18. november 2019

KLE: Varde Kommune ryddede op i sagerne inden arkivering

Efter et skifte til nyt ESDH-system i 2012 var antallet af sager med KLE-nummeret "00.01.00" efterhånden vokset til 100.000. Men i 2018 besluttede Varde Kommune at rydde op, inden kommunen nu i 2020 skal arkivere sagerne hos Rigsarkivet. Men hvordan? Med kommunaldirektøren i spidsen trak kommunens ledere og medarbejdere på samme hammel for at få opgaven løst.

Hvordan det hele begyndte

100.000 sager er immervæk en hel del, når alle 100.000 sager skal kigges igennem én for én og rettes til med nyt og passende KLE-nummer, inden at sagerne kan sendes til Rigsarkivet. Men sådan var situationen i Varde Kommune. Hvordan var det kommet så vidt? Og hvordan gjorde kommunens ledere og medarbejdere denne store opgave til en succeshistorie?

Lene Clausen, it-konsulent og ESDH-ansvarlig, og Kathrine Kristensen Kielgast, digital agent på Acadre fra det politiske sekretariat, begge i Varde Kommune, fortæller om, hvordan det hele begyndte.

"I november 2012 konverterede vi fra DocsOpen og DokAjour til Acadre, og op til den tid var det ikke en pligt, at man skulle bruge KLE-numre. Nogle sager havde KLE-numre, og andre havde ikke. Men da vi så skulle have sagerne over i Acadre, var det et "must", at alle sager skulle have numre, for ellers kunne de ikke komme over i systemet. Alle de sager, der ikke forud havde et nummer, blev så lagt ind i Acadre med nummeret 00.01.00. Derefter var det så meningen, at når brugerne efterfølgende var inde på de sager, skulle man lige rette KLE-nummeret til. Men det var så det, der ikke skete, og det er måske nok meget menneskeligt," siger Lene.

Nu, da Varde Kommune så skulle til at arkivere sager i Rigsarkivet, stod man med en opgave: 100.000 sager, som der skulle ryddes op i.

Ledelsesmæssig støtte til det store arbejde

Lene Clausen var med dengang i 2012, da man konverterede til Acadre, og som ESDH-ansvarlig holder hun tråd i projektet fra start til slut, lige fra sommeren 2018, da kommunens direktion godkendte, at nu skulle der ryddes op, og til nu, hvor projektet er tæt på at være færdigt. Lene peger på, at projektet hurtigt fik momentum, ved at kommunens ledelse gav det fokus og opbakning, lige fra kommunaldirektør Mogens Pedersen over sekretariatschefen for det politiske sekretariat og ud blandt afdelingslederne.

"Ude i afdelingerne har lederne støttet op omkring arbejdet og blåstemplet, at der blev brugt tid på det. For det tager jo noget tid, det her, og der er jo også den daglige sagsbehandling ved siden af. Og så har vores kommunaldirektør gået forrest. Det hjælper altid, når der er sådan en herre, der står frem og siger, at det er vigtigt, både for lederne og for medarbejderne. Mogens, vores kommunaldirektør, har været foregangsmanden, og han har også her i sommer, da projektet havde været et år undervejs, præmieret os med "KLE-is"," siger Lene.

Decentral arkivering

Én side af sagen er den ledelsesmæssige opbakning, en anden side er, at kollegerne ude i afdelingerne har taget opgaven på sig. I dag er den centrale "skrivestue" fra gamle dage forlængst afskaffet, og journaliseringen sker decentralt ude i hver afdeling. Så kollegerne skulle engageres i projektet.

Lene og Kathrine skrev derfor lige før sommerferien 2018 ud til Lederforum, som er et netværk af ledere i Varde Kommune, at afdelingerne gerne måtte begynde at kigge deres sager igennem og ændre KLE-numrene.

"Det havde faktisk en rigtig god effekt, for da vi kom tilbage fra sommerferie, kunne vi se, at der var fikset 12.000 sager henover sommeren. Så det startede rigtig godt ud. Siden er det selvfølgelig gået lidt op og ned, men vi har været gode til at holde fokus, så nu er vi gået fra 100.000 sager med nummer "00.01.00" til omkring 600 sager, og det er det acceptable antal på det KLE-nummer, tænker vi,"
Kathrine Kristensen Kielgast, digital agent på Acadre

I mange afdelinger valgte man undervejs at sætte en hel dag af til oprydningen, hvor alle gav en hånd med i ESDH-systemet. Det er over 90.000 sager, som er blevet gennemgået i det seneste år, og alt har skullet gøres manuelt.

"Ja, vi synes selv, vi er lidt gode," supplerer Kathrine med en latter, for både hun og Lene erkender, at arbejdet med at lægge nye numre på gamle sager som oftest er et støvet og kedeligt arbejde, som bare skal gøres - men et vigtigt arbejde.

Digitale agenter

Undervejs har projektet også været båret frem af en styregruppe for projektet med repræsentation af et par kolleger fra hver afdeling, samt af det, som Varde Kommune kalder "digitale agenter".

"Digitale agenter går ud i deres egne afdelinger og fortæller om opgaven i deres eget sprog, og de kan give kollegerne vigtig hjælp undervejs. Så ved alle, at man bare kan ringe, og at man ikke bliver overladt til sig selv," siger Lene.

Kurser og netværk med KL

I Varde Kommune gjorde man brug af KL til at få mere momentum i projektet. Man engagerede informationsarkitekt Joachim Eriksson fra KL Digitalisering og Teknologi til at fjerne noget af mystikken ved KLE.

"Når man er vant til at bruge KLE-numre, synes man jo, at det er såre simpelt. Joachim konkretiserede KLE i forhold til de forskellige forvaltningsområder, så KLE blev meget mere tilgængeligt. Så var KLE ikke så farligt alligevel, og man kunne bare spørge løs. Så bliver man mere tryg, når man skal bruge KLE første gang, og det var Joachim god til," siger Lene.

Dan Bjørneboe, som er jurist og specialkonsulent fra samme kontor i KL som Joachim, underviste også på kurserne i Varde Kommune, og Dan har særligt fokus på, hvad persondataforordningen, GDPR, betyder for journalisering. GDPR var ikke i fokus, da projektet blev søsat.

"Men her, set i bakspejlet, kan vi jo godt se, at det har løftet hele vores system, så vi kan imødekomme GDPR bedre. Fordi vi jo så også får slettet nogle af de ting, som vi kke længere skal opbevare, når de får de rigtige facetter," siger Kathrine.

Også KL's Journaliseringsnetværk har Varde Kommune haft god gavn af.

"Jeg tror, vi var til det første møde i marts 2019, og der fik projektet også ligesom et boost, for folk syntes, det var helt vildt med den opgave, vi var i gang med. Og så er det jo altid rart at have nogen at sparre med om forskellige ting, og godt at vide, at man ikke er alene i de her lidt kedelige opgaver," siger Kathrine.

Praksis fremover

Hvad så nu, hvor projektet er ved at være omme? Lene og Kathrine peger på, at kollegerne ude i afdelingerne nu er blevet bedre til at journalisere, og man har også fået øjnene op for de smarte funktionaliteter, som kommunens ESDH-system har. Undervejs har man også gjort det til en god vane at bruge KLE Online, når man skal journalisere.

"Der er lidt mere information i KLE Online. Så det er ligesom den, som vi har slået på, at folk har skullet bruge, fordi der er henvisning til andre numre, og den giver forslag til facetter og sådan, og det er nemmere at læse sig ud af paragraffer og sådan nogle ting," siger Lene. 

Journalisering: 8 gode råd fra Varde Kommune

I Varde Kommune sammenfatter de deres erfaringer i 8 gode råd:

  • Hav topledelsen med fra start. Det sikrer opbakning blandt ledere og kolleger til, at opgaven er vigtig og skal prioriteres.
  • Hav "soldater på gulvet". Superbrugere, digitale agenter og digitale ambassadører skaber synlighed om projektet og sikrer opbakning, hjælp og fremdrift blandt medarbejderne. Det baner vejen for succes.
  • Gå i gang, og bliv ved. Der er ikke nogen nem genvej, når man skal gennemgå 100.000 sager manuelt. Gå igang, hold fast, og hold ud, til I er færdige. Opgaven kan være langstrakt og kedelig til tider, men lad jer motivere af, at I er med til at sikre ordentlig og professionel journalisering. Jeres arbejde er værdifuldt.
  • Brug KLE Online. KLE Online er let at bruge og giver relevante informationer, som gør journalisering med KLE-numre nemmere.
  • Høst potentialet i jeres ESDH-system: Måske har jeres ESDH-system nogle smarte indbyggede funktioner, som kan lette jer i arbejdet med KLE-numre og sagshåndtering generelt.
  • Vær fælles. Brug det kollegiale fællesskab i hver afdeling, når den skal gå sine egne sager igennem. Tag en fælles dag med oprydning. Så står I stærkere, når I rydder op i jeres journalisering.
  • Søg faglig hjælp. KL tilbyder kurser og workshops om KLE, journalisering og GDPR. Så kan I hente støtte, som lige passer til jeres behov.
  • Ildsjæle bærer projektet igennem: Skab rum og plads til, at ildsjæle kan bære projektet igennem. Ildsjæle tænder lys omkring sig og omkring projektet på en god måde.

 

 

Vidste I, at KL tilbyder hjælp til jeres arbejde med KLE og journalisering?

Kursus i journalisering, KLE og sagsdannelse

KL udbyder et kursus i journalisering med KL Emnesystematik (KLE) og sagsdannelse, herunder enkeltsagsprincippet og den tilhørende forvaltningslovgivning, som alle kommuner er underlagt. KL Emnesystematik (KLE) er et redskab til systematisk journalisering og identifikation af sager og dokumenter i hele den kommunale forvaltning og kan bidrage til sikker myndighedsdrift.

Læs mere her.

Arrangementer om digitalisering og teknologi: Hvad kan KL gøre for dig?

Klik her for et samlet overblik over arrangementer fra KL's Center for Digitalisering og Teknologi.