07. november 2019

Rammearkitekturen kan gøre den kommunale digitalisering usynlig

Den fælleskommunale rammearkitektur er godt på vej til at gøre digitaliseringen lige så vellykket, effektiv og selvfølgelig som vand i hanen og strøm i kontakten. Det mener Ina Corydon, der er digitaliseringschef i socialforvaltningen i Københavns Kommune. Hun giver her sine 6 pejlinger på god kommunal digitalisering med rammearkitekturen.

Kommunal digitalisering på vej

Da Ina Corydon den 3. oktober i Odense holdt oplæg på årets Digitaliseringsmesse ´19, fremhævede hun den fælleskommunale rammearkitektur som en helt særlig og vigtig faktor. Rammearkitekturen er nøglen til at skabe succes med den kommunale digitalisering, siger Ina.

"Rammearkitekturen giver os et fælles sprog til at designe og bygge vore løsninger ud fra de vedtagne principper. Så har vi alle de samme spilleregler"
Ina Corydon, digitaliseringschef i socialforvaltningen, Københavns Kommune

Hun tager naturligt nok sit digitale afsæt i den virkelighed, hun arbejder i som digitaliseringschef i socialforvaltningen i Københavns Kommune. Her ser hun, hvordan den fælleskommunale rammearkitektur kommer kommunens virksomheder, borgere og medarbejdere til gavn. Med toplederfokus, i såvel Københavns Kommunes forvaltningsmæssige som i kommunens politiske lag, skubbes der på med de vigtigste digitale dagsordenener såsom sikkerhed og digital etik, og man evner at gribe de nye teknologiske muligheder, der opstår undervejs.

Ud fra borgernes virkeligheder

"Borgeren i centrum". Det kan lyde som et fortærsket slogan, også når det gælder digitalisering. Men ikke desto mindre er "borgeren i centrum" både vision, princip og metode for socialforvaltningens  digitaliseringsarbejde.

"På vores område kan mange borgere være så funktionsnedsatte, at de måske endda ikke kan udtrykke sig, og i så tilfælde er det de pårørende, der tager stemmen. Det tænker vi ind i vores principper for digitalisering, og det bliver en metode, vi bruger," siger Ina.

Gennem borgerinddragelse kan kommunen lykkes med digitale løsninger, som giver borgeren tryghed. Ina nævner et projekt, som kommunen har med online videokald, hvor kommunens plejepersonale kan ringe deres borgere op og fortælle dem, at de nu er på vej på plejebesøg hos dem. Et andet eksempel fra kommunen er en app, der kan støtte borgere med kognitive problemer i at huske vigtige ting som aftaler og medicin.

"Dermed bliver teknologien ikke en barriere, men giver tryghed," siger Ina.

Udgangspunktet er borgernes forskellige virkeligheder, hverdagen i sin mangfoldighed.

"Vi har jo borgere, som kan være hjemløse eller psykisk syge, og som midlertidigt kan have forskellige problemer, eksempelvis økonomi. Men det betyder ikke, at de ikke vil være digitale eller bruge digitale løsninger. De kan blot midlertidigt være sat ud af spillet på den ene eller anden måde," siger Ina.

Socialforvaltningens digitale løsninger skal give værdi for borgerne, men skal naturligvis også kunne forsvares økonomisk.

"Når vi udvikler noget, er vi nødt til at sikre, at det virker for mange borgere. Ellers kan vi ikke retfærdiggøre det. Så bliver det simpelthen for dyre løsninger, og det har vi ikke råd til," siger Ina.

Socialforvaltningens use cases

At dele data og at genbruge data. Det er et gennemgående digitaliseringsprincip, som socialforvaltningen digitalisering har hentet direkte fra rammearkitekturen, og som forvaltningen anvender i forhold til at brugerorientere sine nye digitale løsninger. Kommunens medarbejdere skal mærke, at digitaliseringen letter dem i deres arbejde. Data, der findes i ét system eller i én afdeling, bør ikke tastes ind i et andet system eller i en anden afdeling. Data, som findes i forvejen i de store offentlige systemer, stamdata i CPR-registret for eksempel, skal naturligvis også hentes ind på en smart måde. Eksempelvis vil SAPA (fælles sags- og partsoverblik), som baserer sig på støttesystemerne, kunne udstille data nede fra fagsystemerne.

Princippet om genbrug af opdaterede og valide data udmønter forvaltningen i konkrete løsninger, ved at man undervejs inddrager såkaldte "use cases". En "use case" er en typisk brugssituation, og ud fra de relevante brugssituationer beskriver man i samarbejde med medarbejderne kravene til de nye løsninger. Disse krav skrives så ind i kravsspecifikationen, når der skrives udbud til nye systemer. På den måde trækkes der en rød tråd helt fra borgernes behov over medarbejdernes forvaltningspraksis til kravsspecifikation - og til syvende og sidst helt ud til udvikling og ibrugtagning af det endelige system.

Yderligere stiller socialforvaltningen krav til sig selv om at være helhedsorienteret på hele kommunens vegne.

"Socialforvaltningen er jo ikke bare en øde ø i Københavns Kommune. Nej, vi spiller tæt sammen med andre forvaltninger," siger Ina.

Ina nævner de naturlige grænse- og samarbejdsflader som socialforvaltningen har med eksempelvis sundheds- og omsorgsforvaltningen og med beskæftigelses- og integrationsforvaltningen. Kommunen tænker og arbejder i hele løsninger, ikke i siloer. 

Gør det muligt og gør det virkeligt

Ina Corydon understreger, at den fælleskommunale rammearkitektur ikke bare er højtflyvende principper. Rammearkitekturen er for det første jo "kommunernes egen" rammearkitektur, udviklet og anvendt af kommunerne selv. Rammearkitekturen har kommunalt ejerskab. For det andet er rammearkitekturen allerede i stort omfang udmøntet i den fælleskommunale infrastruktur, i virkelige løsninger, nemlig støttesystemerne og serviceplatformen. Rammearkitekturen gør den kommunale digitalisering mulig - og gør den virkelig.

"I støttesystemerne er rammearkitekturen udmøntet i en infrastruktur rent praktisk, som gør, at vi ved, hvad der er en "sag" og et "dokument". Desuden er der serviceplatformen, der er en integrationsplatform. Rammearkitekturen er et sæt overordnede principper, men vi har rent faktisk også udmøntet den i virkeligheden," siger Ina.

Kontakten til markedet

Rammearkitekturen har gjort udbud og samarbejde med leverandører lettere. 

"Der er flere leverandører, der har reageret enormt positivt. Rammearkitekturen gør jo også, at de har en sikkerhed for, at når de leverer en løsning, så kan den rent faktisk fuldstændigt spille sammen med andre løsninger. Jeg har ikke hørt nogen sige, at de ikke var interesseret i rammearkitekturen"
Ina Corydon, digitaliseringschef i socialforvaltningen, Københavns Kommune

Ina nævner, at socialforvaltningen lige nu er i gang med et stort udbud af et fagsystem til hele det specialiserede voksenområde.

"I det udbud har vi dels skrevet, at leverandøren skal leve op til en fælleskommunal rammearkitektur, og dels at leverandøren skal implementere løsningen i forhold til støttesystemerne, altså den fælleskommunale infrastruktur," siger Ina.

Toplederfokus

Københavns Kommunes digitalisering drives i høj grad fremad, fordi der er toplederfokus på den.

"Digitalisering rykker ind som en dagsorden i højere og højere grad, helt i takt med udviklingen i det omgivende samfund. Vi er så heldige hos os, at vi har en borgmester, som er meget optaget af, hvordan vi digitaliserer," siger Ina.

Både når det gælder den politiske topledelse, med borgmesteren i spidsen, og hvad angår den administrative ledelse, altså direktionen, er man optaget af, hvordan digitaliseringen kan være en løftestang for forbedringer i socialforvaltningen.

Særligt to temaer er trådt tydeligt frem de senere år. Det ene er sikkerhed, altså borgernes sikkerhed for, at deres data, der ikke mindst på det sociale område er meget personfølsomme, er i trygge hænder hos kommunen.

"Vi bygger sikkerhed ind i løsningerne, altså simpelthen "privacy by design", og derigennem skaber vi sikre løsninger, som ikke udstiller borgerne unødigt. Det er vigtigt for os," siger Ina.

Det andet er fremtrædende tema er digital etik. Hvordan handler vi korrekt og nyttigt i det digitale univers? Hvilke digitale værdier har vi, og hvordan afvejer vi mål og midler? Det interesserer kommunens topledelse.

Trends og perspektiver

Et vigtigt spørgsmål er, hvilket eller hvilke temaer der vil danne trend i årene fremover. Ina Corydon er ikke i tvivl om, at rammearkitekturen helt overordnet er fremtidssikret gennem sine principper, herunder ikke mindst princippet om byggeblokke - modularitet, med et andet ord.

"Når vi snakker rammearkitektur, bliver det meget nemmere fremover at bygge løsninger. Vi har jo allerede byggeklodser stående på hylden, vi kan bruge. Det sætter os i stand til at holde tempo, og det er en vigtig evne at have som organisation," siger Ina.

Forandringsparathed, som man kalder det. Nye teknologier dukker op, og Ina nævner her kunstig intelligens og machine learning som eksempler, der interesserer Københavns Kommune. Med rammearkitekturen kan kommunerne indoptage de nye teknologier. Forandringer vil være et konstant vilkår.

Men Ina mener ikke, at forandringsvilkåret som sådan og alene vil være den vigtigste trend fremover. Forandring bør ikke være målet i sig selv. Langt vigtigere skal og bør det være, at digitaliseringen bliver til nytte og gavn for alle parter, ja, at den på et tidspunkt om måske ikke så mange år bliver så gennemgribende en del af vores dagligdag, at vi nærmest ikke vil lægge mærke til den mere.

"Et eller andet sted ville jeg da nærmest ønske, at digitaliseringen blev helt usynlig. At man ikke snakkede om digitalisering, men at vi bare brugte den som et egnet redskab til de mål, vi gerne vil nå, uden at gøre digitaliseringen til tema," siger Ina.

 

Ina Corydons 6 pejlinger på digital succes

Ina sammenfatter sine erfaringer med rammearkitekturen i 6 digitale pejlinger:

  • Tag udgangspunkt i borgernes virkeligheder
  • Sæt medarbejdernes use cases i spil
  • Gør rammearkitekturen konkret
  • Brug rammearkitekturen som rygstød i jeres dialog med marked og leverandører
  • Toplederfokus skaber fremdrift
  • Arbejd for at gøre digitaliseringen usynlig