset til at komme i gang hjemme i afdelingen med det samme. Hver medarbejder kan uden videre analysere og forbedre sine arbejdsgange efter kurset - og medarbejderne kan med fordel støtte og sparre med hinanden undervejs.
  2. Tænk arbejdsgange i helheder: Den gode arbejdsgang er en helhed. Ofte overleveres sager fra den ene medarbejder til den næste, og ofte er flere afdelinger involveret i arbejdsgangen. En ny arbejdsgang skal være nemme for alle, og i alle arbejdsgangens enkelte trin.
  3. Brug arbejdsgange i digitaliseringsarbejdet: God digitalisering forudsætter, at den sker på grundlag af gode arbejdsgange. Tegn den nye arbejdsgang på skitsepapir, og kortlæg de muligheder, der er, så kan der efterfølgende digitaliseres. Derfra er man også et skridt nærmere, at man kan automatisere og bruge robotter.

 

Vil du vide mere?

KL Kursus

KL Kursus KL’s kommunerettede kursus i arbejdsgangsanalyse

Dan jeres eget procesteam og skab gode arbejdsgange

Øvrige kurser

Øvrige kurser Åben op for KL's kommende arrangementer om digitalisering og teknologi

Se det nye kursuskatalog og dyk ned i de mange muligheder om it-arkitektur, ledelse, journalisering, dataanalyse, GDPR, arbejdsgange og databehandling i Excel.

Dyk ned i KL’s håndbog om arbejdsgangsanalyse. På 40 sider får du præsenteret KL’s metode til bedre arbejdsgange. En håndbog, du har glæde af, både før og efter du har været på kursus hos KL.

  • PDF

    KLAR arbejdsgangsanalyse Drejebog 2.0 2018