26. august 2019

Lær håndværket og følg gode råd om arbejdsgangsanalyser

Gode arbejdsgange smitter positivt af på kommunernes digitale transformation. Derfor sætter KL fokus på den gode arbejdsgangsanalyse, da arbejdsgangsanalyser er fællesnævneren og universalnøglen i at kende sit forvaltningsområde og organisation, forbedre arbejdsgange, optimere it-systemerne og skabe gode forandringer. Læs mere, og find de gode råd til medarbejdere og ledere i artiklen.

Arbejdsgangsanalyser skaber digitalt samspil

Med arbejdsgangsanalyse kan I skabe sammenhæng mellem arbejdsgange i forvaltningen og indretningen af de it-systemer, som skal understøtte jeres arbejdsgange. Ofte sættes sammenhængen mellem arbejdsgange og it-systemer i spil, idet man indkøber standardsystemer og kommunale fællessystemer.

“Jeg ser en tendens til, at man i takt med digitaliseringen køber flere og flere standardsystemer, som så bliver rettet til. Det betyder, at ens arbejdsgange skal indrettes efter det system, man nu har - eller er på vej til at få”
Gitte Svendsen

Gitte Svendsen, ekspert i arbejdsgange og ekstern konsulent i KL, har i årtier arbejdet med at optimere kommunale arbejdsgange. Hun er ledende underviser på KL’s kurser i arbejdsgangsanalyse og peger på, at tilpasningen naturligvis også kan gå den anden vej, hvor man med udgangspunkt i sine arbejdsgange indkøber og tilpasser sit it-system samt afdækker automatiseringsmulighederne.

Forandring kommer indefra

Digitalisering indebærer forandring og det gælder om at få greb om forandringen, inden forandringen får greb om jer. Med arbejdsgangsanalyse som værktøj og metode får I lettere styr på arbejdsgangene i forvaltningen, og I kan lettere indrette, tilpasse og udnytte funktionaliteten i jeres it-systemer. Gode og effektive arbejdsgange er en vigtig forudsætning for den gode digitale transformation.

Løft kompetencerne over en bred kam

Overlad ikke kun den digitale transformation til nogle få eksperter. Hvad angår arbejdsgange er alle for så vidt eksperter. Er man sagsbehandler har man ekspertviden og erfaring på sit forvaltningsområde. Er man projektleder og it-kyndig er man ekspert på implementering og tilretning af it-systemer, men man er naturligvis længere væk fra det fag-faglige indhold i forvaltningen. For både sagsbehandlere og projektledere gælder det, at når man løfter deres kompetencer i arbejdsgange over en bred kam, lykkes digitaliseringen bedre. Når flest muligt kender grundtrinene i arbejdsgangsanalyser trækker alle på samme hammel, og alle kompetencer kommer i spil.

Arbejdsgangsanalyser er fællesnævneren og universalnøglen i at kende sit forvaltningsområde og organisation, forbedre arbejdsgange, optimere it-systemerne og skabe gode forandringer.

Tre gode råd til dig som medarbejder

Som medarbejdere og sagsbehandlere er I ofte de medarbejdere, der er dybest inde i forvaltningens arbejdsgange. I har derfor masser at byde ind med, når arbejdsgange skal optimeres, eller når it-systemer skal tilpasses til jeres forvaltning. Med bare et kort kursus i arbejdsgangsanalyse får I sat begreber og metode på jeres viden, og I kan gå i gang straks derefter.

Dog skal man gøre sig bevidst om, at arbejdsgangsanalyse tager tid. Derfor skal I sørge for at sætte jeres arbejde med arbejdsgange i kalenderen, og sætte klare mål. Derudover er det væsentligt at have opbakning fra jeres leder, så tid og ressourcer prioriteres til forandringsarbejdet.

En god gruppe giver fælles styrke og arbejdet med arbejdsgange vil ofte kræve mod og vilje af jer. Ofte vil der opstå tvivlsspørgsmål under analysen af arbejdsgange og derfor vil det være en god idé at nedsætte en gruppe, hvor I kan hjælpe hinanden på tværs.

Tre gode råd til dig som medarbejder

  1. Gå i gang! “Gå i gang, selv om du er usikker, og gør det i det små, og vær glad for dét. 10 små, gode forbedringer er ofte lige så gode som én stor”.
  2. Brug tiden, og vær realistiske! “Man skal gøre sig klart, at det tager tid, og at det kræver ressourcer. Det skal man være bevidst om, så man ikke hovedkuls siger ja til noget, som der ikke er sat tid og ressourcer af til ”.
  3. Hjælp hinanden!Hjælp hinanden. Lav en gruppe. Det kan være en gruppe i din afdeling, i din forvaltning, kommune eller på tværs af kommuner sammen med folk, der er interesseret i arbejdsgange ligesom du,”.

Tre gode råd til dig som leder

Som leder har du et særligt ansvar for at få de gode forandringer med arbejdsgangene til at ske. For at sikre konkrete forandringer gennem arbejdsgangsanalyse bør du fastholde dit strategiske digitale fokus ved også at fastholde din støtte til, at dine medarbejdere er mentalt klar til forandringer i arbejdsgangene og kan bidrage aktivt.

Du har som leder ansvaret for at allokere din enheds ressourcer. Det gælder også, når det kommer til jeres arbejdsgange. Ingen forandring kommer af sig selv, så tid og ressourcer skal der til. Det kan betale sig at sende medarbejderne på kursus i arbejdsgangsanalyse, selvom det ikke er alle, der skal være arbejdsgangseksperter. Men sammen løfter I kompetenceniveauet og skaber en forandringskultur, der gavner din enhed og hele kommunen.

Tre gode til dig som leder

  1. Tal det op! “I det daglige handler det om at tænde den hellige ild hos sagsbehandlerne, som i den sidste ende er dem der skal 'bære' forandringerne så implementeringen af forandringer bliver til noget,”
  2. Prioritér det! “Det kan betale sig at sende eksperterne på de lange kurser og de øvrige sagsbehandlere på kortere kurser - om det bare er et kursus på en dag eller en kort workshop,”.
  3. Skab balancen! “Det er klart, at ved de helt store projekter, hvor man skal implementere store it-systemer eller ønsker store organisatoriske og kulturelle forandringer, skal der eksperter indover med erfaring i organisationsændring og projektledelse. Der vil altid være forskelle mellem dine sagsbehandlere, som er fageksperter, men lægfolk i arbejdsgangsanalyse, og så på den anden side konsulenterne og projektlederne som er fageksperter i implementering og kulturforandring, og til gengæld ikke nødvendigvis er eksperter i det konkrete fagområde. Begge kompetencer er vigtige, for at nå i mål med forandringer”

KL udbyder kommunerettet to-dages kursus i arbejdsgangsanalyser

Tag et kig i kursusbeskrivelsen for KL’s kursus i arbejdsgangsanalyse.