15. maj 2019

Digitalisering i et toplederperspektiv

Et vedholdende ledelsesmæssigt fokus er den røde tråd i kommunaldirektør Claus Thykjærs digitale lederskab. Bliv klogere på digitalisering i en topleders perspektiv på Kommunernes Digitaliseringstræf d. 6. juni.

Danmark har gennem de seneste 10-15 år gennemgået en gennemgribende digital omstilling og digitalisering er blevet til nøglen til fremtidens velfærdssamfund. Men selvom man kender nøglen, så er det stadig en stor ledelsesmæssig opgave at definere, hvilke døre man skal gå ind ad.

 

Digitalt lederskab kræver overblik – og power

Kommunaldirektør Claus Thykjær, Greve Kommune, fortæller, at han for nylig kom hjem fra konferencen Offentlig Digitalisering i Aarhus, hvor Holbæk Kommune vandt Sammenhængsprisen for deres løsning med virtuelle konsultationer ved uddelingen af Digitaliseringsprisen 2019.

"Vi frigør nogle penge ved hjælp af den digitalisering, vi har foran os, og i lyset af, at vi kommer til at mangle hænder i kommunen i fremtiden, er jeg overbevist om, at digitalisering er den vej, vi skal"
Claus Thykjær, kommunaldirektør i Greve Kommune

 

“En forholdsvis enkel, men så meget desto mere genial løsning, fordi patienter kan komme til sygehuskonsultation via en slags FaceTime over internettet. Det sparer patienterne for transporttid og giver større brugertilfredshed, og både kommunen og sygehuset får mere fleksibilitet og effektiv udnyttelse af deres ressourcer,” siger Claus.

Claus’ første tanke på vej hjem i bilen var, at sådan en løsning da også måtte kunne lade sig gøre i Greve Kommune. “Men her skal man tage sig selv i nakken og ikke lade sig rive med af det konkrete, men holde fast i de store perspektiver. Jeg er meget enig, når KL i sin digitaliseringsstrategi skriver, at vi ikke skal hoppe fra tue til tue og lade os drive af enkeltløsninger. Lad nu bare markedet gøre sig nogle erfaringer, og så skal vi fastholde en mere overordnet tilgang til, hvordan vi går til det,” siger Claus.

Eksemplet ovenfor er blot én dimension af det, som udgør Claus’ digitale lederskab i hans egenskab af kommunaldirektør. Greve Kommune er sammen med 11 andre kommuner gået sammen om digitaliseringsfællesskabet DIGIT, og ud over formaliserede samarbejder om udbud, standarder med mere er DIGIT også et fælles forum for erfaringsudveksling.

“Vi har været overraskede over, hvor meget power, altså hvor meget kommunaldirektør-power, vi har skullet bruge i vores egne organisationer. At blive bevidst om det tryk og hvor meget, vi skal holde hånden i ryggen på de processer, vi sætter i gang, har overrasket mig og mine kolleger,” siger Claus.

 

Det er altid en forandringsproces med nye systemer

Claus’ digitale lederskab knytter sig helt naturligt til de store digitaliseringsprojekter, som Greve Kommune er i gang med. Ligesom alle andre kommuner er Greve Kommune ved at indfase Aula, og desuden er kommunen ved at indføre et nyt elektronisk omsorgsjournal-system.

“Hele kommunikationsplatformen i Aula er ny og stiller krav til os om, hvordan vi organiserer vores arbejdsgange, og hvordan vi kommunikerer anderledes eller på nye måder med børn og forældre, som skal bruge Aula. Det skal vi hurtigt gøre en læring af, fordi vi i 2020 også skal køre det ud inden for dagtilbud. Så det fylder rigtig meget lige nu,” siger Claus.

Hvordan kan vi udnytte systemerne til at få organisationen til at blive mindre silo-opdelt, end den er i dag. Kan vi lave noget, som går på tværs? Det er udfordringen.
Claus Thykjær, kommunaldirektør i Greve Kommune

På sundheds- og plejeområdet er Greve Kommune ved at implementere en ny elektronisk omsorgsjournal (EOJ) til cirka 700 brugere.

“Det er en kæmpe udfordring af få lært dette nye system at kende. Det er stort af mange grunde: Stor volumen, men også fordi det er en kæmpe forandringsproces i forhold til, hvordan man arbejder med dokumentation - dataunderstøttet dagligt arbejde, kan man sige,” fortæller Claus.

Kommunens SOSU-medarbejdere har været inde på uddannelsesdage, og medarbejderne fortæller, at det først er nu, hvor de får hænderne på tastaturet med det nye system, at systemet for alvor bliver virkelighed for dem.  Kommunens omsorgsafdeling har brugt megen energi på indkøringen. Forandringsprocessen kommer ikke bare af sig selv; forandringen forankres lokalt, understreger Claus.

 

Forskellige fagligheder skaber mening på forskellige måder

Claus fortæller, at medarbejderne oplever, at de møder krav om, at de skal tænke struktur på en anden måde i hverdagen. Det er kernen i forandringsprocessen. Men forvaltningernes forskellige fagligheder betyder forskellige tilgange til digitalisering, siger Claus.

“For eksempel på familieområdet. Her ville der være andre reaktioner på et nyt registrerings- og dokumentationssystem, end hvad vi oplever hos SOSU’erne,” siger Claus. Han understreger, at det er en vigtig del af hans digitale lederskab at være opmærksom på og respektere disse fagforskelligheder.

I bund og grund handler det om, hvordan man i kommunen skaber mening med og i forandringen og de nye systemer. I forhold til EOJ kobler Claus og de kommunale ledere forandringen op på budskabet om, systemet gør medarbejdernes arbejdsgange mere sikre, fordi systemet har indbygget en række valgmuligheder, som afspejler en velafprøvet og sikker tilgang til omsorg og pleje. Hele systemet er rettet mod borgerne, lyder det overordnede budskab, og det stiller krav om ensartethed og høj kvalitet i dataene. “Vi skal fodre systemet med data på en ny måde, så at sige,” siger Claus.

 

Det tværgående blik

Claus holder sig også for øje, hvor systemer, arbejdsgange og data kan bruges på tværs af kommunens forvaltninger og opgaver. “Hvordan kan vi udnytte systemerne til at få organisationen til at blive mindre silo-opdelt, end den er i dag. Den er båret af de her fagfagligheder - ældreområdet, børneområdet og så videre. Kan vi lave noget, som går på tværs? Det er udfordringen,” siger Claus.

“Hele dette med at tænke data om brugeren - og om borgeren for den sags skyld - kan vi jo tage med over på det sociale område, altså beskæftigelsesområdet. På den måde bygger vi noget op nu og her på pleje- og omsorgsområdet, men som egentlig vil være en måde at tilgå styring og data på, som vi så kan skalere til andre områder. Så det er ikke kun et EOJ-system. Journaliserings- og dokumentationsdelen i systemet er, om ikke generisk, så dog skalerbar i forhold til andre områder. Det synes jeg er smart,” siger Claus.

 

Det økonomiske aspekt

Det digitale lederskab har naturligvis også en økonomisk side. Digitalisering er ofte sat i gang med klare økonomiske mål for øje, men Claus maner til forsigtighed i forhold til at forenkle de økonomiske mekanismer i digitaliseringen.

“Jeg tror ikke, at digitalisering er noget, som på den korte bane er noget, som vil frigøre voldsomt mange penge. Selvfølgelig frigør vi noget gennem monopolbruddet og lignende, men som kommuner står vi over for et konstant økonomisk pres. Digitaliseringen kan være med til at lette presset på vores ressourcer. Man skal passe på med at tænke, ligesom man gjorde med udbud for nogle år tilbage, at nu sætter vi ting i udbud og sparer en masse penge. Udbud er bare en af flere ting, der bidrager til at holde udgifterne nede. På samme måde med digitaliseringen,” siger Claus.

Han peger også på, at der blandt medarbejderne og kommunalpolitikere ligger en opsparet erfaring med eksempelvis den forrige kommuneaftale og moderniserings- og effektiviseringsprogrammet (MEP), og den erfaring kan skabe modstand mod digitaliseringsprojekter, hvis projekternes hovedfokus ligger på at høste effektiviserings- og rationaliseringsgevinster allerede i udgangspunktet.

“Så opstår der lidt en trods-reaktion blandt medarbejderne - og blandt politikerne for så vidt også. De siger: “Det er urimeligt, at disse penge er blevet taget”, og derefter begynder en proces, der fødes i “modstand”, når vi ønsker at være tro mod de indgåede aftaler oppefra,” siger Claus.

 

Det politiske aspekt

En vigtig del af Claus’ digitale lederskab består i at være i dialog med kommunens politiske lag, altså blandt byrådsmedlemmerne, og her vurderer Claus, at han og resten af forvaltningen kunne gøre mere.

“Jeg synes jo, at meget af det, der angår det digitale lederskab og den digitale modenhed er adresseret godt ned i vores organisation for at fastholde en digital bevidsthed. Men vi har måske forsømt at klæde politikerne godt nok på til at forstå, hvad digitaliseringen betyder, ikke mindst også i forhold til den måde, som borgerne møder kommunen på digitalt. Jeg tror ikke, vi altid har gjort nok for at gøre det politisk interessant,” siger Claus.

Claus mener ikke, at han har det færdige svar på, hvordan han kan understøtte de politiske beslutningstagere bedre angående digitaliseringen, men han betragter opgaven som meget vigtig. En del af udfordringen ligger i en generel “dataforskrækkelse”, som kan give sig udtryk politisk. 

“Man ser jo ikke mange politikere, der går ud direkte og advokerer for de her løsninger, som er win-win-win ligesom i Holbæk Kommune. For nedenunder lurer bekymringen for sikkerheden omkring borgernes data. Omvendt har vi jo mange eksempler på, hvordan vi kan imødegå problemet, så den enkelte digitaliseringsløsning både er sikker og bliver af en højere kvalitet. Desuden frigør vi nogle penge ved hjælp af den digitalisering, vi har foran os, og i lyset af, at vi kommer til at mangle hænder i kommunen i fremtiden, er jeg overbevist om, at digitalisering er den vej, vi skal,” siger Claus.

 

Gode råd

En vedvarende interesse for digitalisering, koblet med et stærkt ledelsesmæssigt pres og det gode eksempels magt. Det er de hovedingredienser, som Claus nævner i sit digitale lederskab. Og så er det vigtigt at lytte til sin og organisationens gjorte erfaringer og de etablerede fagligheder, understreger Claus.

“Jo mere erfaring, man får rundt i hjørnerne af sin organisation og får organisationen bundet sammen, desto bedre lykkes man. For vi kan se, at vi kommer til at få en helt anden sammenhængskraft i den måde, vi dokumenterer og bruger data på. Det vil give os indblik i, hvad vi gør i de forskellige hjørner af organisationen, mere end hvad vi har kunnet tidligere”.

 

Arrangement

Konferencer og messer Kommunernes Digitaliseringstræf 2019

På Kommunernes Digitaliseringstræf 2019, den 6. juni i Odense mødes vi og deler erfaringer og viden med hinanden. Her er rig mulighed for at netværke, deltage i spændende sessioner og debattere.