29. januar 2019

Ressourcestyring giver bedre rammer for skoleområdet

I Faaborg-Midtfyn Kommune har forvaltningen og skoleledere sammen skabt en fælles forståelse af, at ressourcestyring er en forudsætning for den faglige udvikling samt stabile personale- og driftsvilkår.

Faaborg-Midtfyn Kommune arbejder ud fra en tankegang om, at hvis det skal lykkes at skabe den bedst mulige folkeskole, så kræver det, at der er styr på ressourcerne. Derfor har de indgået et samarbejde med KL's Konsulentvirksomhed (KLK) om, hvordan bedre faglig planlægning og ressourcestyring kan frigive ressourcer på skoleområdet.

Det handler ifølge Michael Gravesen, der koncernchef for Opvækst og Læring i Faaborg-Midtfyn Kommune, bl.a. om at få bedre styr på planlægningen af skoleåret.

”Vi har fået grundlag for at drøfte den faglige planlægning i sammenhæng med ressourcestyringen på skoleområdet. Det har vi fået gennem en gennemsigtig og systematisk tilgang til skoleårets planlægning samt en øget digitalisering.” siger han.

I Faaborg-Midtfyn har det større fokus på ressourcestyring derfor betydet en bedre prioritering af ressourcerne i forhold til det, der giver mest kvalitet i løsningen af kerneopgaven. Ifølge Michael Gravesen kan det dog ikke stå alene. Der er også behov for, at indsatsen understøttes af data på området.

"Der er et stort behov for, at vi får drøftet brugen af relevant data på skoleområdet, fordi kvalificeret brug af data kan frigøre ressourcer og vise, om vi er på rette vej i forhold til børnenes læring og udvikling." siger han.

Tre fokusområder for skolelederne

Ifølge Michael Gravesen skal skolelederne grundlæggende balancere mellem tre centrale planlægnings- og styringselementer, når skoleåret skal tilrettelægges, og de faglige ressourcer skal fordeles. De tre centrale elementer er: faglig planlægning af skoledagen, personalemæssige rammer og arbejdstidsregler, samt skolens ressourceanvendelse og samlede budgetoverholdelse.

”Skolelederne har på den ene side et økonomisk incitament til at øge kravene til, hvor meget lærerne skal undervise. På den anden side skal de sikre tilstrækkelig faglig kvalitet i undervisningen og understøtte medarbejdernes arbejdsmæssige motivation og engagement. ”, forklarer Michael Gravesen.

Der er således både økonomiske, personalemæssige og faglige hensyn forbundet med skolelederens ansvar for skoleplanlægningen. De tre centrale elementer er afspejlet i den proces, som Faaborg-Midtfyn Kommune satte i gang i samarbejde med KLK for at skabe sammenhæng i indsatsen. De tre spor fokuserede på:

  • Økonomistyringssporet fokuserede på at undervise ledere på institutionsniveau. Målet var bl.a. at udvikle en grundlæggende viden hos lederne om begreber, sprog og overordnede sammenhænge i økonomistyring, samt konkrete redskaber om relevante data i økonomistyring af egen institution.
  • Ledelsessporet handlede om arbejdet med prioritering af, hvordan lærerne anvender deres arbejdstid, og hvordan man kan udvikle og forandre en organisation gennem brugen af en række ledelsesredskaber.
  • Implementeringssporet fokuserede på at skabe en fælles datakultur i forvaltningen og et bedre overblik over skolens personaleressourcer gennem administration af skoleårets planlægning, vikardækning, løn, fravær samt årsopgørelser. 

Involvering og tæt opfølgning

For yderligere at understøtte indsatsen har både skoleledere, afdelingsledere og tillidsrepræsentanterne løbende været involveret i processen omkring arbejdet med ressourcestyringen. Det er sket gennem en række seminarer samt konkrete og praktiske undervisningsforløb, hvor skolederne i praksis kunne planlægge skoleåret. For Faaborg-Midtfyn Kommune har processen været med til at understøttet den fælles forståelse af behovet for ressourcestyring.

Selvom processen har været karakteriseret ved en positiv og tillidsfuld tilgang blandt både skoleledere, afdelingsledere og tillidsrepræsentanter, har det været en udfordring for mange ledere at benytte et nyt og fælles system i forhold til den omfattende opgave, som det er at planlægge skoleåret.

”Jeg har undervejs haft fokus på en åben dialog mellem skoleledere og tillidsrepræsentanter i forhold til, at der skal være plads til at lave fejl. Denne tilgang er på baggrund af et godt, tillidsfuldt og gensidigt samspil på tværs af ledelsesstrengen i Opvækst og Læring samt tilsvarende samarbejde med de faglige organisationer", siger Michael Gravesen.

Han er dog ikke i tvivl om, at projektet har medført højere kvalitet og en mere effektiv ressourceanvendelse i Faaborg-Midtfyn Kommune.

"Samtlige skoleledere har givet udtryk for, at indsatsen er meningsfuld, og at der gennem bedre faglig planlægning faktisk er realiseret en bedre ressourceanvendelse på skolerne", afslutter han.

Gevinster ved en fælles forståelse

Processen omkring arbejdet med ressourcestyring i Faaborg-Midtfyn Kommune medførte således en overordnet indsats i forhold til at skabe en fælles forståelse af, at ressourcestyring er en forudsætning for faglig udvikling samt stabile personale- og driftsvilkår. Den fælles forståelse blev samtidig understøttet af et samarbejde mellem ledere og medarbejdere på skoleområdet om et fælles planlægningssystem på hele 0-18 årsområdet.

Overordnet har hele processen været positiv, og har været med til at skabe en bedre ressourcestyringen på skoleområdet. Det kommer til udtryk ved, at kommunen har fået:

  • Bedre arbejds- og timeoversigt for alle medarbejdere
  • En mere effektiv anvendelse af både pædagog- og lærertimer til gavn for eleverne
  • Frigjort økonomisk råderum gennem bedre tilrettelæggelse af bl.a. timeforbrug ved lejrskole, udbetaling af undervisningstillæg, vikardækning mv.
  • Mere gennemsigtighed i ressourceanvendelsen for ledelsen, medarbejdere og forvaltning
  • Frigjort ledelsestid og lettere administration
  • Bedre og mere kvalificerede budgetopfølgninger i sammenhæng med den faktiske aktivitet.

I forhold til den konkrete undervisningstid har ressourcestyringen betydet frigivelse af fagtimer. ”Helt konkret er der blandt andet frigjort cirka én fagtime mere pr. lærer pr. uge i et skoleår alene gennem bedre tilrettelæggelse af 6. ferieuge” fortæller Michael Gravesen.

I forbindelse med indsatsen var der en rammereduktion på 1 procent. Alle frigjorte ressourcer er dog forblevet indenfor den enkelte skoleleders eget budget og disposition. Det kan være et incitament til at omstille og udvikle området med henblik på at frigøre ressourcer til lokale prioriteringer på skolerne.