12. juni 2018

OS2-samarbejdet skaber værdi via en ny model for udvikling af digitale løsninger

Det offentlige fællesskab OS2 anvender en nytænkende model for, hvordan digitale løsninger udvikles og deles på tværs af offentlige myndigheder. Kommunerne kan dermed spare penge både i udviklingsfasen og i kraft af nye digitale arbejdsgange.

Den hastige digitale udvikling har sat sit præg på kommunerne, hvor fælleskommunale digitaliseringsstrategier og bølgeplaner har medført store omstillinger. Der findes dog stadig mange manuelle processer rundt omkring, som er egnet til digitalisering.

Processerne har enten ikke været i fokus i de store landsdækkende projekter, eller de er opstået for at kompensere for landsdækkende løsninger, der ikke passer 100 pct. til den enkelte kommune.

Tilsammen ligger disse processer beslag på ganske store ressourcer i kommunerne, men for den enkelte kommune kan omkostningerne forbundet med at udvikle digitale løsninger ofte stå i vejen for, at processerne kan optimeres.

I det offentlige fællesskab OS2 arbejder 62 kommuner på at gentænke, hvordan offentlige myndigheder samarbejder om digitale løsninger. OS2 er baseret på en open source tilgang, hvor kommuner i fællesskab udvikler digitale løsninger, som efterfølgende gøres tilgængelige for alle.

Den helt store styrke ved vores forening er, at alle kan få glæde af de løsninger, der udvikles", fortæller Rasmus Frey, der er sekretariatschef i OS2.

Fælles løsninger reducerer udviklingsomkostninger

OS2's mission er at fremme samarbejde om og deling af digitale løsninger mellem offentlige myndigheder.

Udviklingen af nye digitale løsninger er typisk initieret af, at et medlem oplever et problem og/eller har en idé til en løsning. OS2 bistår med at kvalificere tankerne bag projektet og med at finde andre kommuner i fællesskabet, som er interesserede i at bidrage til løsningen.

Udviklingsprojektet drives af de kommuner, der ønsker at indgå i det specifikke projekt i samarbejde med en eller flere af de private leverandører, som er tilknyttet foreningen. Når løsningen er færdigudviklet bliver den lagt op på OS2's platform, hvor den er frit tilgængelig for alle – både medlemmer og ikke-medlemmer.

Samarbejdet i OS2 betyder, at en kommune kan dele investeringsomkostningerne forbundet med udvikling af digitale løsninger med andre kommuner, som står med samme behov. Open source tilgangen betyder samtidig, at landets kommuner kun kommer til at betale én gang for udvikling den samme digitale løsning.

Ud over de økonomiske fordele ved at deltage i fællesskabet, fremhæver Rasmus Frey, at en stor styrke ved fællesskabet er, at de kan rykke hurtigt og fleksibelt, når et behov viser sig hos et medlem. "I nogle tilfælde har vi været i stand til at tage hele rejsen fra idé til projekt og til færdig løsning på få måneder" fortæller Rasmus Frey. 

Ballerup Kommune laver fuldt integrerede digitale indberetninger

Ballerup Kommune var med at til at stifte OS2 tilbage i 2012. Baggrunden var et ønske om at kommunerne i højere grad skulle have ejerskab over deres digitale løsninger fortæller Jens Kjellerup Hansen, chef for Ballerup Kommunes digitaliseringssekretariat:

"Når en kommune gratis overdrager sin forretningsmæssige viden til en leverandør og betaler for at få udviklet en digital løsning, så bør den kommune også have ejerskabet over løsningen. Det giver OS2 mulighed for".   

Ballerup Kommune har været ansvarlig for et af de seneste projekter i OS2 fællesskabet. Projektet hedder OS2Forms og består af et redskab til lave digitale blanketter, som kan bruges til indberetning af oplysninger på både borger- og medarbejdersiden.

Redskabet har forskellige funktionaliteter, der gør det særligt anvendeligt for kommunerne. Det har bl.a. en nemID integration, så indberetningerne kan signeres med det samme. Og så kan redskabet snakke sammen med flere af de store kommunale IT-systemer fx SBSYS, SD løn og Netforvaltning sundhed.

Dermed bliver det muligt, at lave fuldt automatiserede digitale processer, hvor data fødes ved kilden og indlæses direkte i lønsystemet, uden at der er andre 'hænder' på.

"Med OS2Forms gør vi det både nemt for medarbejderen eller borgeren, som skal aflevere nogle oplysninger til kommunen og vi undgår at en administrativ medarbejder skal sidde og indtaste oplysningerne", udtaler Jens Kjellerup Hansen.

Ballerup Kommune har bl.a. brugt OS2Forms til at udvikle en digital proces for indberetning af fritagelse for beskatning af arbejdsgiverbetalt telefon. Den digitale proces sparer tid for både den aktuelle medarbejder, lederen og de administrative medarbejdere.

Ballerups opgørelse viser, at besparelsen som følge af den digitale proces for fritagelse af beskatning af telefon udgør 185 timer, som forventes at stige til 500 timer. Figurerne nedenfor illustrerer, hvordan arbejdsgangen er blevet forsimplet via digitaliseringen.

Arbejdsgang inden digitalisering med OS2Forms

 

Arbejdsgang efter digitalisering med OS2Forms 

Figurerne viser, hvordan digitaliseringen er blevet forsimplet med OS2Forms. De viser blandt andet, at der er kommet færre led i arbejdsgangene, der dermed er blevet effektiviseret.

Løsning ligger frit tilgængelig på OS2s platform

I overensstemmelse med retningslinjerne i OS2 ligger OS2Forms frit tilgængelig for andre kommuner. Der er også mulighed for at videreudvikle på redskabet fx ved at lave integrationer til flere kommunale IT-systemer.

Pt. ligger der 15 færdige IT-løsninger frit tilgængelige på OS2 platformen. Find dem her.