Aalborg Kommunes materialer giver ny inspiration til den fælleskommunale rammearkitektur

Aalborg Kommune lægger nu syv centrale dokumenter ud til inspiration for alle, der på den ene eller anden måde arbejder med it-arkitektur. Materialerne kan bruges som konkrete guides og tjeklister i det praktiske arkitekturarbejde rundt om i landets kommuner, og de bliver dermed et bidrag til det videre arbejde med den fælleskommunale rammearkitektur.

Alle kommuner skaber it-arkitektur

Overalt i hele Danmark er kommunerne i fuld gang med at hjemtage ansvaret for deres it-systemer og skabe sammenhæng i it-landskaberne. På den baggrund udgiver Aalborg Kommune nu sine guides og tjeklister om arkitekturmål, -principper og handlemønstre samt om markedsundersøgelse, screening og teknisk gæld.

“Vi gør allerede meget af det, som vores materialer beskriver, så langt hen ad vejen er det her ikke nyt. Det er bare blevet struktureret og giver et fælles sprog,” siger Tonny Andreasen, der er programleder i Aalborg Kommune, og som de seneste to år endvidere har været overordnet koordinator og projektleder for kommunens it-arkitekturarbejde.

Hans kollega, enterprise-arkitekt i Aalborgs Miljø og Energiforvaltning Andreas Kryger, supplerer:

“Jeg synes, at vores materialer er rigtig gode, og de giver et godt udgangspunkt. Der er jo selvfølgelig sjældent mulighed for at overføre erfaringer en “én-til-én”. Men jeg synes, at man skal prøve at køre nogle pilotprojekter ud fra vores materialer og se, hvad der virker, og så indarbejde erfaringerne herfra ind i ens egen kontekst,” siger han.

Centralt og lokalt 

Organisatorisk er Aalborg Kommune et magistratsstyre med syv forvaltninger. Man kunne godt frygte, at man lokalt i kommunens forretningsenheder og institutioner ville være modstander af it-arkitekturarbejdet, fordi man lokalt kunne tro, at man risikerede at afgive indflydelse og handlerum til at indkøbe og drive it-systemer ud fra lokale behov. Men det har ikke været tilfældet.

“It-arkitekturen gør dét synligt, som har været usynligt før. Lokalt sidder man med den viden, man skal bruge. Men man har hidtil bare ikke haft ordene at forklare det med. Man ved, hvordan det teknisk hænger sammen, og hvilke processer, det berører, men man har ikke haft den fælles terminologi til at kunne forklare, hvorfor man synes, at det er vigtigt. Det sprog giver it-arkitekturen. Som en sløjfe på spørgsmålet om central versus lokal styring kan man sige, at man lokalt ikke har så specialiseret viden om det “hårde” tekniske arbejde, men det har vi til gengæld centralt. Dermed frigøres der ressourcer lokalt, og de kan fokuseres på borgerne og på brugerne af systemerne,” siger Andreas Kryger.

Tonny Andreasen uddyber, hvordan it-arkitekturen bygger bro på kryds og tværs af organisationen: “Tidligere har det jo været sådan, at hvis man skulle anskaffe et system, så har man kigget på sin egen forvaltnings behov. Men it-arkitekturen kan med fordel også blive et redskab og et sprog for, at vi godt må stille krav til hinanden om, hvad nye it-løsninger skal kunne. Med it-arkitektur bliver det synligt, at hele kommunen trækker på samme hammel”.

“Alt dette her er knyttet op på digitaliseringsstrategien, der er vedtaget af Magistraten, der er kommunens økonomiudvalg, og som har nogle helt klare politiske målsætninger om, at borgerne skal opleve én kommune. Det er ganske enkelt: Hvis borgerne skal opleve én kommune, så skal vi også have systemer, som kan bidrage til dette” siger Tonny Andreasen.

Fra mål til marked

En stor del af monopolbruddet består i at gå til marked og leverandører med viden, forretningstæft og nysgerrighed. Tre af Aalborg Kommunes materialer, som er vedhæftet i bunden af artiklen, er værktøjer til markedsundersøgelse og til at screene nye it-systemer forud for indkøb.

“Jeg har været med til screeninger med tre-fire forskellige leverandører, og de tager godt imod det. De synes, at det er positivt at opleve kunder, der går så bevidst til denne slags spørgsmål, og de er mere end villige til at gå ind i en dialog om det. Det er bestemt ikke noget, de synes er træls. Tværtimod!” siger Tonny Andreasen. 

Andreas er enig. “Nu stiller vi ikke kun krav om funktioner, men også om de tekniske forhold. Dermed kan vi få et bedre produkt, fordi leverandørerne simpelthen kan matche os bedre,” siger han.

Strategisk forankring i toppen

Fra arbejdet med materialerne gik i gang i midten af 2016, gik der ikke lang tid, inden at det stod det klart, at topledelsens synlighed og opbakning var vigtig. Topledelsen gav sin fulde støtte.

“Vores topledelse er meget fokuseret på betydningen af digitalisering. De har en klar forståelse af det, og når jeg undervejs har præsenteret vores arbejde for topledelsen, ser de behovet og nødvendigheden af det,” siger Tonny Andreasen.

Konceptuelt gik man sådan til værks, at man forankrede mål, principper og leveregler for it-arkitekturen i kommunens digitaliseringsstrategi - en strategi, som igen er forankret i det fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsarbejde. Så der går en rød tråd igennem hele arbejdet og i alle materialerne - fra top til bund.

Faktaboks - Følg de bedste tips fra Aalborg Kommune:

  • Tænk og arbejd i helheder
  • Byg videre på de eksisterende erfaringer
  • Sørg for strategisk forankring hos topledelsen
  • Brug pilotprojekter til at afprøve it-arkitekturen
  • Revidér og evaluér løbende jeres arbejde med it-arkitekturen
  • Gå til marked og leverandører med viden, forretningstæft og nysgerrighed.

 

Sådan gjorde Aalborg Kommune

Aalborg Kommunes arbejde med materialerne begyndte i midten af 2016 og blev afsluttet i juni 2018 med en beslutning i direktørgruppen. Baggrunden var monopolbruddet og behovet for at hjemtage arkitekturen, KMD’s ændrede rolle samt udviklingen af den fælleskommunale rammearkitektur. Som landets tredjestørste kommune så man også en forpligtelse til at bidrage til arbejdet med den fælleskommunale rammearkitektur.

Her er de vigtigste milepæle for kommunens arbejde undervejs:

  • Medio 2016: Projektet sættes i gang
  • Resten af 2016: Arbejdsgrupper, faciliteret af konsulentfirmaet Strand & Donslund, formulerer kommunens arkitekturprincipper
  • Foråret 2017: Arbejdsgruppernes arbejde godkendes i kommunens tværgående it-gruppe
  • Foråret 2017: Pilotprojekter prøver principperne af
  • November 2017: Et udvalg af Aalborg Kommunes materialer præsenteres på Kommunernes It-arkitekturnetværk
  • Begyndelsen af 2018: Evaluering af pilotprojekter
  • Medio 2018: Direktørgruppen træffer beslutning om projektet.

KL anbefaler

Aalborg Kommunes materialer om it-arkitektur anbefales på det varmeste af to af KL’s erfarne it-arkitekter, chefkonsulent Torben Mathisen og chefkonsulent Peter Thrane, begge fra KL’s kontor for Arbejdsgange og It-Arkitektur. De har begge i mange år fulgt og rådgivet kommunerne i deres arbejde med lokal it-rammearkitektur. 

“Aalborg Kommunes materialer udspringer af og bidrager tilbage til udvikling af den fælleskommunale rammearkitektur. Det baserer sig på det fællesskab og det arbejde, som allerede er i gang. Fra vores arbejde og i Kommunernes It-arkitekturnetværk ved vi, at Aalborgs materialer har været til stor inspiration allerede, ligesom de vægtige bidrag fra en lang række andre kommuner” siger Peter Thrane. 

Hvad angår materialerne fra Aalborg Kommune, særligt dem om screening af it-systemer, peger Torben Mathisen på en række gode egenskaber.

“Materialerne er gode af mange grunde, eksempelvis fordi de adresserer vigtige emner som persondataforordningen, sikkerhed, teknisk gæld, sammenhæng mellem fælles sprog og standarder. De udmærker sig også ved at have en behovsdrevet, trinvis tilgang. Det sikrer, at kræfterne i arkitekturarbejdet kanaliseres derhen og bruges, hvor de giver størst værdi” siger Torben.

Da Torben og Peter præsenterede et udvalg af materialerne på Kommunernes It-arkitekturnetværk i november 2017 oplevede de, at deltagerne fandt dem utroligt brugbare. Materialerne understøtter det behov, som kommunerne ved flere lejligheder udtrykker som et ønske, nemlig at de vil have pragmatiske værktøjer til at løse konkrete problemer. 

“Tilgangen i materialerne er meget pragmatisk og trinvis. Du starter generelt, og hvis du undervejs møder nogle “trigger-ord” eller hvad Aalborg Kommune selv kalder “show-stoppere” som f.eks. persondataforordning, så skal du grave dybere ned i dine undersøgelser. Og sådan kører det så i de næste lag også. Det er godt og operationelt, at man med materialet i hånden kun laver det nødvendige og kun bruger de kræfter, der skal til for at få dækket det nødvendige,” siger Torben.

Torben fortsætter: “Aalborgs checkliste til screening fungerer dermed også som en arkitektur-checkliste. Den tager afsæt i Aalborg Kommunes arkitekturprincipper, men andre kommuner kan med et minimum af indsats tilpasse det og bruge det. Blandt andet derfor imødekommer materialet et stort ønske fra kommunerne, hvor det kan være svært at finde tid, penge eller ressourcer til at arbejde konceptuelt med it-arkitektur, fordi mange driftsopgaver presser sig på. Her er Aalborgs materialer en stor hjælp.”

 

Find materialerne på info.rammearkitektur eller hent dem her

Læs og brug Aalborg Kommunes materialer om it-arkitektur. Alle materialerne er også publiceret på  info.rammearkitektur.dk

YDERLIGERE MATERIALE