11. juni 2019

Sådan får du overblikket over ledelsesdata med Excel

Med Excel kan du visualisere de data, der understøtter dit ledervirke bedst. Ekspert i datahåndtering, fortæller dig her, hvordan du med fire enkle skridt kan bruge Excel til at skabe overblik over de mange data.

Et sikkert og velfunderet overblik over strømmen af informationer. Det ønsker lederne, når beslutningerne skal træffes.

Ifølge dataekspert og underviser Michael Martinsson fra Officeuniverset, kan du med fordel tænke og arbejde mere datadrevet. Du bør formalisere og strukturere dine ledelsesinformationer bedre ved at gøre dem til rigtige data. Og her kan du med fordel bruge det velkendte Excel til at skabe overblik over disse data.

“Nogle vælger at gå ud og købe et Business Intelligence-system, der kan det hele. Det er ret dyre licenser, og det kræver avancerede tekniske kompetencer samt temmelig dyre konsulenter at få sat det ordentligt op til dine behov. Inden man ser sig om, har man måske lagt over en halv million kroner. Men i Excel er der en masse gode værktøjer i forvejen, som du kan bruge til at skabe overblik,” siger Michael Martinsson.

Med et godt overblik kan du se trends og tendenser, og du kan som leder lettere styre og nå at rette op, inden noget kører skævt.

4 skridt til bedre overblik

Vejen frem til et godt dataoverblik i Excel kan tilbagelægges i fire overskuelige skridt:

  1. Vælg dit mål og formål
  2. Rens dine data – sørg for at formaterne passer, og at dine data er struktureret korrekt
  3. Vælg dine data
  4. Visualisér dine data.

Michael Martinsson peger på, at man med disse fire skridt kan nå frem til et godt dashboard som et håndgribeligt produkt.

“Et dashboard betyder jo helt bogstaveligt et “instrumentbræt”, sådan som du kender det fra din bil. Når du er ude at køre, har du en benzinmåler, som fortæller, hvor meget benzin du har, og speedometeret fortæller, hvor hurtigt du kører. Og så er der måske en lampe, der lyser, hvis der er noget galt. Et dashboard i Excel er helt tilsvarende et grafisk og overskueligt overblik, som du selv kan bygge over dine nøgletal,” siger Michael Martinsson.

1. Vælg dit mål og formål

Det hele begynder med, at du vælger dit mål og formål med dashboardet. Hvad er det for data, du ønsker at vise - og hvorfor?

“Når man står med en masse tilfældige data, skal man jo have en idé om, hvor man gerne vil arbejde sig hen. Hvilket område handler vores data om, og hvad er det, vi ønsker at se? Et segment? En udvikling over tid? Eller noget helt tredje? Vi skal vælge det segment af data, vi ønsker at analysere og få vist i dashboardet,” siger Michael Martinsson.

Han understreger, at Excel jo ikke kun bruges til økonomistyring, men fx også til HR, administration og til projektstyring. Excel kan bruges på alle domæner, men det kræver et klart mål og formål med at bygge dashboard i Excel.

2. Rens dine data

Et dashboard har kun værdi, hvis dine data er i orden. Det er skridt nummer to. Du skal sørge for, at dine data er rensede og validerede, inden du importerer dem i dit Excel.

“Tal kan stå som tekst, datoer kan stå i forskelligt format - og så videre. Der kan være mange fejl i data, og hvis dataene ikke er i orden, kommer det ikke til at fungere og du risikerer nogle ærgerlige fejl, ” siger Michael Martinsson.

Dette er et vigtigt punkt i den datadrevne tilgang. Man skal så at sige sætte sine informationer “på fællesnævner”, så de har samme format og passer sammen.

3. Vælg dine data

Mængden af data er på samme tid en velsignelse og en forbandelse. Den bedste måde at håndtere dette dilemma på er, at man træffer nogle klare valg: Hvilke data vil man have med, og hvilke data vil man ikke have med i sit dashboard? Her genbesøger du det formål og de mål, du allerede har sat dig for dit arbejde med ledelsesinformation. Hvilke data peger frem mod de opgaver, du vil løse med dit dashboard? Hvilke rapporter vil du trække ud, og hvem vil du dele dem med? Du skal vælge, og dermed også sagt, at du skal fravælge data.

Med i dine overvejelser bør også indgå, om du er i gang med at bygge et dashboard, der bare er til dit eget brug, eller om dashboardet også skal give værdi for andre, hvilket som oftest vil være tilfældet. Dit valg af data er naturligvis også betinget af, hvilke data du overhovedet har til rådighed, og i hvilken kvalitet disse data er tilgængelige. Skal du endda ud og skabe nye data?

“Byg dit dashboard rigtigt op fra start af, og gør det skalerbart, så kan du altid tilføje og ændre, som du ønsker det. Og igen: Hvis dit datagrundlag er i orden, så kan du altid skalere efter behov,” siger Michael Martinsson.

4. Visualisér dine data

Til slut kommer så den visuelle opgave, nemlig at skabe dit dashboard, så du og dine kolleger får fuld værdi af jeres data. Det er ikke mindst i det visuelle, i præsentationsdelen af dashboards i Excel, hvor Michael Martinsson ser, at man kan løfte arbejdet med data til nye højder. Han motto er: “Gør det enkelt!” Men det enkle er altid lettere sagt end gjort. Ikke mindst også fordi Excel i sig selv ikke lægger mange begrænsninger i vejen.

“Faglighed og saglighed er én vigtig ting, og den pædagogiske og visuelle formidling er en anden. Det der med at gøre det komplekse let forståeligt. Det er hovedopgaven i et dashboard,” siger Michael Martinsson.

Michael Martinsson samler sine råd om det gode dashboard i en række hovedoverskrifter:

- Gør det enkelt

Husk på sammenligningen med instrumentbrættet i en bil. Det viser hastighed, antal kørte kilometer og status på benzinbeholdning - og sikkert også et par advarselslamper om fx oliestand og kølertemperatur. Instrumentbrættet i bilen har til formål at understøtte, at du kommer sikkert og trygt fra A til B. På samme måde skal dit dashboard i Excel med kommunale data først og fremmest give overblik. Hold fokus på formålet. Hvis du vil have et dashboard til at understøtte flere formål, så lav flere dashboards. 

- Respektér hjernens måde at arbejde på

Forskning i hjernens måde at arbejde på viser, at der bare er visse ting, der opfattes på en lettere måde end andre. Michael Martinsson nævner eksempelvis vinkler og længder. Et lagkagediagram består af vinkler - en opdeling i fx 17 grader, 35 grader og så videre op til 360 grader for den fulde cirkel. Men alt for mange vinkler i samme lagkagediagram, forvirrer hjernen. Tænk i linjer i stedet. Et søjlediagram eller en faldende og stigende kurve kan ofte være en bedre løsning, selvfølgelig særligt når det handler om at vise udvikling hen over tid. For yderligere inspiration kan du jo være ærlig med dig selv om, hvad der eksempelvis irriterer dig ved tætpakkede, superdetaljerede og uinspirerende PowerPoint-præsentationer. Undgå de samme frustrationer, og gør dit dashboard bedre. 

- Tænk i interaktivitet

I stedet for at overdetaljere dit dashboard så tænk og arbejd i interaktivitet i stedet. Tilbyd brugeren (ofte dig selv) nogle relevante valg for udsnit eller samlinger af data, som Excel så kan præsentere for dig.

“Man kan lave nogle knapper, hvor man kan ændre diagrammet efter ønske, så man eksempelvis kan se en sammenligning med sidste år, se et udsnit i et segment, fx data for kvinder eller mænd, unge eller gamle. Det kræver selvfølgelig, at man har de understøttende data tilgængelig. Men interaktive valg, hvor slutbrugeren kan klikke rundt på en brugervenlig måde, så han eller hun ikke selv skal ind og tilpasse filtre og formler, det er altid godt,” siger Michael Martinsson.

Endnu en gang - gør det enkelt! Det er alfa og omega for, om et dashboard bliver brugt, at det er enkelt.

“Prøv at lade dig inspirere af de meget enkle grafikker, som du ser i nyhedsudsendelserne. Her kan alle hurtigt følge med og forstå de underliggende data. Eller tænk på den måde, som de fleste smartphones præsenterer data på i dag - med oprindelig inspiration fra Apple i sin tid. Man skal faktisk nå hen til et punkt, hvor man tænker, at nu er det så simpelt, at man ikke behøver det længere. Så er man ved at være der,” siger Michael Martinsson.

Lær mere og kom i mål med dashboard

Michael Martinsson opfordrer alle til at prøve mulighederne i Excel af. Hans kurser og masterclasses i regi af KL er et godt sted at gå hen. Læs mere om kurserne her. Der sidder sikkert også en Excel-ekspert blandt dine kolleger, som du kan sparre med. Skridt for skridt bygger du det perfekte dashboard, som passer til dig, og som giver værdi i din organisation.

Kræver dit arbejde overblik over store datamængder samt strukturering og visualisering af data? Indeholder det en række excel-opgaver eller er din kendskab til programmet begrænset? KL udbyder nu kommunalt tilrettede excel-kurser på flere niveauer. Læs mere om kurserne her.

 

Arrangement

Kurser Excel kurser

KL udbyder i samarbejde med Office Universet tre kurser i Excel. Alle tre kurser er udarbejdet i samarbejde mellem KL og kommuner – og indeholder kommunale cases.

Denne artikel er oprindeligt bragt på lederweb.dk af Thomas Tim Jensen, Kumbl.