11. september 2018

Kickstart udviklingen på ejendomsområdet med en strategi

Kommunerne arbejder forskelligt med deres ejendomsstrategier, men fælles for dem er, at de giver en samlet retning og et mandat, som åbner op for udvikling.

En opgørelse fra KL viser, at en femtedel af kommunerne har vedtaget en strategi for hele ejendomsområdet, men flere kommuner er godt i gang med at formulere mål og visioner for at sætte skub i udviklingen på området.

Og der kan ifølge en række af de kommuner, der har en ejendomsstrategi, være et stort potentiale i at lave en ejendomsstrategi. Den skaber nemlig retning, forpligter parterne til at gå samme vej og giver ejendomsadministrationen handlekraft til at skabe forandringer på tværs.

Billede 1: Kommuner med en politisk vedtaget ejendomsstrategi

21 ud af 98 kommuner har formuleret en eksplicit samlet strategi for ejendomsområdet.

Kommunernes fokus på at få udviklet en ejendomsstrategi hænger formentlig sammen med, at ejendomsområdet over de senere år har fået stadigt større politisk opmærksomhed. Det bliver i stigende grad opfattet som afgørende for at understøtte kvaliteten af kommunale aktiviteter.

En gennemgang af et udsnit af kommunernes ejendomsstrategier viser, at kommunerne fokuserer på en bred vifte af mål og visioner – nogle af tematikkerne får dog mere opmærksomhed end andre.

 

Boks 1: Ejendomsstrategiernes fokuspunkter 

  1. Multifunktionel, fleksibel og optimal tilpasning/udnyttelse/anvendelse af kvadratmeter
  2. Intelligent og bæredygtigt byggeri
  3. Vedligehold af bygninger
  4. Tværgående, professionel styring og drift
  5. Totaløkonomi
  6. Understøttelse af kommunale aktiviteter
  7. Datagrundlag for porteføljestyring
  8. Dialog og samarbejde
  9. Arkitektonisk kvalitet i bygningerne
  10. Balance mellem eje og leje
  11. Efterslæb
  12. Kvalitetsstandarder

Gennemgående tematikker i kommunernes ejendomsstrategier, listet efter hyppighed.

Listen i boks 1 indikerer, at der er mange veje til at effektivisere og udvikle ejendomsområdet, og netop derfor kan en samlet strategi bidrage til at prioritere indsatserne og sætte retning for arbejdet, hvis den følges op med en konkret handleplan.

Strategien er et vigtigt aftaledokument

Svendborg Kommune har siden 2014 arbejdet med en strategi for ejendomsområdet, som har givet en besparelse på 27 millioner kr.

Læs Svensborg Kommunes ejendomsstrategi her

Ifølge ejendomschef i Svendborg Kommune Søren Bach-Hansen har ejendomsstrategien fungeret som et vigtigt fundament for udviklingsprocessen, fordi den har skabt en klar retning for alle.

Selvom selve strategien nok ikke er noget, der anvendes af den enkelte medarbejder i hverdagen, har den alligevel stor betydning for effektiviseringen af området.

"Strategien er afgørende for at komme til målet. Det er nødvendigt, og det har fungeret i forhold til at sætte retning og beslutte, hvilket 'barn' man er ved at skabe. Det har ikke været nødvendigt at ajourføre den endnu, men vi går nogle gange tilbage til byrådet og får nyt mandat til at handle, når der er behov for det", forklarer Søren Bach-Hansen.

Han betegner samspillet med kommunalbestyrelsen, som afgørende for udvikling af ejendomsområdet, fordi politikerne har holdt fast i strategien – og givet ejendomscenteret fornyet handlekraft, når der har været behov for det.

Ejendomsadministration skal understøtte kommunens politiske mål

Lars Østergaard, som er ejendomschef i Egedal Kommune, kan nikke genkendende til vigtigheden af at have en samlet kommunalbestyrelse bag ejendomsstrategien.

I Egedal Kommune har de for nylig opdateret deres ejendomsstrategi, og efter en længere proces med mange drøftelser, har kommunalbestyrelsen vedtaget en strategi, som de tager ejerskab til og refererer til i deres daglige arbejde.

Læs Egedal Kommunes ejendomsstrategi her

Den nye ejendomsstrategi har til formål at skabe en ny tilgang til ejendomsområdet i Egedal Kommune, der går fra at se ejendomsadministrationen som en særskilt disciplin til at være en integreret del af at opnå kommunens politiske mål.

"Det giver eksempelvis ikke så meget mening at tale om svømning uden også at tale om svømmehallen, eller om læringsmiljø for børn uden at tale om indeklima – de elementer går hånd i hånd", siger Lars Østergaard

Den tilgang giver ejendomscenteret en naturlig platform og et stærkere mandat til at starte drøftelser på andre fagområder om fx kapacitet, end de havde før.

"Strategien er et helt nødvendigt redskab til at få lavet en professionel ejendomsdrift. Det er svært at forestille sig at løfte det op på dagsordenen uden strategien og få de andre fagcentre med ind i kampen på ejendomsområdet, når de allerede har meget andet på dagsordenen", siger Lars Østergaard.

Den nye tilgang stiller dog nye krav til medarbejderne i kommunen.

"Det er ikke længere nok at være en dygtig bygningskonstruktør. Du skal være i stand til at arbejde i en politisk kontekst, kende andre fagområder og være i stand til at indgå i dialog med dem – Hvad er den moderne pædagogiske snak – hvad fylder osv.?", siger Lars Østergaard.

Den nye tilgange betyder ifølge Lars Østergaard, at Egedal Kommune må holde medarbejdernes kompetencer for øje og klæde dem på til at varetage et mere dialogbaseret arbejde.