17. maj 2018

Omsæt data til gevinster på indkøbsområdet

Indkøbsdata peger på, at kommunerne bruger mange ressourcer på at købe fysisk ind i dagligvarebutikker og behandle adskillige fakturaer på småbeløb. Har I taget stilling til, om I kan gøre det endnu bedre, når I køber ind?

Der er sket en væsentlig professionalisering og effektivisering af kommunernes indkøb siden kommunalreformen. Kommunerne har lokalt opprioriteret indkøbsopgaven og har hentet betydelige gevinster ved at købe ind gennem fælles aftaler både i SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) og i regi af indkøbsfællesskaberne. Der har også været fokus på at anvende de indgåede aftaler, når der købes ind.

Men der er fortsat store forskelle kommunerne imellem, og der kan stadig frigives ressourcer på indkøb og opnås økonomiske gevinster, som kan bruges på velfærd til borgerne. Det viser indkøbsdatasamarbejdet, der er forankret i SKI, hvor 91 kommuners fakturaer fra 2014 til 2016 indgår.

For at høste den næste række af gevinster på indkøb kræver det, at kommunerne kender sine indkøbsnøgletal og dermed indkøbsadfærden i organisationen. Indkøbsdatasamarbejdet i SKI giver unikke analysemuligheder og muliggør benchmark på tværs af de 91 deltagende kommuner.

Alle kommuner har modtaget datarapporter for deres kommune, som indeholder en række nøgletal. I datarapporterne fremgår det, hvor den enkelte kommune ligger sammenlignet med gennemsnittet. Det giver kommunerne mulighed for at se, hvor der er potentiale for forbedring.

Hen over sommeren fremsendes nye rapporter med indkøbsdata for 2017. I rapporterne vil der bl.a. blive sat fokus på E-handel og effekten heraf, hvilket kan give kommunerne nye ideer til at effektivisere området yderligere.

Der er således mange veje at gå i forhold til at effektivisere indkøbsområdet. Nedenfor nævnes nogle af de greb, hvor kommunernes indkøbsdata viser, at der er et potentiale. Nogle kommuner er allerede lykkes med at opnå store gevinster på indkøbsområdet ved netop at sætte fokus på disse greb.

1) Øg anvendelsen af indgåede indkøbsaftaler og høst det fulde potentiale

Analyserne af de 91 kommuners data viser, at der er stor forskel på, hvor gode kommunerne er til at bruge de indgåede aftaler. Kommuner med højeste aftaleanvendelse er fx 8-9 gange bedre til at købe ind på aftalen, end kommunerne med den laveste aftaleanvendelse, når man ser på forbrugsartikler.

En indkøbsaftale indfrier først sin værdi, når den bliver brugt. Hvis en kommune blot øger sit køb på en aftale med 10 pct. - fx fra 50 pct. til 55 pct. - så vil en gennemsnitskommune i snit spare 100.000 kr. om året. Og potentialet er større, idet kommunerne hver især har flere hundrede indkøbsaftaler – nogle selvfølgelig større end andre.

Forskellen i aftaleanvendelse peger på et stort besparelsespotentiale. Det fremgår entydigt af indkøbsdatasamarbejdets analyser, at kommunerne betaler relativt højere priser, når de køber ikke-aftalevarer, end når de køber aftalevarer.

Data fra Holbæk Kommunes indkøbsanalysesystem viste, at der var 1,3 mio. kr. at hente årligt, hvis alle i kommunen købte forbrugsartikler på den fælleskommunale aftale i SKI, der trådte i kraft i juli 2016. På den baggrund har Holbæk Kommune arbejdet målrettet med at øge sin anvendelse af aftalen vedrørende forbrugsartikler.

2) Skab volumen ved at samle købekraften på tværs i kommunen og mellem kommuner – det giver markant lavere priser

En af de stærkeste konklusioner der kan drages på baggrund af kommunernes indkøbsdata er, at det virker, når kommunerne står sammen. Kommuner, der samler deres indkøb med andre kommuner, har et lavere forbrug pr. indbygger, end kommuner der køber ind på egen hånd.

Eksempelvis får de kommuner, der har tilsluttet sig den forpligtende aftale på forbrugsartikler i snit 31 pct. lavere priser efter aftalens ikrafttræden i 2016, end de gjorde før aftalens ikrafttræden. Det vel at mærke for præcis samme varer fra samme leverandør og i samme forpakningsstørrelse. Denne prisforskel svarer til en besparelse på 13 mio. kr. i løbet af aftalens første halve leveår.

3) Det er langt dyrere at handle ind i butik end ved E-handel

Kommunerne modtager ca. 9 mio. fakturaer årligt. 1/9 af kommunernes fakturaer kommer alene fra COOP og Dansk Supermarked og netop indkøbene herfra er kendetegnet ved, at medarbejderne møder fysisk op i butikkerne. Det er dyrere at håndtere en fysisk regning sammenlignet med en faktura, der er genereret af en elektronisk ordre.

Hjørring Kommune har beregnet de udgifter, der er forbundet med bestilling, fakturahåndtering mv. De har set på udgifterne alt afhængig af, om indkøbene foretages ved fysisk fremmøde i en butik, via mail/telefon eller via E-handel. Det ses, at det ved køb

  • i butik koster 330 kr. pr. indkøb
  • via telefon eller mail koster 175 kr. pr. indkøb
  • via E-handel koster 90 kr. pr. indkøb

Hjørring Kommunes beregninger viser, at det er mere end dobbelt så dyrt at købe ind i en butik sammenlignet med at E-handle via kommunens elektroniske E-handelssystem. Ved en gennemgang af Hjørring Kommunes leverandører blev potentialet for antal e-handelsegnede ordrer opgjort til ca. 50 pct. af kommunens elektroniske fakturamasse med daværende estimeret procesbesparelse på 5,4 mio. kr.

4) Saml ordre i færre, større indkøb

Ca. 1/3 af de fakturaer kommunerne modtager om året er på under 200 kr. Der foretages således rigtig mange små indkøb i kommunerne. Det gælder fx, når der købes forbrugs- og kontorartikler samt fødevarer. Der kan spares meget arbejdstid på fakturahåndtering og varemodtagelse ved at samle sine indkøb, så der fx på en daginstitution eller skole kun sendes ordrer afsted til en leverandør én gang om måneden i stedet for løbende.

I Favrskov Kommune har man arbejdet med at sætte sit E-handelssystem op, så et antal medarbejdere har adgang til at tilgå kommunens E-handelssystem og lægge varer i indkøbskurven. Det er dog kun udvalgte medarbejdere på et fagområde eller institution, der har adgang til at afsende en ordre. På den måde sendes færre, større ordre, og der skal som følge heraf også håndteres færre fakturaer.

Arbejdet med fortsat at effektivisere indkøbsområdet kan være ressourcekrævende, men er typisk investeringen værd. Analyse af de 91 kommuners indkøbsdata viser en klar sammenhæng mellem antal medarbejdere i indkøbsafdelingen og kommunens forbrug.