11. marts 2019

KLs nye drejebog om arbejdsgangsanalyse og –metode er publiceret

Omlægning af arbejdsgange er en del af hverdagen for mange kommunalt ansatte. Flere kommuner har efterspurgt et godt redskab til at foretage arbejdsgangsanalyser, som forudsætning for at sikre optimale processer. Derfor har KL nu udarbejdet en drejebog om arbejdsgangsanalyse. "KLAR Drejebogen 2.0" er en opdateret version af en tidligere KLAR Drejebog fra 2010. KLAR står for KLs Arbejdsgangsanalysemetode.

KLAR Drejebogen 2.0

KLAR Drejebogen 2.0 beskriver en metoderamme, der bidrager til at gennemføre forandringer i et helhedsorienteret perspektiv ved optimeringen af processer, med særligt fokus på samtidig at undgå silotænkning. Det er vigtigt at inddrage beslægtede områder, når arbejdsgange analyseres.

Arbejdsgangene i den daglige drift skal afspejle kommunens overordnede mål og strategi og sikre, at de underliggende processer følger med udviklingen i den kommunale forvaltning. Inspirationen til drejebogen er hentet fra LEAN-tilgangen og udmærker sig ved at tage udgangspunkt i, at den værdi der skabes, foregår i den daglige drift. Netop derfor bør optimering af arbejdsgange også foregå her.

For at sikre at idéer kan omsættes til handling bliver projekter i KLAR Drejebogen 2.0 inddelt i 6 faser:

1. Udvælgelse:

Er der tale om analyse af flere processer med et fælles ønsket effektmål – starter vi i KLAR med at skabe overblik over processer og ydelser, og screener dem derefter for at finde de processer der har størst forbedringspotentiale.

2. Forberedelse:

Der skal data på bordet. Derudover arbejder vi med at mobilisere ledere, medarbejdere og interne konsulenter til opgaven.

3. Analyse:

Vi kortlægger processen, som den er i dag. Fokus lægges på flowet, og de vigtigste ”performance data”, hvilket betyder tal der udtrykker, hvor godt processen kører. Det kan være gen­nemløbstid, procestid, antal fejl/mangler, kundetilfredshed m.v.

4. Design:

Her designer vi fremtidens proces. Ikke den der kører fra i morgen, men den vi ønsker os, inden for den tidshorisont projektet har. Vi udarbejder en handleplan for, hvordan denne proces kan blive til virkelighed.

5. Handling:

Der er allerede iværksat handling efter analysefasen. Typisk vil der her være ideer, der umiddelbart kan omsættes til praksis. Men ellers er det primært efter designfasen, at ideer omsættes til handling. Det er det mest kritiske tidspunkt i ethvert KLAR-projekt.

6. Opfølgning og tilsyn:

Opfølgning og tilsyn har afgørende betydning for, at tingene kommer til at ske – at der sættes handling bag ideerne. Her evaluerer ledelse og medarbejdere løbende, om tingene udvikler sig som ønsket. Sker det ikke tages nye initiativer. Vi er tilbage i driften.

Link til drejebogen er vedhæftet i bunden af siden.

Arbejder du med at gennemføre analyser og optimering af arbejdsgange til hverdag, og er du interesseret i at udvide dit eksisterende kendskab og få en dybdegående indføring i arbejdsgangsanalyse gennem nye kompetencer og værktøjer?

Vil du vide mere?

KLAR Drejebogen 2.0 indgår som pensum på Kommunernes Arbejdsgangsuddannelse, som KL udbyder i samarbejde med Peak Consulting Group. Uddannelsen er målrettet interne konsulenter, der arbejder med at gennemføre analyser og optimering af arbejdsgange og forretningsprocesser. Læs mere om uddannelsen eller tilmeld dig herunder.

Arrangement

Kurser Kommunernes arbejdsgangsuddannelse

Ekstra kursusstart: Den 4. september, Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding.

KLAR Drejebogen 2.0

  • PDF

    KLAR arbejdsgangsanalyse Drejebog 2.0 2018