12. juni 2018

DigiMidt-samarbejdet danner grundlag for deling af robotteknologi

Et strategisk IT- og digitaliseringsarbejde mellem Viborg og Silkeborg Kommune giver mulighed for et fælles opgaveløft og samarbejde om robotter, der kan automatisere manuelle arbejdsopgaver og dermed frigive forskellige gevinster.

Viborg og Silkeborg Kommune repræsenterer tilsammen godt 200.000 borgere. Selvom de hver især kan løfte IT- og digitaliseringsopgaven effektivt, så har de valgt at indgå i et strategisk IT- og digitaliseringssamarbejde, DigiMidt.

Dette er gjort, da de bl.a. ønsker at udvikle et fælles opgaveløft og sparring om robotics eller robotics process automation (RPA). Herunder valg af robotteknologi, IT-infrastruktur og kopiering af processer, hvor det giver mening. Det fælles projekt skal frigive arbejdstid i opgaver, som der kan sættes strøm til.

Kommuner bruger i stigende grad robotteknologi. Det vil konkret sige, at kommunerne via softwarerobotter eller kode kan automatisere nogle manuelle administrative opgaver/arbejdsgange. En softwarerobot kan være en effektiv løsning, da den fx kan gå ind og flytte data fra et system til et andet.

Kommunerne arbejder på flere fronter med automatisering af de administrative opgaver. I Viborg og Silkeborg Kommune har de de søsat et stort fælles udviklingsprojekt om netop RPA, som har til formål at frigive arbejdstid af de administrative opgaver – også på velfærdsområderne. Det gør de ved hjælp af RPA, som er en software, der kan kopiere det arbejde, et menneske kan lave fra en computer klik for klik.

Forklar eller kør

DigiMidt- samarbejdet mellem Viborg og Silkeborg Kommunes giver et godt grundlag for fælles indkøb af konsulentydelser, IT-infrastruktur, netværk og sparring omkring arbejdet med udvikling af processer og implementering af softwarerobotter.

Samarbejdet mellem kommunerne er aftalebaseret og forankret i direktionerne under begrebet 'Forklar eller kør'. Det vil sige, at alle velfærdsområderne bliver undersøgt med udgangspunkt i inspirationsmateriale fra andre kommuner eller KL i forhold til, om det er muligt at automatisere nogle arbejdsgange. Undersøgelsernes resultater rapporteres direkte til direktionerne med besked om, hvilke processer der umiddelbart skal sættes i gang, og hvilke der ikke umiddelbart kan sættes strøm til.

Den strategiske forankring hos topledelsen og de klare spilleregler i samarbejdet, herunder i forhold til rollefordeling, projektstyring og konkrete udfordringer under udviklingen af robotterne, er en vigtig forudsætning for succes i samarbejdet generelt, men også ude på de enkelte fagområder i de to kommuner.

Ny RPA kortlægning i Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet (MEP)

Analyse af mulighederne for øget automatisering af administrative arbejdsgange i kommunerne er også et fokuspunkt i regeringens og KL's moderniserings- og effektiviseringssamarbejde (MEP).  Der pågår i øjeblikket en kortlægning af mulige konkrete processer på økonomi, HR- og personaleområdet og teknik- og miljøområdet samt på udvalgte tværgående processer (fx aktindsigt).

Fokus er at finde helt konkrete processer, der kan implementeres på tværs af kommunerne, som kan tjene initialinvesteringen hjem hurtigt. Der er fundet 21 konkrete processer, der kan optimeres med RPA. Der er deruover udviklet en drejebog for implementering af de 21 processer samt udarbejdet en barriereanalyse og anbefalinger til det konkrete implementeringsarbejde.

Hvordan det konkrete potentiale fordeler sig på de enkelte processer i den enkelte kommune vil være underlagt en usikkerhed, da det afhænger af den enkelte kommunes konkrete tidsforbrug på og omfang af processen.

Der er potentiale nok til, at det kan betale sig for alle kommuner på mindst 25.000 indbyggere at gå i gang med RPA på økonomi, HR- og personaleområdet.

På teknik- og miljøområdet er det økonomiske potentiale tilstede for kommuner med mere end 50.000 borgere – men det er begrænset! Til gengæld er der er et kvalitativt potentiale ift. data, compliance mv.

Robotterne er i gang og sparer tid

Aktuelt har de to kommuner implementeret henholdsvis to og fire forskellige automatiserede processer: Silkeborg Kommune har fire projekter forankret i ydelsescentret, mens Viborg Kommune kører ét projekt i Borgerservice og ét i Jobcentret.

Når Silkeborg Kommune har etableret en RPA proces, danner den grundlaget for efterfølgende implementering i Viborg Kommune - og vice versa.

Samarbejdet kaster flere gevinster af sig. For det første frigives arbejdstid til andre opgaver. For det andet spares tid i udviklingsarbejdet, da samarbejdet har gjort det muligt at kopiere de gode processer. For det tredje opbygges kompetencer i forhold til kodearbejdet, som deles på tværs af fagområder i kommunen, men også mellem kommunerne. For det fjerde har samarbejdet gjort det muligt at håndtere cases over fire uger.

Tværkommunale samarbejde om RPA er løftestang til større gevinster og faglige fællesskab m.m.

Eksemplerne viser, at det er muligt at realisere en positiv businesscase forholdsvist hurtigt, men også at de økonomiske såvel som faglige gevinster kan øges ved et tværkommunalt samarbejde,

Kommunerne kan desuden reducere lokale forskelle i arbejdsgange og IT-løsninger, og dermed danne et grundlag for udveksling af processer, fælles opgaveløft herunder sparring og kompetenceudvikling mm.

Viborg og Silkeborg Kommuner har haft stor succes med samarbejdet om RPA, og de forventer, at det gode samarbejdsfundament vil sprede sig til relaterede emner inden for IT- og digitalisering i de kommende år.  

Læse mere om RPA og fælleskommunale løsninger på KL's hjemmeside