25. februar 2019

Indspark:
Charlotte Vibe Seeberg om kategoristyring på indkøbsområdet

Hvad er det mest succesfulde projekt, I har sat i søen i forhold til at omstille og udvikle?

Helt ubetinget: udrulning af kategoristyring på indkøbsområdet. At udrulle kategoristyring i sin fulde form betyder en transformation af tilgangen til kommunes forbrug hos eksterne leverandører. Det vender ganske enkelt op og ned på, hvor en indkøbsafdeling skal lægge sin indsats. Kategoristyring gør det klokkeklart, hvor kommunen får mest værdi ud af sin indkøbsafdeling.

 

Kategoristyring

Kategoristyring er et værktøj til at sikre systematisk og tværgående køb via styring på hovedgrupper af varer eller tjenesteydelser og allokering af en indkøbsafdelings ressourcer derhen, hvor kommunen får størst gevinst af det.

Kategoristyring giver således et udgangspunkt for at tænke køb af produkter eller ydelser på tværs af organisationen og ikke isoleret i den enkelte forvaltning. Gennem kategoristyring ændres fokus således fra det ”rene indkøb” til totaløkonomien i opgaveløsningen, og der opbygges en stærk styring af forbruget i den enkelte fagforvaltning.

Et helhedsbillede på køb af en gruppe af varer eller tjenesteydelser giver mulighed for aktivt at tage stilling til, hvad der skal drive indkøbet på et område, og hvad man forventer, at de enkelte indkøb skal føre til, herunder fx effektiviseringsgevinster, kvalitetsudvikling, progression hos en borger eller andet. Gode indkøbsdata er en forudsætning for at arbejde med kategoristyring.

 

Kategoristyring vil i 9 ud af 10 kommuner betyde, at fokus flyttes fra varekøb (udbud, kontraktstyring, compliance, webshop mv.) til tjenesteydelser (implementering af processer til stærk forbrugsstyring i det enkelte fagområde/forvaltning) – og dette taget i mod med glæde i fagområderne/forvaltningerne.

Hvilke faglige og økonomiske gevinster har det medført?

Vi har indtil videre gennemført optimeringsprojekter (fundamentet for en stærk forbrugsstyring) på det specialiserede område og på arbejdsmarkedsområdet. På begge områder kigger vi ind i betydelige besparelser – og formentlig også på en interessant udvikling på servicen til borgeren.

Hvad har været den største succes?

At få skabt et engagement hos fagcheferne om at ville lykkes med dette. De udviser et beundringsværdigt mod, og stiler mod at ligge i top inden for stærk forbrugsstyring.

Hvad har været den største udfordring?

Helt lavpraktisk at få kalendergymnastikken til at gå op, når vi har skulle holde workshops med medarbejdere med borgerkontakt. Deres kalendere er ofte låst af møder med borgere.

Hvad har overrasket dig mest?

Den imponerende udvikling som både mine egne medarbejdere har gennemløbet – men sandelig også medarbejdere og chefer på det specialiserede område og arbejdsmarkedsområdet. De har på ganske få måneder taget en ny styringstankegang til sig – der er ingen tvivl om, at de kommer til at lykkes med en stærk forbrugsstyring.

Hvad er de vigtigste greb, I har taget for at få processen til at lykkedes?

  1. Entrér med et konsulenthus, som erhvervslivets førende virksomheder anvender til at implementere kategoristyring, til at få grupperet jeres samlede forbrug i få, relevante kategorier. Rudersdals samlede årlige forbrug hos eksterne leverandører på ca. 1,3 mia.kr. er grupperet i 16 kategorier.Dette skaber grunden for udpegning af indsatsområder – hvor får kommunen mest værdi ud af indkøbsafdelingens indsats.Vi har anvendt Prokura og været fuldt tilfredse med deres kvalitet.
  2. Få trænet indkøbsafdelingen i kategoristyring, så de er klar til at rulle det ud i resten af organisationen.
  3. Træn medarbejderne i indkøbsafdelingen i den ny rolle som forandringskonsulenter i kerneforretningen. Medarbejderne skal forstå at balancere på knivsægget mellem at sikre rette fremdrift og lægge tempoet, så fagområdet/forvaltningen får det ”helt under huden”.

Hvad er dine bedste råd til andre kommuner, som har lyst til at give sig i kast med lignende projekter?

Gør det helhjertet!

Hvor ser du de største potentialer med hensyn til omstilling og udvikling fremadrettet?

At udrulle kategoristyring på det kommunale forbrug skaber en helt ny tilgang til styringen. Der er ikke tale om en forbedret kontrakt, en bedre pris eller en bedre kontraktstyring. Der er tale om en retænkning af, hvad føder et forbrug hos en ekstern leverandør, hvordan sikrer vi den bedst mulig styringsramme omkring dette forbrug, hvordan sikrer vi borgeren det bedst mulige forløb mv.

Der er ikke tale om en neddrosling af kvalitet eller service, men en aktiv stillingtagen til hvordan vi etablerer den bedst mulige styring af det besluttede kvalitets- og serviceniveau.

Vores erfaringer er, at det både giver en bedre økonomi og en bedre arbejdsglæde blandt de, der er ansvarlige for styringen af det konkrete forbrug, eksempelvis dagtilbud på det specialiserede område.

Indkøbschef i Rudersdal Kommune, Charlotte Vibe Seeberg, kan kontaktes på seeb@rudersdal.dk