24. juni 2019

“Fast Forward” - Syddjurs Kommune hentede inspiration i USA til sin digitale transformation

Syddjurs Kommunes studietur til USA i forsommeren blev et blik ind i nye tilgange til digitalt lederskab, teknologier og tjenester. Samtidig blev turen et kig i spejlet for de fem deltagere: Hvordan transformerer vi digitalt i dag, og hvilken værdi giver det til os på rådhuset, til kommunens borgere og til virksomhederne? Hvordan kan vi arbejde kontrolleret med større risici, hurtigere udviklingstakt og med styrket lederskab?

Digital transformation under forvandling

Syddjurs Kommunes studietur til USA i forsommeren afspejlede på én gang, at digitale transformationer sker overalt og på mange niveauer lige nu.

“Vi tog til USA og var nysgerrige på digitalisering, fordi vi ønskede at møde nye aspekter af det, der kan kaldes forandringsledelse med digitalt afsæt - eller digital transformation med andre ord. Det bliver en digital transformation, som fremover ikke bare bliver at sætte strøm til de eksisterende kerneopgaver eller at optimere og effektivisere. Transformationen vil betyde, at vi vil udvikle nye services og interaktioner med brugere, borgere og samarbejdspartnere. For at kunne gøre dette kræves der en ny form for kapacitet. Vi skal udvikle evnen til at transformere digitalt og til at lede transformationen,” siger Jesper Hosbond Jensen, kommunaldirektør for Syddjurs Kommune.

Læringsmål

Med digital transformation som emne og afsæt opstillede Syddjurs Kommune fem læringsmål for studieturen. Hvert læringsmål blev formuleret som et spørgsmål, ikke om “hvad”, men om “hvordan”. Studieturen skulle altså ikke bare være til orientering, men være en studietur med læringsmål, der havde praksisnært sigte. De indhøstede erfaringer skal bruges til noget hjemme i Syddjurs. De fem læringsmål handler om:

  • hvordan lederskab og styring kan tilpasse sig op mod den stigende kompleksitet, der følger af at organisationer digitaliseres
  • hvordan Syddjurs Kommune kan lære at designe og udvikle nye tjenester ud fra pilotprojekter
  • hvordan kommunen kan designe nye tjenester på grundlag af data og ny teknologi
  • hvordan kommunen kan krydsbestøve ideer for at fremme innovation på tværs af siloer
  • hvordan ledelse og administration kan fremme innovation og risikovillighed i en kultur, der traditionelt viger tilbage for risiko.

Optakt til USA

Jesper fortæller, at de planlagde at opsøge netop nogle af de bedste offentlige og private aktører i USA, hvor de kunne opleve frugtbare forskelle mellem Syddjurs’ digitaliseringskultur til inspiration for Syddjurs’ egen udvikling.

“USA har i både offentligt og privat regi nogle særlige kvaliteter og kapaciteter inden for digital transformation, og her vil jeg fremhæve deres anderledes innovationskultur. De arbejder meget, meget hurtigere - og meget mere asymmetrisk - end vi gør. De er hurtigere til at få ting udviklet, testet og prøvet af, og enten får tingene flyvehøjde, eller også "dør” de. De trækker her på deres stærke metodeindsigt. Det er jeg sikker på, at vi også kan i vores regi i Danmark, både i den offentlige og private sektor. Vi kan blive inspireret af og lære noget af amerikanerne, ikke så vi gør tingene ens, men vi kan indarbejde nogle af de samme perspektiver i måden, vi arbejder med udvikling og omstilling på,” siger Jesper.

Jesper er fuldt bevidst om, at når det gælder digital parathed ligger Danmark som samfund i toppen på verdensplan, altså også foran USA. Men man er i USA særligt fremragende på udvalgte, vigtige aspekter i den digitale transformation, og her fremhæver Jesper blandt andet følgende træk ved amerikanerne:

  • eminente innovations-, udviklings- og forskningsmiljøer
  • høj grad af specialisering
  • en tæt relation til kunder og slutbrugere i drift og udvikling af nye tjenester
  • en veludviklet og metodisk funderet kultur omkring prøven og fejlen
  • styrke i at arbejde innovativt og i at innovere på innovationen.

Møder, nedslag og refleksioner i New York City og San Francisco

Jesper og hans fire kolleger fra Syddjurs Kommune lagde sammen med Alexander Goldman, Design Strategist fra San Francisco, et detaljeret program ud fra de fastsatte læringsmål, med i alt 11 besøg og møder med myndigheder, virksomheder og organisationer i New York og San Francisco, hvor der ind imellem besøgene lå forberedende og opsamlende dialogmøder og workshops med Alexander.

Det blev en særdeles udbytterig tur for folkene fra Syddjurs, fortæller Jesper:

“Vi er slet ikke færdige endnu med at samle op på alle vores indhøstede indtryk og refleksioner undervejs fra studieturen. Og vi har konkrete emner og oplevelser, der skal indarbejdes i vores aktuelle udviklingsprojekter omkring bl.a. øget kvalitet i sagsbehandlingen og opgaveudvikling på sundhedsområdet”

I New York City mødtes de med repræsentanter fra byrådet og fra borgmesterkontoret, og der var møder med udvalgte iværksættermiljøer. Fokus var på brug af borgerdata og på, hvordan ledelse og lederskab er under forandring i takt med, at digitaliseringen tager form.

I San Francisco var der et enkelt møde med en embedsmand med ansvar for innovation og økonomisk udvikling, og resten af besøgene var fordelt på henholdsvis giganten Facebook og hos mindre - ofte iværksætter- og innovationsrelaterede - virksomheder. I San Francisco var temaerne servicedesign og ny teknologi, om krydsbestøvning af ideer mellem branchebestemte og fagligt opdelte siloer, samt endelig om strategisk håndtering af pilotprojekter og en tilhørende metodik til at håndtere fejl som del af en succeskultur.

Amerikanske og jyske virkeligheder

Naturligvis gik en væsentlig del af Syddjurs studietur ud på at lade sig overraske eller bekræfte af forskelle og ligheder i forhold til USA - det ligger nærmest i nysgerrighedens natur. Der er forskelle i størrelse og skala, i opgaver og organisering, og forskelle i ledelsesmæssige strategier. Men under disse forskelle og ligheder dukkede der et tydeligt fælles vilkår op, som fik de mere ydre forskelle og ligheder til at træde i baggrunden.

For både i USA og i Syddjurs tvinger digitaliseringen os til at forholde os på en ny måde til forandringer, til lederskab, bruger- og borgerbehov og nye teknologier. Her er skala og størrelse ikke altafgørende. Ingen går fri for at skulle tage stilling til de nye fælles vilkår med digitaliseringen. Afgørende er derimod de strategier og metoder, vi vælger for at træffe de rette valg i forhold til de virkeligheder, vi står i.

For naturligvis trådte der tydelige forskelle frem mellem USA og Syddjurs.

Hvis du kigger på en amerikansk kommune, har den jo kun en lille del af, hvad der er opgaveporteføljen for en dansk kommune. De er meget mere specialiserede, hvor vi har et meget mere sammensat og komplekst opgavefelt. De er mere hierarkiske og regelbaserede, hvor vi i Danmark har en helt anden forventning til graden af lokalt ansvar blandt medarbejderne. Vi kan og skal ikke bare kopiere den amerikanske måde at gøre tingene på,” siger Jesper.

At arbejde med innovation

Når alt dette er sagt, må Jesper blankt erkende, at amerikanerne havde noget, han meget gerne vil hente tilbage som erfaring og inspiration til Syddjurs.

Amerikanerne er helt vildt gode til - på trods af alle mulige ting omkring hierarki og fagfokus og alt muligt andet - at skabe den udviklingszone, der gør, at det, de møder borgerne med, bliver skabt hurtigere og bedre. Her tænker jeg over, hvordan vi kan understøtte, at vores mange dygtige medarbejdere og ledere herhjemme systematisk kan arbejde med udvikling af vores kerneopgaver, sådan at vi hurtigere evner at flytte os til en god leverance - med et endnu bedre resultat for borgerne. Og optimalt set også med et mindre forbrug af ressourcer undervejs for at nå dette mål,” siger Jesper.

Syddjurs Kommune har en række af erfaringer med innovation med slutbrugeren i centrum. Et par eksempler herpå er EcoKnow, hvor brug af kunstig intelligens understøtter sagsbehandlerne på det specialiserede social- og familieområde. Et andet eksempel er Ydelsesberegneren, der hurtigt og intuitivt understøtter borgeren i afklaring af fremtidig ydelse indenfor en kompleks lovgivning.

Potentialerne for at udvikle kerneopgaven med digitalisering er betydelige, hvad enten der er tale om eksempelvis sundhedsområdet, hvor brug af sensorer og ændret interaktion med slutbrugerne radikalt kan ændre kvalitet, oplevelsen hos slutbrugerne samt ressourceforbrug. Eller på undervisningsområdet, hvor digitalt understøttet lærings- og forberedelsesplatforme giver nye muligheder for i teams, at udvikle og dele materialer.

Vejen frem

Mere servicedesign, stærkere politisk forankring, mere brugerinvolvering, udvikling af en ny form for transformationsledelse og en større, men stadig fornuftsstyret risikovillighed. Det er de vigtigste aspekter i den måde, man i Syddjurs skal arbejde med digitalisering i de kommende år. Vejen går over tæt samarbejde med andre aktører.

Digital transformation, effektivisering og udvikling af kerneopgaverne har gennem flere år været centrale omdrejningspunkter for Byrådet i Syddjurs Kommune. I efteråret 2019 skal Byråd og økonomiudvalg i Syddjurs Kommune arbejde med digital transformation på dels workshop, dels studietur til Estland. Målsætningen er med den digitale transformation at skabe et udviklingsrum for løsning af kerneopgaven, fremme interaktionen med slutbrugerne, styrke det politiske lederskab omkring digital transformation samt sætte borgeren i centrum for udviklingen.

“Vi har behov for at investere i at udvikle ledelse til alt dette. At foretage skiftet fra ledelse af produktion til at være ledelse af produktion og innovation. Det er opgaven. Ledelsen skal kunne noget andet, og den skal monitorere og involvere sig på en anden måde end før. Den forvandling kommer ikke bare af sig selv - den skal vi udvikle,” siger Jesper.

Få løftet dine digitale kompetencer

At skabe digital transformation i din kommune forudsætter en løbende udvikling af eksisterende, såvel som nye kompetencer. KL ønsker at bidrage til udviklingen og være med til at sikre højt kompetenceniveau i den kommunale forvaltning og i mødet med borgeren. Derfor udbyder KL en lang række kurser, uddannelsesforløb og netværk. Læs mere om KL's udvalg af kompetenceløftende kurser og uddannelsesforløb nedenfor.