11. september 2018

Digitalisering af planlagte vedligeholdelsesopgaver giver gevinster

Mobil og digital ejendomsservice gør det nemmere for kommuner at planlægge, præcisere og effektivisere vedligeholdelsesopgaver.

Digitalisering står højt på den kommunale dagsorden, og har nu også fundet sin vej til ejendomsområdet. Digitalisering af ejendommes vedligeholdelsesopgaver er således noget flere kommuner fokuserer på. En række kommuner har igangsat projekter, hvor de digitaliserer hele eller dele af vedligeholdelsesopgaven.

Nogle kommuner har valgt at prioritere digitaliseringen på de akutte opgaver, som blandt andet inkluderer forsprængte vandrør, smadrede vinduer etc.

Der er imidlertid flere og større gevinster at hente ved også at bruge digitale værktøjer til optimering af den planlagte vedligeholdelse af ejendommen.

Det skyldes, at de planlagte opgaver typisk er de opgaver med de største omkostninger, og hvor digitale værktøjer kan understøtte processer bedst muligt.

Flere gevinster ved at digitalisere den planlagte vedligeholdelse

KL har været i kontakt med Devoteam, som specialiserer sig indenfor digital forretningsudvikling og innovativ teknologi. De har samlet op på deres erfaringer fra konkrete indsatser, som kommuner har foretaget i forbindelse med digitalisering af ejendomsområdet.

Devoteam peger på, at når kommuner digitaliserer de planlagte opgaver, og ikke kun de akutte, skabes der gennemsigtighed i opgaveløsningen.

Det medvirker til, at kommunerne for det første får et samlet overblik over ressourceforbruget i forbindelse med de mange vedligeholdelsesopgaver, og at kommunerne for det andet bliver i stand til at planlægge opgaverne mere effektivt.

Det gælder både for den løbende vedligeholdelse og for den langsigtede, strategiske planlægning for ejendomme og portefølje. Den digitale planlægning kan dermed gøre kommunerne i stand til at gennemføre vedligeholdelsesopgaverne mere effektivt og dermed billigere.

Men i hvilke aspekter af ejendomsdriften kan digitalisering bidrage? Det giver Devoteam tre bud på i det følgende:

1.       Langsigtet planlægning

Devoteam peger for det første på, at digitalisering kan understøtte en langsigtet planlægning på ejendomsområdet, men at det kræver, at kommuner har et digitalt overblik over deres ejendomme.

Et godt eksempel på dette er Københavns Kommune, som over en årrække har digitaliseret deres ejendomsportefølje og har samlet funktionerne inden for portefølje-, areal-, og lejemålsstyring samt drift og vedligehold i et Facility Management system.

Digitaliseringen understøtter således en strategisk styring af ejendomsporteføljen på en bygningsmasse bestående af ca. 2,5 mio. kvadratmeter. 

Udviklingen er foregået i flere steps. Københavns Kommune startede med at digitalisere tegningsmateriale, hvor de gik fra 2D tegningsmateriale til 3D modeller. Dernæst skabte de et overblik over den samlede ejendomsportefølje, og kommunens data blev koblet med data fra offentlige registre.

Efterfølgende blev der udført bygningssyn, og data blev lagt ind i Facility Management systemet. Samtidig blev bygningernes nuværende og ønskede vedligeholdelseskategorier defineret.

Københavns Kommune har således skabt et samlet overblik over alle kendte drift og vedligeholdelses-opgaver og har nu mulighed for at pakke vedligeholdelsesopgaver, planlægge opgaver på tværs af ejendomsporteføljen og gå fra reaktiv til proaktiv styring.

Der er i Københavns Kommune forudsat effektivisereringer i størrelsesordenen 10 pct. årligt, men på nuværende tidspunkt kan det potentiale ikke realiseres fuldt ud, da anlægsloftet har betydet udskydelse af alt planlagt vedligehold.

2.       Processer ved vedligeholdelsesopgaver

Devoteam peger for det andet på, at der ligger et potentiale i at understøtte processer omkring vedligeholdelsesopgaver gennem digitalisering.

Det har en række kommuner arbejdet med i forhold til vedligeholdelse af vand- og varmeinstallationer i ejendomme. I sådanne digitaliseringsløsninger bliver samtlige vedligeholdelsesopgaver meldt ind i et system, der giver besked om hvor, hvornår og hvordan opgaverne skal udføres.

Den digitale løsning kan fx booke medarbejdere med de rette kompetencer, præcisere hvilke reservedele opgaven kræver, samt angive et estimeret tidsforbrug samt totalomkostning ved opgaven.

Det fungerer konkret ved, at en medarbejder bruger en mobil enhed til at finde opgaven samt dokumentere, når den er afsluttet. Herefter kan medarbejderen selv vælge en ny opgave, og alternativt tildeler systemet en ny opgave.

3.       Udbud

Devoteam peger for det tredje på, at kommuner kan understøtte deres udbudsprocesser på ejendomsområdet gennem digitalisering.

Det kommer fx til udtryk ved, at når medarbejderne registrerer en opgave, så skabes der et overblik over, om kommunen har andre lignende opgaver, der skal udføres. Det giver grundlag for at lave samlede udbud og få en bedre pris.

Digitaliseringen understøtter endvidere, at medarbejderne får brugt de rigtige indkøbsaftaler, fordi de kan tilgå dem via en mobil enhed, inden de sætter opgaven i gang.

Digitaliseringsløsninger kan således bidrage til at identificere kommunernes kommende behov og lave udbud med brug af definerede vedligeholdelsespakker med præcise angivelser af indhold og økonomi.

Det bliver derfor mere effektivt og gennemsigtigt at gennemføre udbuddene, og dermed kan relevante opgaver samles i fælles udbud med henblik på at opnå større volumen og dermed lavere pris.

Opmærksomhedspunkter i forbindelse med implementering

Devoteams erfaringer er således, at digitalisering kan understøtte visse aspekter af ejendomsdriften, men at der også kan være forskellige udfordringer forbundet med at implementere sådanne løsninger.

Ifølge Devoteam kan implementering af nye systemer og arbejdsgange indebære forskellige barrierer, der både kan opstå internt og eksternt, og det er der selvfølgelig nødt til at være opmærksomhed omkring at håndtere.  

Devoteam peger på, at en af de største barrierer internt, kan være de udførende medarbejderes indledende skepsis. Denne barriere kan dog overkommes ved, at medarbejderne inddrages, informeres, og klædes på til at bruge og se potentialet i de digitale løsninger.

En stor ekstern barriere kan være ved etableringen af opfølgningsaftaler til eksterne partnere, specielt leverandører. Mange leverandører har en relativt lav grad af digitalisering, og det kan derfor være en udfordring at få dokumentation for, hvilke opgaver de har udført.

Der er derfor behov for, at kommunerne indledningsvis gør sig tanker om, hvilke informationer, de har behov for på bagkant af udførelsen af en opgave, og hvordan den information leveres efterfølgende.