29. juni 2018

Gevinster ved øget automatisering af manuelle processer

KL, Digitaliseringsstyrelsen og Finansministeriet har gennemført en analyse af potentialerne for at automatisere udvalgte manuelle processer i kommuner ved brug af Robotic Process Automation (RPA).

Kortlænging af RPA-potentialer som viderebygning af automatiseringsprojekt

Analysen bygger videre på det fælleskommunale SEP-projekt fra 2017 vedrørende automatisering. Formålet har været at kortlægge relevante processer for automatisering samt komme med konkrete forslag til omlægning af processer vha. RPA i den enkelte proces.

Konsulenthuset Devoteam har understøttet processen og fem kommuner har indgået i projektet med praksiserfaringer. På baggrund af projektet er KL klar med automatiseringsforslag på 22 processer inden for økonomi, HR og personaleadministration, teknik og miljø og enkelte tværgående processer. Processer som den enkelte kommune dog selv skal vurdere om eksisterer i egen kommune og om de er relevante, da netop RPA automatisering er meget afhængig af den præcise arbejdsgang i kommunen.

Konklusioner fra analysen

Analysen konkluderer som en del af kortlægningen af processerne, at der et økonomisk potentiale ved automatisering med RPA teknologi, men også betydelige kvalitative potentialer ved automatiseringen. De kvalitative potentialer er bl.a.

  • Potentielt færre fejl i sagsbehandling som følge af automatiserede processer og bedre kvalitet i data.
  • Muligheder for at gennemføre flere tjek eller kørsler, heri flere kontroller af gennemført arbejde.
  • Nye muligheder for at centralisere processer, som i dag gennemføres decentralt på grund af arbejdsbelastningen, men hvor der opleves en høj grad af fejl.

Ved nogle processer er der identificeret et muligt Digital First potentiale – dvs., hvor der er allerede er løsninger på markedet, som for nogle kommuner måske med fordel kan tilkøbes frem for anvendelse af RPA. Nogle Digital First løsninger kan dog vise sig dyrere at implementere end RPA, hvorfor RPA er godt alternativ.

Analysen produkter inkluderer bl.a. proces design dokumenter og drejebøger til at implementere automatiseringen lokalt. Materialet fremgår på www.kl.dk/automatisering