22. februar 2018

Har I den rigtige normering på teknik- og miljøområdet?

En sammenligning af normering til myndighedsarbejde på teknik- og miljøområdet er typisk udfordret af stor forskel mellem kommunernes rammevilkår og områdets kompleksitet. Nyudviklede modeller gør imidlertid sammenligninger langt stærkere end tidligere.

Tekst af Jens Peter Christensen, specialkonsulent i KL’s Konsulentvirksomhed (KLK) og Søren Sønderby, chefkonsulent i KL’s Konsulentvirksomhed (KLK).

Teknik- og miljøområdet spænder over mange fagområder og –specialer. Det kan derfor være svært at vurdere, om den enkelte kommune har den optimale personalenormering på forskellige myndighedsområder. Lokale forskelle i kommunernes rammevilkår skærper denne udfordring og gør det vanskeligt at sammenligne på tværs af kommuner. Det betyder, at der generelt ikke produceres sammenlignelige data, som sætter fokus på omkostninger og personalenormeringer inden for de enkelte fagområders myndighedsarbejde.

Omvendt er der gode grunde til at se nærmere på normeringerne i myndighedsbehandlingen. Generelle krav om effektiviseringer og besparelser kombineret med krav om hurtigere sagsbehandling og bedre service skaber et pres for at optimere normeringer, sagsgange og sagsbehandlingstider. Servicemålaftalen for byggeri og industri- og landbrugsmiljø illustrerer fint det politiske fokus på sagsbehandlingstiderne. Samtidig oplever mange kommuner rekrutteringsproblemer inden for visse specialer. 

KLK’s modeller viser potentialer

KLK har gennemført sammenligninger for en række kommuner og har på det grundlag søgt efter og fundet statistisk underbyggede sammenhænge mellem rammevilkår og normeringer, som kan bruges til at gøre sammenligninger mellem kommunerne mere meningsfulde. De statistiske modeller har for eksempel vist en række signifikante sammenhænge mellem sagsomfang og aktuelle normeringer i kommunerne.

Modellerne udpeger også en række andre objektive kriterier for, hvilke parametre der skal måles på for at vurdere forvaltningens performance i forhold til myndighedsbehandlingen. Det er især muligt at skabe et objektivt sammenligningsgrundlag inden for natur, landbrug, affald, vandressourcer og byggeri.

Det skal understreges, at der som sådan ikke findes nogen rigtig normering. Den enkelte kommunes normeringer kan være udtryk for lokale politiske prioriteringer. På samme måde giver nøgletal i sig selv ikke svar på, hvordan normeringerne anvendes, og om opgaverne løses tilfredsstillende.

Sagt med andre ord behøver en kommune med en lavere normering, end modellen foreskriver, ikke være særligt effektiv. Det kan handle om, at opgaverne ikke løses tilstrækkeligt, eller at arbejdspresset blandt medarbejderne er alt for stort. Modellen viser blot, at der på visse områder er forskelle i kommunernes normering, som ikke kan forklares ud fra den enkelte kommunes rammevilkår, og giver dermed et mere kvalificeret grundlag at vurdere ud fra. 

Naturområdet

På naturområdet er særligt antallet af §3-arealer (særligt sårbare naturområder) samt det faktiske sagsantal betydende for den personalenormering, der må forventes på området. Se også figuren i bilag 1.

Normeringerne svinger således, at den bedst normerede kommune har en 30 procent højere personalenormering end gennemsnittet, mens den lavest normerede kommune ligger 30 procent under gennemsnittet, når der sammenlignes i forhold til antallet af §3-arealer.

Undersøgelsen viser også, at kommunerne i gennemsnit kan fordele godt 50 sager på området pr. medarbejder. Det skal understreges, at KLK arbejder med et konstrueret sagsantal, hvor der delvist tages højde for forskelle i sagernes kompleksitet og tidsbehov.

Vand, søer og hav

I forhold til vand, søer og hav har kommunens geografi betydning for, hvad det er relevant at sammenligne. Der er relativt gode forklaringer ud fra længden af vandløb, antal badevandsstationer og kommunens kyststrækning – men de skal selvsagt ses i en sammenhæng med kommunens konkrete forhold.

Derimod synes antallet af vandløbsregulativer at vise en klar sammenhæng mellem rammebetingelser og normeringer, mens kommunernes normeringer i analysen viser betydelige forskelle som ikke umiddelbart kan forklares af denne sammenhæng.

Den højest normerede kommune anvender således 50 procent flere personaleressourcer end det beregnede gennemsnit, mens den lavest normerede kommune får løst samme sagsmængde med 60 procent færre ressourcer end gennemsnittet. 

Landbrugsmiljø

Medarbejderressourcer anvendt til miljøgodkendelser og tilsyn på landbrugsområdet kan i ret væsentlig grad forudsiges via antallet af  såkaldte dyreenheder (DE) og de enkelte racers belastning af miljøet. En sammenligning viser, at kommuner med betydeligt landbrugserhverv varierer meget i normering af området.

Således anvender den højest normerede kommune 25 procent flere ressourcer end det beregnede gennemsnit, mens den lavest normerede kommune anvender hele 50 procent færre ressourcer på sagsbehandlingen i forhold til den gennemsnitlige normering i sammenlignelige landbrugskommuner. 

Byggeri

Analyserne af byggesagsbehandlingen viser en sammenhæng mellem antallet af byggesager og det antal medarbejdere, der skal løse opgaven. Forskellen viser, at den kommune, der bruger flest ressourcer, anvender cirka 20 procent mere end det beregnede gennemsnit.

Kom i gang

KLK har i mange kommuner arbejdet med optimering af arbejdsgange på myndighedsområdet. Motivationen er som regel et ønske om at nedbringe sagsbehandlingstiden, mindske arbejdspresset og måske samtidigt skabe rum for effektiviseringer.

Udfordringen i sådanne forløb har ofte handlet om, hvorvidt området havde en ”fair” normering. Spørgsmålet har været svært at svare præcist på, men med de nye regressionsmodeller er det muligt at generere sammenlignelige nøgletal på sagsnormeringen og derved få et godt grundlag for at sige noget om, hvordan den enkelte kommune performer i forhold andre kommuner.

Som nævnt indledningsvist kan årsagerne til viste forskelle være flere, men erkendelsen deraf er et godt sted at starte.

Investeringen for at tilvejebringe sådanne nøgletal er forholdsvis lille, men kræver dog en vis systematik. Data til beregning af nøgletal kan hentes fra sagsbehandlernes tidsregistrering på projekter eller på sager. Derudover hentes oplysninger fra centrale registre for eksempel over byggeri samt antallet af sager i kommunens ESDH-system.

Tidsregistrering har flere positive sideeffekter. Blandt andet kan en refleksion over dagens produktion kontra tidsforbrug i sig selv medvirke til at sikre et fokus på de prioriterede opgaver og processen for opgavens løsning. •

YDERLIGERE MATERIALE

  • PDF

    ØP bilag 1 - 22. februar 2018

  • PDF

    ØP bilag 2 - 22. februar 2018