06. december 2019

KLE: Sådan gennemgik Nordfyn 275.000 sager før arkivering

Et nyt ESDH-system var anledning til, at Nordfyns Kommune ryddede op i 275.000 sager. Sagerne skulle journaliseres med korrekte KLE-numre inden arkivering. Hele dette arbejde er Nordfyns Kommune nu færdig med, og projektleder Dorthe Haugaard giver sine erfaringer videre til inspiration for andre.

Nyt system

I 2018 skulle Nordfyns Kommune have nyt ESDH-system, og der skulle derfor arkiveres sager til Rigsarkivet. Så var det, at man fik dokumenteret det, man egentlig godt vidste: Der var et problem med alt for mange sager med forkerte KLE-numre. Dorthe Haugaard, økonomisk konsulent i Nordfyns Kommune, husker det tydeligt.

"Vi fik et udtræk fra leverandøren af vores gamle ESDH-system. Udtrækket viste, at vi havde 275.000 åbne og passive sager, som vi skulle tage stilling til, inden at sagerne kunne afleveres," siger Dorthe. 

I løbet af de forgangne år var antallet af sager, der var lagt på forkerte KLE-numre, vokset ganske betragteligt. Opgaven var stor. Men Nordfyns Kommune tog fat fra en ende af.

Sortering og uddelegering

"Vi startede med at sortere de sager fra, som havde en facet, som gjorde sagen bevaringsværdig. Det gjorde vi, fordi vi konkluderede, at hvis man som sagsbehandler havde tænkt over at give sagen den pågældende facet, så havde man haft en god grund til det," siger Dorthe.

Efter denne grovsortering var man nede på 240.000 sager, som der skulle tages stilling til. Udtrækket fra leverandøren bestod i et regneark, og man fordelte så de 240.000 linjer ud på kommunens afdelinger, så de kunne rydde op lokalt.

Processen startede med en workshop-dag for de digitale ambassadører, hvor informationsarkitekt Joachim Eriksson fra KL's kontor for Digitalisering og Teknologi var til stede. Han kunne med det samme besvare spørgsmål vedrørende KLE-numre, og det var en rigtig god start.

"I regnearket er der indsat en kolonne, så når der er noget, der skal ændres, et KLE-nummer eller en facet, kan de skrive det rigtige nummer. Hvis vi ikke ud af sagens navn kan se, om der et forkert KLE-nummer, er vi nødt til at gå ind og se på sagen i selve ESDH-systemet. En langsommelig proces, men det er der ikke noget at gøre ved," siger Dorthe. 

Når så hele arket er udfyldt, med bidrag fra alle de bidragende afdelinger, sender kommunen arket retur til systemleverandøren, som så indlæser det og kører en robot, som omjournaliserer de relevante sager. Derefter kan sagerne arkiveres.

Decentral journalisering

Så altså: Et nyt ESDH-system og afleveringspligt til Rigsarkivet var den udløsende faktor for dette store projekt. Men andre faktorer spillede ind, ikke mindst det, der har med den decentrale journalisering at gøre.

"Der kommer jo flere og flere "ikke-kommunale" medarbejdere til, som ikke er inde i KLE-tankegangen, som mange kommunale medarbejdere er," siger Dorthe.

Hun peger på, at journalisering i dag foregår decentralt ude i kommunens afdelinger, ikke centralt inde på rådhuset. Dorthe ser også spørgsmålet om persondataforordningen, GDPR, i den sammenhæng.

"Den decentrale journalisering har været medvirkende til, at de decentrale enheder jo skulle have et sted at gemme deres personfølsomme oplysninger. Det var jo ret presserende, at de fik et sted, hvor de kunne gemme de oplysninger, som de ikke bare må have liggende på et drev eller lignende. De skal lægge det ned i ESDH-systemet. Det har vi gjort rigtig meget ud af," siger Dorthe.

Det er særligt spørgsmålet om, hvilke oplysninger man må opbevare og hvor længe, som har optaget kollegerne i den forbindelse.

Ny viden er en del af løsningen

For at understøtte projektet med oprydningen i sagerne og for at styrke den gode decentrale kultur for journalisering fremover, tog Dorthe og hendes kolleger tidligt kontakt til informationsarkitekt Joachim Eriksson fra KL. Sådan kunne man begynde at skabe den kulturændring, som understøtter den decentrale journalisering.

"Så vi startede med at afholde nogle kurser, hvor Joachim fra KL kom et par gange, og i år har han haft Dan med, fordi der også er blevet fortalt noget om GDPR,"
Dorthe Haugaard, økonomisk konsulent i Nordfyns Kommune

Dan Bjørneboe er jurist og specialkonsulent fra samme kontor som Joachim og er specialist i GDPR i kommunal sammenhæng. I 2018 havde Dorthe 80 kolleger igennem på kursus, og det samme antal i år, for eksempel skoleledere og skolesekretærer, som ikke er vant til at arbejde med KLE.

Digitale ambassadører baner vejen

Dorthe har trukket en væsentlig del af opgaverne i projektet - hun har selv fået 25.000 sager, som hun har gennemgået. I andre afdelinger valgte man en anden strategi, nemlig at dele sagerne ud i mindre portioner til flere kolleger. Alle er blevet understøttet af kommunens digitale ambassadører undervejs.

"De digitale ambassadører er en gruppe på 25 kolleger fordelt på de 3 rådhuse og på de lokale afdelinger. Og derudover har vi repræsentanter lokalt, og vi mødes så to gange om året om ESDH-relaterede ting og alt muligt, der har med it og digitalisering at gøre," siger Dorthe.

En ledelsesopgave

Den ledelsesmæssige opbakning til projektet har heldigvis været på plads.

"Der har været en accept af, at det her bare skal gøres, og at det var vigtigt. Så det har været en fin proces," siger Dorthe.

Hendes egen chef er gået op i projektet og har taget emnet med på chefgruppemøde, hvor hun har fortalt om projektet og har gjort opmærksom på, at nu skulle nogen have tid til at gennemgå de mange sager.

"Der har været god opbakning, synes jeg," siger Dorthe.

 

 

Vidste I, at KL tilbyder hjælp til jeres arbejde med KLE og journalisering?

Kursus i journalisering, KLE og sagsdannelse

KL udbyder et kursus i journalisering med KL Emnesystematik (KLE) og sagsdannelse, herunder enkeltsagsprincippet og den tilhørende forvaltningslovgivning, som alle kommuner er underlagt. KL Emnesystematik (KLE) er et redskab til systematisk journalisering og identifikation af sager og dokumenter i hele den kommunale forvaltning og kan bidrage til sikker myndighedsdrift.

Læs mere her.