29. august 2018

God datakvalitet er vigtigt, når data udstilles til borgerne

Usikkerhed om data er i en tilstrækkelig kvalitet til automatisk at blive udstillet til borgeren er en bekymring i flere kommuner. Styrket journaliseringspraksis, skriveråd og ledelsesopbakning er vigtige skridt på vejen til bedre datakvalitet.

Usikkerhed om datakvalitet er central årsag til at der ikke udstilles data

Den største årsag til ikke at udstille data er usikkerhed, om data er i en tilstrækkelig kvalitet til automatisk at blive vist til borgeren. Det viser en spørgeskemaundersøgelse KL foretog i starten 2018 blandt danske kommuner. Kvalitet dækker over, om da er muligt at læse og forstå, samt at der er ikke er forkerte eller forældede data.

I Esbjerg har borgerne mulighed for indsigt i byggesager og i Silkeborg har de udvidet den digitale aktindsigt, så der nu er adgang til kommunens data på flere områder. De to af de kommuner, der gør en særlig indsats for at hæve datakvaliteten.

Handleplan kan være vejen til forandring

Udstilling af data i Esbjerg Kommune styrkes af en handleplan for forbedring af journaliseringspraksis i kommunens ESDH-system. Som led i handleplanen udvalgte kommunen forskellige indsatsområder og målpunkter til områderne. Formålet med at forbedre journaliseringspraksis i Esbjerg Kommune er at kunne give borgere og virksomheder adgang til åbne emne- og ejendomssager.

Et indsatsområde er et servicetjek i de enkelte afdelinger med fokus på sagsoprettelse, registreringspraksis, håndtering af dokumenter og arbejdsgange. Selve servicetjekket indeholder opfølgningsområder for den enkelte afdeling. Oprydning og journalisering af dokumenter på kommunens fællesdrev er et andet indsatsområde.

Andre indsatsområder tæller optimering af brug as ESDH-systemet i de enkelte afdelinger, kompetenceudvikling, styrket kommunikation af retningslinjer for journalisering og sagsdannelse og videre tekniske muligheder for at give borgene indsigt i kommunens data.

Aktindsigt i Silkeborg: fra 10 dage til 10 timer

Silkeborg kommune har lavet en udvidet digital aktindsigt, der har kortet processen fra en borger søger aktindsigt fra 10 dage til 10 timer. Projektet drives af et ønske om, at borgeren skal have adgang til det kommune har om borgeren. Derfor giver den digitale aktindsigt adgang til kladder, dokumenter og interne notater.

Planen er, at der skal udstilles data fra flere af kommunens områder i de kommende år. Når et nyt område vælges, afsættes der et halvt år for at sikre en god omstilling af området, så det er klart til at give borgerne indsigt i data.

Først bliver der udpeget en projektleder for det enkelte fagområde skal sikre implementering. Kommunen afholder derefter en workshop med relevante medarbejdere indenfor det nye område. Medarbejderne udpeger de systemer, som aktindsigterne indhentes fra samt de konkrete regler for aktindsigt som der arbejdes med på området. Ud fra det anviser kommunen hvordan den tekniske løsning skal se ud på det konkrete område.

Det er ikke (helt) problemfrit at udstille data

Selvom der er en fastlagt og gennemprøvet proces for at hæve datakvaliteten i de områder, som borgerne kan få indsigt i, så er det dog ikke helt problemfrit siger Nicolai Eisenreich Mortensen, IT-projektleder i Silkeborg Kommune.

"Det er en stor opgace at digitalisere at leve op til offentlighedsloven og forvaltningsloven i forbindelse med aktindsigt. I hvert fald hvis vi ænsker en høj grad af automatisering. Der har været udfordringer med fejl i data, forkerte scannede dokumenter eller et indforstået sprog. Det har vi prøvet at gøre noget ved, blandt andet ved at udarbejde 10 gode skriveråd og en ugentlig sproguge til at forbedre sproget. En ændring i praksis fra skrivedage til at der nu er tid til at skrive efter hver samtale, har også være en udfordring for kommunen."