17. juni 2019

Erfaringer fra Favrskov Kommune: At give borgerne adgang til deres egne data er et skridt i den rigtige retning

Siden december 2018 har 5 kommuner givet borgerne overblik over udvalgte sager og ydelser gennem løsningen 'Borgerblikket'. I Favrskov Kommune har projektet været led i en kulturændring om at øge kommunens gennemsigtighed i mødet med borgeren.

De sidste 7 måneder har borgere i Esbjerg, Aarhus, Faaborg-Midtfyn, Favrskov og Vejle Kommuner kunne se et overblik over deres sager og ydelser på borger.dk. Løsningen kaldes Borgerblikket, og de næste 11 kommuner er på vej til at blive koblet på. Borgerblikket er udviklet som led i projektet 'Adgang til Egne Data', der er del af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi

Du kan læse mere om projektet 'Adgang til Egne Data' her.

I Favrskov Kommune har omdrejningspunktet for processen mod at give borgerne adgang til deres egne data været en intern kulturændring og kvalitetssikring af data, fortæller IT-arkitekt og projektleder i Favrskov kommune, Kasper Andreas Allerslev. 

Motivation for at deltage i projektet

Der var flere grunde til, at Favrskov Kommunes blev pilotkommune ifølge Kasper Andreas Allerslev. For det første, var der et politisk ønske om at indgå i projektet.

"Projektet taler ind i en meget aktuel politisk dagsorden. Der er et ønske om øget tillid til kommunen og en øget gennemsigtighed for borgerne. Vi arbejder på at øge troværdigheden hos kommunen og gøre det hele mere gennemsigtigt – både til gavn for borgerne og til gavn for os selv. Adgang til Egne Data-projektet var lige i tråd med det," forklarer Kasper Andreas Allerslev.

En anden motivationsfaktor for Favrskov Kommune har handlet om et kulturelt skifte "Der har ligget noget kulturarbejde i at tale om, at det jo egentlig er borgernes egne data, som de selv får adgang til," siger Kasper Andreas Allerslev. "Vi har været mødt med indtrykket af, at borgerne betragter det som kommunens data, som vi indsamler om dem." 

Værdi for ledelsen har været løftestang

Igennem arbejdet med Borgerblikket har der været stor ledelsesopbakning til projektet i Favrskov Kommune. "Projektet har i høj grad været et ledelsesprojekt, da det har den politiske vinkel. Der har været stor værdi for ledelsen i at kunne vise, at vi ikke bare snakker, vi handler også mod at være mere åbne og transparente," forklarer Kasper Andreas Allerslev og fortsætter:

"I forhold til omfanget af, hvad vi viste i løsningen, så startede vi med færre områder, for det var det, som fagområderne ønskede. Ledelsens indstilling var imidlertid, at ”vi skal ikke være dem, der stiller med færrest områder i forhold til de andre pilotkommuner”, så derfor arbejdede – og arbejder vi stadig – hen mod at vise for et større område."

Samme opbakning har projektet oplevet fra ledelserne i de forskellige fagområder. Ifølge Kasper Andreas Allerslev har de også her kunne se det vigtige og relevante i projektet.

Omstillingens omfang er et spørgsmål om kvalitetssikring

I omstillingen har de mødt visse udfordringer i Favrskov Kommune. For det kræver omstilling, når dokumenttitler, som tidligere kun har været til intern brug, nu skal kunne vises for borgeren. "Sagsbehandlerne skal tænke anderledes, når der er andre, som kan se de dokumenttitler, som de tidligere kun selv har haft adgang til," siger Kasper Andreas Allerslev.

Omstillingen har derfor også været led i, hvad Kasper Andreas Allerslev betragter som et paradigmeskifte internt i kommunen. Og i den omstilling har der været fokus på tryghed for de ansatte i fagområderne omkring, at tingene ser ud, som de skal.

"Hos os har der været et ønske fra fagområderne om meget minutiøst at gennemgå dokumenttitler, om dokumenterne er oprettet korrekt, osv. Det har været en tryghed, som de har efterspurgt i forhold til, om kvaliteten er høj nok. Det er jo et spørgsmål om, om man vil satse på, at de journaliseringsstrategier man har, er efterlevet 100%, eller om man vil være meget grundig," siger Kasper Andreas Allerslev.

Kasper påpeger i den forbindelse, at det derved også er her, omstillingen har kostet mest i Favrskov kommune, fordi det kræver, at hver enkel sagsbehandler gennemgår sine gamle sager. 

Råd til andre, der vil give borgerne adgang til deres egne data

Til andre kommuner som overvejer at blive koblet på Borgerblikket, påpeger Kasper Andreas Allerslev, at Favrskov Kommunes erfaringer i høj grad har båret præg af at være et pilotforløb.

"Vores proces har været meget præget af, at det var et pilotforløb og de usikkerheder, som har fulgt med det. Derfor skal man nok ikke sammenligne de forløb som kommende kommuner skal igennem med vores," fortæller han. Blandt andet er der nu fuld klarhed over, hvordan den endelige løsning er endt med at se ud.

Et tip til andre kommuner er, at det i høj grad er op til kommunen internt at beslutte, hvor meget arbejde man vil lægge i det. "Teknisk set kan man hurtigt blive koblet på løsningen, det kræver nærmest kun en databehandleraftale," forklarer Kasper Andreas Allerslev.

"Så man skal internt i kommunen mærke stemningen i forhold til omfang og tidshorisont. At melde sig klar til Borgerblikket i sig selv er ikke omkostningsfuldt, men hvor meget man vil lægge i det derfra, skal kommunen tage stilling til."

I den forbindelse er der 4 spørgsmål, som man i kommunen kan stille sig selv for at sætte rammerne for et eventuelt arbejde med at give borgerne adgang til deres egne data gennem Borgerblikket.

  • Hvor stort et område, vil man vise sager fra?
  • Hvor hurtigt skal det gå?
  • Hvor langt tilbage i tid vil man vise fra?
  • Hvordan vil man kvalitetssikre de sagsoplysninger, man viser?