06. juni 2018

Erfaringer med Gevinstrealisering fra Rødovre Kommune

Gevinster skal ses bredt som værdiskabelse, og er dermed ikke kun et spørgsmål om at spare penge. Arbejdet med at kortlægge gevinster er i høj grad med til at understøtte forankringen af løsningen i organisationen og sætter dermed også fokus på forandringsledelse.

Hvilke gevinster vil dette projekt indbringe forretningen?

At estimere hvilke projekter, der skal påbegyndes og hvordan gevinsterne høstes for forudbestemte projekter, er en reel udfordring mange steder i den kommunale forretning. Rødovre Kommune har afholdt en række workshops for at adressere netop dette og de har været villige til at dele de værktøjer, der har været omdrejningspunktet i workshoppen.

Kommunen har på 4 workshops delt deres erfaringer med at identificere og realisere gevinster i projekter. Hver workshop beskriver et selvstændigt trin i processen fra vurdering af mulige gevinster til udarbejdelsen af en konkret gevinstplan. Nedenfor vil de enkelte workshops blive beskrevet kort og indholdet af tilhørende dokumenter vil blive belyst.

Dokumenterne bør opfattes som predefinerede skabeloner til de fremtidige workshops projektgruppen bør afholde. I alle præsentationer kan noter til anvendelse findes i notesektionen i bunden.

Workshop 0 – Vurderingskort

Hvis gevinsterne fra flere idéer skal estimeres kan man med fordel anvende et vurderingskort. Resultatet af workshoppen er central for den efterfølgende vurdering af, om projektet skal startes. Hvis resultatet af Vurderingsworkshoppen ikke tyder på, at der er en positiv Business Case, er det usandsynligt, at projektet efterfølgende vil blive startet.

-          Vejledning og Invitation – Dette dokument anvendes som en vejledning til udarbejdelsen af vurderingskortet og invitationen af deltagere til selve workshoppen.

-          Workshopskabelon – Vurderingskort – Dette dokument bør opfattes som en skabelon for dagsordenen for workshoppen.

-          Dataark - indsamling af data til vurderingskort – Dette dokument bruges til at dokumentere den indsamlede data.

-          Drejebog for etablering af vurderingskort – Dette dokument bruges som drejebog for styringen af selve workshoppen.

Workshop 1a og 1b – Gevinstkort

Såfremt den valgte løsning er givet på forhånd, da bør Workshop 0 ikke afholdes. Denne workshop sætter derimod fokus på hvilke gevinster, der kan realiseres i den konkrete løsning gennem udarbejdelsen af et gevinstkort.

-          Workshopskabelon 1a – Gevinstkort - Dette dokument bør opfattes som en skabelon for dagsordenen for workshoppen.

-          Dataark - indsamling af data til Gevinstkort 1a - Dette dokument bruges til at dokumentere den indsamlede data.

-          Drejebog til workshop 1a - Dette dokument bruges som drejebog for styringen af selve workshoppen.

-          Workshopskabelon 1b – Gevinstkort - Dette dokument bør opfattes som en skabelon for dagsordenen for workshoppen.

-          Dataark - indsamling af data til Gevinstkort 1b - Dette dokument bruges til at dokumentere den indsamlede data.

-          Drejebog til workshop 1b - Dette dokument bruges som drejebog for styringen af selve workshoppen.

Workshop 2 – Beskrivelse af gevinster

Fokus i denne workshop ligger på at udarbejde detaljerede beskrivelser af de gevinster, der er identificeret i Workshop 1.

-          Workshopskabelon - beskrivelse af gevinster - Dette dokument bør opfattes som en skabelon for dagsordenen for workshoppen.

-          Skabelon til gevinstbeskrivelser og gevinstplan workshop 2 og 3 – Dette dokument bør opfattes til en skabelon, hvori både gevinstbeskrivelser og gevinstplanen kan dokumenteres.

-          Drejebog til beskrivelse af gevinster - Dette dokument bruges som drejebog for styringen af selve workshoppen.

Workshop 3 – Gevinstplan

Denne workshop skal give inspiration til udarbejdelsen af en egentlig plan for at realisere de gevinster, som tidligere er beskrevet og identificeret.

-          Workshopskabelon – Gevinstplan – Dette dokument bør opfattes som en skabelon for dagsordenen for workshoppen.

-          Skabelon til gevinstbeskrivelser og gevinstplan workshop 2 og 3 – Dette dokument bør opfattes til en skabelon, hvori både gevinstbeskrivelser og gevinstplanen kan dokumenteres.

 

Tak til Rødovre Kommune for at stille materialerne om gevinstrealisering til rådighed for andre kommuner.

Materialerne fra Rødovre Kommune bygger på materialer og erfaringer fra Socialforvaltningen, Københavns Kommune og Peak Preformance Group.  It-projektleder Marianne Qvick i Rødovre Kommune (cn23605@rk.dk) er kontaktperson, hvis der er spørgsmål. Marianne Quick siger: "En hovedpointe er, at kommunerne skal bruge materialerne som inspiration og skal finde deres egen vej. Det vigtige er, at de bare kaster sig ud i det."

YDERLIGERE MATERIALE

  • PPTX

    Vejledning og invitation

  • PPTX

    Workshopsskabelon - Vurderingskort

  • XLSX

    Dataark - indsamling af data til vurderingskort

  • DOCX

    Drejebog for etablering af vurderingskort

  • PPTX

    Workshopskabelon 1a

  • XLSX

    Dataark - indsamling af data til Gevinstkort

  • DOCX

    Drejebog til workshop 1a

  • PPTX

    Workshopskabelon 1b

  • XLSX

    Dataark - indsamling af data til Gevinstkort 1b

  • DOCX

    Drejebog til workshop 1b

  • PPTX

    Workshopskabelon - beskrivelse af gevinster

  • DOCX

    Drejebog - beskrivelse af gevinster

  • XLSX

    Skabelon til gevinstbeskrivelser og gevinstplan workshop 2 og 3 4

  • PPTX

    Workshopskabelon - Gevinstplan

  • XLSX

    Skabelon til gevinstbeskrivelser og gevinstplan workshop 2 og 3