01. marts 2018

Har din kommune sat strøm til faktureringsprocessen?

Kommunerne har siden kommunalreformen hentet de største gevinster på administrationsområdet. Det skyldes i høj grad den digitale og teknologiske udvikling. I Horsens Kommune har arbejdet med at digitalisere faktureringsprocessen bidraget med effektiviseringer for ca. 1,5 mio. kr. om året.

En ny undersøgelse fra KL viser, at administration endnu engang er det område, hvor kommunerne forventer at hente de største effektiviseringer i 2018. 

Undersøgelsen viser også, at der er mange veje at gå for at opnå effektiviseringer på administration. Det kan fx være gennem ændrede arbejdsgange, centrale indkøbsaftaler, organisering og digitalisering. Samtidig giver den teknologiske udvikling og øget digitalisering fortsat mulighed for at hente endnu flere effektiviseringer.

En benchmarking af 44 kommuner på løn og bogholderi viser, at der er stor forskel på, hvorvidt kommunerne har udnyttet de muligheder, der ligger i at digitalisere administrative processer. Det kommer til udtryk i figuren nedenfor, som viser et udsnit af kommuners digitaliseringsgrad på lønområdet.

Få information om, hvordan du finder din kommunes centraliserings- og digitaliseringsgrad her

Horsens Kommune har effektiviseret via øget automatisering

Horsens Kommune er en af de kommuner, der har arbejdet målrettet med at digitalisere deres administrative processer. Kommunen har sat strøm til faktureringsprocessen, og dermed hentet effektiviseringer for 1,5 mio. kr. om året.

Horsens Kommune fik i 2016 udviklet en PBS-lignende løsning i deres økonomisystem, som automatisk konterer og betaler faste udgifter, og dermed spares i gennemsnit 15 min. fra bestilling til bogføring pr. faktura. Det betyder, at kommunen sparer tid, fordi medarbejdere ikke skal kontrollere og godkende hver enkelt faktura, men i stedet kontrollerer dem gennem øget stikprøvekontrol.

"PBS-løsningen" er nu en fast del af hverdagen i Horsens Kommune, og regnskabschef Niels Ravn forventer, at kommunen automatisk kan håndtere 15 % af fakturaerne inden årets udgang.

Med henblik på at udbrede automatisk fakturahåndtering yderligere har Horsens kommune desuden lavet en analyse af de 190.000 fakturaer, de hvert år modtager. Analysen viser, at 110.000 af fakturaerne ligger under 2.000 kr. og at mange af disse er knyttet til variable udgifter. De kan derfor ikke håndteres af "PBS-løsningen".

Niels Ravn forklarer, at de ser et potentiale i at automatisere fakturaerne under 2.000 kr. yderligere. Horsens Kommune er derfor i øjeblikket i gang med at udvikle automatisering af bogføringen med udgangspunkt i machine-learning i samarbejde med tre andre kommuner.

Gode råd til kommuner der ønsker at arbejde med deres faktureringsproces

Selv om det ifølge Niels Ravn ikke har været helt omkostningsfrit at sætte strøm til faktureringsprocessen, er han ikke i tvivl om, at det allerede er en succes. Han peger på, at det blandt andet har krævet en systematisk gennemgang af kommunens fakturaer samt en up-front investering og prioritering fra centralt hold.

 Niels Ravn giver følgende råd til andre kommuner, der ønsker at sætte strøm til deres faktureringsproces:

  • Start med at skabe overblik over antallet af fakturaer og deres beløbsstørrelse
  • Analyser hvilke fakturaer, der vil være nemmest at starte med at automatisere
  • Skab forandringen fra centralt hold – ellers kan det være svært at få tid
  • Vær determineret og indstillet på at arbejde for det