25. februar 2019

Ringkøbing-Skjern Kommune styrker budgetstyringen med stor effekt

Kommunerne oplever generelt et stort udgiftspres. Der er derfor gode argumenter for at finde ressourcer indenfor områder, hvor borgeren ikke mærker det i dagligdagen. Det har Ringkøbing-Skjern Kommune haft succes med.

I 2010 fik Ringkøbing-Skjern Kommune gennemført en analyse der viste, at kommunen var den fjerde mindst produktive indenfor bogholderi ud af de 14 deltagende kommuner i analysen. Den mest effektive af de undersøgte kommuner var over 60 pct. mere produktiv end Ringkøbing-Skjern Kommune.

En væsentlig årsag til forskellen var bl.a. Ringkøbing-Skjern Kommunes meget decentrale organisering af bogholderi, hvor en stor del af opgaverne blev udført af sekretariatspersonale eller decentrale ledere, der ikke havde det som deres kerneopgave. Samtidig var opgaverne indenfor bogholderi i højere grad blevet specialistopgaver med relativ komplicerede økonomi- og debitorsystemer, hvilket tilsammen gav en meget varierende kvalitet.

På den baggrund vurderede Ringkøbing-Skjern Kommune, at det var nødvendigt at styrke budgetstyringen i form af øget fokus på ledelsestilsyn, sparring og rådgivning til de decentrale enheder samt kvaliteten i selve opgavevaretagelsen indenfor bogholderi.

Centralisering af to omgange

I 2014  blev det derfor besluttet at centralisere økonomifunktionen for at imødekomme det store ressourceforbrug og den store forskel i kvaliteten indenfor bogholderi herunder budgetstyring og -opfølgning samt ledelsestilsyn.

Centraliseringen skete over to omgange, hvor først fakturabehandling og bogføring på mellemniveauet blev samlet i kommunens centrale økonomifunktion. Dette blev efterfulgt af en samling af ressourcer fra kommunens 83 decentrale enheders, der blev anvendt på bogholderiopgaver.

I forbindelse med processen havde Ringkøbing-Skjern fokus på at digitalisere og simplificere processerne, så en person, der hvor det er muligt, kom til at varetage hele arbejdsgangen. Det betød at kerneopgaven i forhold til bogholderi, blev samlet hos få dedikerede medarbejdere.

Ved at centraliseringen skete over to omgange kunne Ringkøbing-Skjern Kommune sikre, at der var tid til at tilpasse organisationen til ændringerne gennem forventningsafstemning med de decentrale ledere, ligesom det var muligt at lære af erfaringer fra første centraliseringsrunde.

Gode gevinster ved centralisering

Gevinsten for centralisering af økonomifunktionen var en øget produktivitet med en besparelse på 22 pct. årligt for den samlede økonomifunktion inklusiv øget investering til konsulent- og controllerindsats. Derudover blev kvaliteten forbedret gennem hurtigere behandlingstid, løftede servicekrav samt et ensartet kvalitetsniveau på tværs af forvaltningerne.

"Det har helt klart levet op til forventningerne. Vi har set en intern gevinst hos os selv, som ikke havde været så stor, hvis det hele havde været spredt ud over kommunen. Det har betydet, at vi har kunne spare 3,5 mio. kr. ved at samle økonomifunktionen og herved bedre udnytte digitaliseringsmulighederne, der ligger i automatisering af vores systemer. Ved fuld implementering gældende fra og med 2017 har udviklingen med digitalisering/automatisering siden medført, at besparelsen er øget til ca. 5 mio. kr. ved indgangen til 2019." udtaler Jan Aas, Økonomichef i Ringkøbing-Skjern Kommune.

For Ringkøbing-Skjern Kommune har centraliseringen af økonomifunktionen givet en række synergieffekter, og der er i dag stor tilfredshed med resultatet hos fagcheferne, ligesom tilbagemeldingen fra den eksterne revision viser, at kvaliteten i opgaverne indenfor bogholderi generelt er høj.

Der er derfor ifølge Jan Aas gode argumenter for at centralisere økonomifunktionen, da det er muligt at finde ressourcer indenfor områder, der ikke kun fokuserer på de store velfærdsområder.

Fokus på dialog

Overordnet set har Ringkøbing-Skjern Kommune oplevet en positiv tilgang til centraliseringen af økonomifunktionen. Den primære årsag har været et godt samspil med de decentrale enheder med fokus på at skabe dialog.

Det er sket gennem forskellige mødeformer herunder både kollektive og individuelle ledelsesmøder samt nedsættelse af arbejdsgrupper, hvilket til sammen har bidraget til at skabe en god implementeringsproces.

Formålet med inddragelsen har været at imødekomme en række udfordringer, da centraliseringen af økonomifunktionen gav en reducering af ressourcer til sekretær- og andre administrative stillinger hos de decentrale enheder. Det betød, at en mindre andel af de decentrale ledere havde svært ved at give slip på opgaven omkring bogholderi, hvilket for en kortere periode resulterede i "skyggestillinger" med dobbeltarbejde til følge.

"Det har handlet om samspillet med aftaleenhederne (red. decentrale enheder). Vores styrke har helt klart været vores fokus på dialog, hvor rutinerede økonomikonsulenter har drevet processen igennem. Vi har her forsøgt at forventningsafstemme og udvist fleksibilitet i forhold til den enkelte leders ønsker." udtaler Jan Aas.

Hele processen har betydet, at der i dag er opbygget en tæt relation mellem de centrale økonomikonsulenter og de decentrale ledere, der er afgørende for den fortsatte succes.

Der er nemlig fortsat behov for dialog, og en gang om måneden bliver der derfor holdt møde, så de decentrale ledere kan få hjælp til budgetstyring og –opfølgning. Den centrale økonomifunktion agerer herved både som konsulent og controller i forhold til de decentrale enheder.

Klar til mere automatisering

Succesen bag centraliseringen af økonomifunktionen er understøttet af en automatisering af processerne bag bogholderi, men ifølge Jan Aas er det fremadrettede potentiale stadigvæk stort.

For Ringkøbing-Skjern Kommune har centraliseringen af økonomifunktionen givet et fundament at stå på, hvor der er kommet styr på de grundlæggende processer i form af simplificering og optimering af opgaverne ligesom kompetencerne er blevet styrket.

Med centraliseringen af økonomifunktionen er organisationen derfor i højere grad moden til at gå videre med nye initiativer. Det næste skridt for Ringkøbing-Skjern Kommune vil derfor være at bygge ovenpå med nye automatiseringer, systemer og robotter, hvor også machine learning vil komme mere i spil.