01. marts 2018

Skab råderum via arealoptimering

I Helsingør Kommune har de opnået salgsindtægter på 83,7 mio. kr. og driftsbesparelser på 3,4 mio. kr. om året ved dels at opbygge et systematisk datagrundlag over de kvadratmeter, som kommunen ejer, og dels ved en åben og ærlig dialog med borgerne.

Hvis din kommune vil have et større økonomisk råderum til lokalpolitiske prioriteringer, kan det være en god ide at kigge nærmere på, om I bruger jeres ejendomme optimalt.

Arealoptimering giver nemlig både mulighed for at reducere ejendomsmassen, hvis der ikke længere er behov for kvadratmeterne, og tænke funktioner, der før har været adskilt, sammen, hvis kvadratmeterne er knappe. Når funktioner kombineres under samme tag, kan det bidrage til helt nye løsninger og møder mellem borgere, som skaber øget kvalitet.

Arealoptimering kræver dataoverblik

Ernest og Young har i 2017 lavet en kortlægning af facility-management i danske kommuner, som viser, at der er stor forskel på, hvor godt et dataoverblik de respektive kommuner har at arbejde med. For at komme i gang med arealoptimering kræver det bl.a., at I har styr på de kvadratmeter, I ejer.

Helsingør kommunes udgangspunkt for arealoptimering

Helsingør Kommune er et godt eksempel på en kommune, som har arbejdet med at skabe et bedre dataoverblik over deres ejendomme i forbindelse med arealoptimering.

Ifølge kommunaldirektør Stine Johansen er det at få et overblik over kommunens ejendomme en helt afgørende forudsætning for at nå kommunalbestyrelsens mål om at reducere ejendomsmassen med 40.000 kvm, sælge ejendomme for 126 mio. kr. samt opnå driftsbesparelser på 14 mio. kr. inden 2020.

Da Helsingør Kommune indledte arbejdet med at arealoptimere, havde kommunen i gennemsnit 14 % flere kvm kommunale bygninger pr. borger end landets øvrige kommuner. Samtidig anvendte kommunen 80 % af dens vedligeholdelsespulje på akut opståede situationer. Det gav ifølge Stine Johansen anledning til, at: "gøre det bedre. Vi skal sørge for at borgerne får mest muligt ud af pengene. Det tager vi meget alvorligt."

Digitaliseringsværktøj og dialog

I dag er Helsingør Kommune lykkes med at reducere antallet af kvadratmeter pr. borger fra 6,1 til 5,9, og de har opnået salgsindtægter på 83,7 mio. kr. og driftsbesparelser på 3,4 mio. kr. om året. 

Succesen kan i høj grad tilskrives implementeringen af et digitaliseringsværktøj, som har givet kommunen et systematisk dataoverblik over, hvor mange ejendomme den ejer, hvordan de bliver brugt, og hvilken stand de er i.

Dataoverblikket betyder, at administrationen har mulighed for at skabe et beslutningsgrundlag for politikerne, hvori de kan aflæse udfordringer og muligheder på ejendomsområdet i kommunen.

Implementering af digitaliseringsværktøjet krævede i første omgang en del arbejde i form af indsamling og registrering af data. I dag er arbejdet langt mindre, fordi dataene automatisk bliver opdateret, når teknikere udfører opgaver på kommunens forskellige ejendomme og kan registrere det via QR-koder.

Ifølge Stine Johansen er ejendomsområdet et udfordrende område at arbejde med, fordi det ikke bare handler om mursten, men om rammerne for borgernes hverdag. Hun mener, at det kræver en åben og ærlig dialog med borgere at finde løsninger, som både tilgodeser deres behov og ønsker samt hjælper kommunen med at opnå dens mål.

Det skaber til gengæld værdi for borgerne: "Det fine er, at vi oplever at nye grupper finder sammen og får en god relation" siger Stine Johansen.

Gode råd til at arbejde med arealoptimering

Helsingør Kommune er kommet langt på forholdsvist kort tid ved at arbejde målrettet med deres ejendomsdrift. Kommunaldirektør Stine Johansen giver her sine bedste råd til kommuner, der går med samme planer:

  1. Inddrag det politiske niveau tidligt og gør det klart, at bygningsmasse også er politik
  2. Kom ud af rådhuset – forstå, hvad der driver brugerne af kommunens ejendomme, og hvad deres behov er
  3. Nøglen er dialog med dem det berører – det handler om mennesker
  4. Vær forberedt på, at det er et kæmpe puslespil at arealoptimere - det er ikke et quickfix