12. november 2018

Københavns Kommune leger sig til gevinster sammen med borgerne

En af de kommuner, der skaber gevinster med forskellige interessenter, er Københavns Kommune, med fokus på borgeren, ejerskab og realisme.

Gevinstmodel modner projekter og giver fælles sprog

At komme i mål med innovationsprojekter handler om borgerfokus, ejerskab og realisme.

“Når vi i Københavns Borgerservice implementerer en ny digital og enkel selvbetjeningsløsning på PAS processen, lykkes vi med at skabe en bedre serviceoplevelse for borgerne, afkorte procestiden i Borgerservice og hjemtage de planlagte økonomiske gevinster, fordi vi sikrer ejerskab i ledelsen og etablerer et tæt samarbejde mellem projekt- og linjeorganisation. Vores gevinstrealiseringsmodel sikrer forankring og ejerskab til innovations- og effektiviseringsprojekter, præcis dér hvor forandringen og gevinstrealiseringen skal ske”, siger Udviklingsdirektør i Kultur- og Fritidsforvaltningen, Thomas Jakobsen.

Københavns Kommune har udviklet en samarbejdsmodel, en såkaldt gevinstrealiseringsmodel, der skaber fælles fokus på effekten for borgerne og realisering af gevinster. Arbejdet med gevinstrealiseringsmodellen skaber klarhed om roller og ansvar samtidig med en konkretisering af forventede gevinster. F.eks. at borgere oplever hurtigere service, medarbejdere lettes i arbejdet med at betjene flere borgere og kommunen bliver mere effektiv.

Den ønskede effekt ift. borgere, processer, økonomi og medarbejdere efterprøves løbende i arbejdet med modellen, der dermed sikrer en iterativ forbedringsproces i effektiviseringsprojekter. Det betyder, at projekt, proces og estimater på gevinster løbende vurderes og forbedres, når projektdeltagere, interessenter og ledere bliver klogere, som arbejdet skrider frem.

”I processen leger vi med gevinstrealiseringsspillet, som er ét af flere værktøjer i modellen for, at alle typer af interessenter og mennesker kan deltage og bidrage til udviklingsprojekter på en enkel og let forståelig måde. Metoden bidrager til arbejdsfællesskabet og skaber ejerskab til de fælles mål. På den måde har vi opnået et fælles sprog for gevinstrealisering”, fortsætter Thomas Jakobsen.

Effektiviseringer og gevinster går hånd i hånd i byen

Teknik- og Miljøforvaltningen har valgt at gøre spillet til en obligatorisk del af opstartsfasen for et nyt omstillingsprojekt.

Københavns Kommune får årligt flere indbyggere og ændringer i befolkningens sammensætning stiller øgede krav til drift, service og vedligehold for at opfylde byens behov. Samtidigt skal Teknik- og Miljøforvaltningen bidrage til Københavns Kommunes fælles effektiviseringsstrategi.

Det giver tilsammen en stor økonomisk udfordring, som Teknik- og Miljøforvaltningen håndterer med en flerårig omstillingsstrategi. Strategien skal sikre, at forvaltningen arbejder mere målrettet med at sikre gevinster og i den sammenhæng giver det værdi at anvende Gevinstmodellen som en del af strategien, for at sikre, at effektiviseringerne skaber den ønskede effekt for både borgere og medarbejdere i forvaltningen.

"Vi arbejder med gevinstrealisering, fordi vi kontinuerligt optimerer og forbedrer vores opgaveløsning og drift med henblik på at skabe mest mulig værdi for borgerne. Hvis vi vil lykkes med det, er vi nødt til at arbejde aktivt med gevinstrealisering. På den måde sikrer vi, at vi ikke bare sparer penge, men at effektiviseringen rent faktisk hentes som gevinst. Effektiviseringerne og gevinsterne går altså hånd i hånd" siger direktør Michel Schilling.