25. april 2019

Genbrug og nærvær: Sådan implementerer Esbjerg Aula

Lokal kommunikation og en lettilgængelig projektorganisation er nøgleordene i implementeringen af Aula i Esbjerg Kommune. Her trækker man på 5 års arbejde med at samtænke skoler og dagtilbud i kommunens it-systemer.

På skuldrene af tidligere implementering

For 5 år siden, mens Brugerportalsinitiativet endnu blot var ord i en økonomiaftale, begyndte Esbjerg Kommune at implementere Rambølls it-system Hjernen & Hjertet som trivselsværktøj i dagtilbud og skoler. Det var en proces, der lagde vægt på værdien af lokale forskelle og på et positivt møde mellem dagtilbuds- og skoledagsordener. I dag implementeres Aula ud fra samme principper som dengang.

Dagtilbud og skoler i samme rum

Både skoler og dagtilbud har fra begyndelsen været repræsenteret i kommunens styregruppe for implementering af Aula i skikkelse af en udvalgt skoleleder og en udvalgt dagtilbudsleder. Det skal bl.a. sikre, at dagtilbuddene ikke får trukket dagtilbudsarbejdsgange ned over hovedet, fordi de kommer på Aula sidst, ligesom den fælles mødeplads styrker overgangen mellem skoler og dagtilbud.

- Hvis man som os vil have dagtilbud og skoler til at knytte sig tættere sammen, i systemer og i det hele taget, må man sætte dem i samme rum og lade dem byde ind på de samme beslutninger, siger Annette Bekker, der er udviklings- og digitaliseringskonsulent med ansvar for dagtilbud, datasikkerhed og sammenhæng i forbindelse med implementeringen af Aula.

Områdeledere styrer kommunikationen

Dagtilbuddene og skolerne er også i front i arbejdet med kommunikation i forbindelse med Aula, hvor ansvaret primært bæres af lederne fra skole- og dagtilbudsområderne, som så rapporterer tilbage til styregruppen.

Kommunikationen med forældrene om, at Aula er den nye platform, er forankret lokalt. Der er ikke udarbejdet en færdig kommunikationspakke – man former kommunikationen der, hvor man kender de aktuelle behov.

Implementering på tre ben

- Vi oplevede med Hjernen & Hjertet, at jo mere dagtilbuddene og skolerne selv havde opgaven med at møde det overordnede mål, jo bedre forankring fik systemet hos dem, fortæller Annette Bekker.

- Vores implementering står på tre ben, hvor det første er selve Aula som it-værktøj og den arkitektur, vi bygger Aula ind i. Det andet ben er at skabe og styrke de mest hensigtsmæssige arbejdsgange i brugen af systemet – noget, vi gør med rum til, at noget kan gøre anderledes lokalt, selvom vi har som mål at "gøre det nemt at gøre det rigtige", og at alt kun skal tastes et sted. Det tredje ben – medarbejderne og lederne og deres arbejde med Aula – bliver understøttet fra projektet, men styres af de lokale ledere.

- Vores ansvar på denne front er at være tydelige om vores forventninger og at følge op på deres arbejde og behov, siger Anette Bekker.

Tillid og nærvær

Ordet tillid dukker op mange gange i samtalen, når Annette Bekker fortæller om Esbjergs tilgang til implementering af systemer på dagtilbuds- og skoleområdet. Noget af tilliden er optjent over de sidste fem år og svær lige at kopiere for andre kommuner, men nøglen til at vedligeholde tilliden er opnået ved med Annette Bekkers ord at være nærværende.

Projektlederne er meget til stede på projektets digitale dialogportal, på telefonen og ved workshops ude på skolerne, hvis der er ønske om det. Der føres en log over mønstre i henvendelserne, og hvis fx 5 skoler oplever de samme udfordringer, rykker projektlederne ud med en workshop til dem.

Materialer produceres på forespørgsel

Ud fra samme tillids- og nærværstankegang udvikles mange andre af kommunikationsprodukterne (det kunne være fx foldere og flowdiagrammer) ikke på forkant, men efter dagtilbuddenes og skolernes behov.

- Dengang vi begyndte implementeringen af Hjernen & Hjertet, havde vi mange færdige kommunikationsprodukter liggende klar. Men vi fik dem ikke nødvendigvis brugt, og fx de flowdiagrammer, der stadig hænger på mange skoler og i mange dagtilbud i dag, lavede vi, da brugerne begyndte at føle et stort behov for dem. I dag går vi ind i Aula-implementeringen med langt færre forproducerede produkter, fortæller Annette Bekker.

Efterspurgte materialer lever bedre

- Vi laver kommunikationsprodukterne, når medarbejderne og lederne efterspørger dem, og vi oplever, at materialerne lever bedre, når de er blevet til med udgangspunkt i et klart formuleret behov hos brugerne. Det tør vi, fordi vi får at vide, at medarbejderne og lederne har tillid til os. Men det betyder selvfølgelig også, at vi skal rykke stærkt, når der kommer ønsker, siger Annette Bekker.

Hun tilføjer i samme åndedrag, at man i denne implementering sandsynligvis kommer til at henvise meget til KOMBITs og Netcompanys materiale, fordi det er den hurtigste og sikreste måde at have helt aktuel information på netop dette projekt.

Klar til start

Projektorganisationens næste skridt er i august eller september at lave en afdækning, hvor man spørger lærerne, om de savner noget fra projektlederne.

Det kunne for eksempel være materialer, eller det kunne være i forhold til forandringer i kultur og arbejdsgange affødt af Aulas ankomst. Lederne er allerede løbende blevet stillet samme spørgsmål, og nu står man klar til at få medarbejdernes side af sagen, efter de har arbejdet en måneds tid med Aula i hverdagen.

- Vi vil gerne sætte ind i den første tid, hvor man kan opleve, at et nyt system driller. Hvis man ikke bliver støttet lige der, kan man ende med at finde på alternative arbejdsgange i stedet for dem, der er besluttet, og vi vil hjælpe medarbejderne med at holde fast, siger Annette Bekker.