Disse processer egner sig til automatisering

Det kan godt betale sig at overlade rutineprægede opgaver til software-robotter. En ny analyse viser, hvilke processer på udvalgte områder i kommunerne, der egner sig til automatisering.

KL og Finansministeriet har sammen med fem kommuner netop færdiggjort en analyse i regi af Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet (MEP) om softwarerobotter.

Analysen har identificeret i alt 21 manuelle processer indenfor økonomi, løn og personaleområder, teknik og miljøområdet samt tværgående processer, hvor der både er økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster at hente, hvis de automatiseres med Robotic Process Automation teknologi (RPA-løsninger).

RPA – den digitale kollega

Robotic Process Automation (RPA) er et stykke software, der kan programmeres til at udføre præcis de samme handlinger på computeren, som medarbejderne normalt vil udføre manuelt med tastatur og mus. RPA’en er en digital kollega, der hjælper de faglige medarbejdere med regelstyrede og ensformige opgaver. Det kan fx være, hvor medarbejderen manuelt skal flytte data eller dokumenter fra et eller flere systemer til et andet.

 

I alt har analysen vist et årligt potentiale på de analyserede områder på 80-90 mio. kr. på landsplan.

Fuld fart på automatiseringsindsatsen i kommunerne

Selvom systematisk digitalisering af kommunale arbejdsopgaver er en vedvarende opgave i kommunerne, er der fortsat en lang række opgaver, som løses mere eller mindre manuelt.

Det kan være, fordi de nuværende it-løsninger er utilstrækkelige, at der mangler snitflader til andre systemer, eller at opgaverne er for små til at ny-udvikle eller tilpasse eksisterende it-systemer.

RPA giver mulighed for at automatisere nogle af de manuelle processer. Det er forventningen, at teknologien især kan bidrage til en effektivisering af de administrative opgaver i kommunerne.

Nedenfor ses de 21 manuelle processer, der blev identificeret i analysen på henholdsvis HR, løn og personaleadministration indenfor teknik og miljøområdet samt tværgående processer.

Automatiseringsegnede processer indenfor HR, løn og personale administration

  1. Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd
  2. Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling
  3. Bogføring af indtægter fra hovedkonto (enkeltposteringsniveau, daglig)
  4. Bogføring af indtægter fra specifikke konti
  5. Sortering af infologs (batch)
  6. Ajourføring af stamdata i kontoplan
  7. Godkendelse og betaling af faktura ved match mellem ordre og fakturabeløb
  8. Oprettelse/ændring af faste løntillæg
  9. Barselsrefusion + Sygedagpengerefusion
  10. Bogføring og afstemning: håndtering af fejl
  11. Tillidsrepræsentantsrefusion
  12.  Indhentning af børne- og straffeattester

    Automatiseringsegnede processer indenfor teknik- og miljøområdet
  13. Vedligeholdelse af geodata
  14.  Tilfredshedsmåling af byggesager
  15. Udsendelse af byggesagsgebyrer
  16. Registrering af separat kloakering
  17. Ajourføring af stamdata - Byggesagssystem
  18. Ajourføring af stamdata - Byg og Miljø

    Automatiseringsegnede processer på tværs af kommunen
  19. Håndtering af aktindsigter
  20.  Sagsforberedelse af miljøtilsyn
  21. Oprettelse af ansættelser

 

Klare gevinster ved automatisering

Det er nærliggende at tro, at automatiseringspotentialet primært handler om, at en medarbejder kan spare tid, når softwarerobotten tager sig af den manuelle proces.

Automatiseringer kan dog også føre til væsentlige kvalitative gevinster. Det kan fx være færre fejl i sagsbehandling som følge af at softwarerobotten løser opgaven på samme måde hver eneste gang.

Medarbejderne peger samtidig også på større jobtilfredshed som følge af, at de bliver fritaget for de manuelle opgaver, som ikke betragtes som faglige kerneopgaver.

Begrænsninger ved RPA-teknologi

RPA teknologi indeholder således på flere fronter et tydeligt potentiale for kommunerne. Der er dog en række opmærksomhedspunkter, som har betydning for realiseringen af potentialet. Eksempelvis er det en forudsætning, at kommunerne anvender de processer og systemer, som analysen har udpeget for at hende de angivne gevintser.

Der vil muligvis også være andre automatiseringsegnede processer, som har været uden for projektets scope at afdække.

Der er også fortsat usikkerhed forbundet med om små kommuner kan opnå en kritisk masse ift. de udpegede processer, som gør investeringen i RPA rentabel. Små kommuner kan i dette perspektiv oplagt overveje samarbejdsprojekter med andre kommuner.

Kommunerne bør også overveje om RPA løsninger er hensigtsmæssige, hvis man samtidig overvejer nyanskaffelser af systemer mv.

Det er således vigtigt, at den enkelte kommune selv vurderer deres lokale potentialer i forhold til arbejdet med RPA-teknologi. KL har udarbejdet et screeningsredskab, som kan anvendes i vurderingen af potentialet.

Roskilde Kommune har investeret i en robot, der betaler lægeerklæringer

Det er ikke kun de fem kommuner i analysen, der arbejder med at automatisere manuelle processer. KL vurderer, at ca. halvdelen af landets kommuner er i gang eller på vej med automatisering vha. RPA teknologi.

Roskilde Kommune har eksempelvis investeret i en softwarerobot, der kontrollerer, bogfører og betaler lægeerklæringer ved at lave automatiske opslag i økonomi- og fagsystemer.

Sådan fungerer softwarerobotten

Robotten fungerer ved, at kommunen har oprettet en række EAN-numre, som kun bruges til lægeerklæringer. Når kommunen modtager en faktura på et af disse EAN-numre, tjekker softwarerobotten automatisk om fakturaen indeholder de nødvendige oplysninger. Det kan fx være CVR- og CPR-nummer.

Derefter laver softwarerobotten et opslag i fagsystemet for at tjekke, om lægeerklæringen er bestilt og om beløbet ligger inden for de aftalte beløbsintervaller (som afhænger af erklæringstypen).

Hvis alle oplysninger stemmer, bogfører og betaler programmet fakturaen. Hvis der er afvigelser bliver fakturaen sendt til manuel behandling.

Medarbejdernes brug af softwarerobotten

Chefkonsulent Rune Stæhr i Roskilde Kommune fortæller, at det gode ved softwarerobotten er: "at den er let tilgængelig. Man behøver ikke at være IT-ekspert for at bruge den."

Det betyder, at de medarbejdere, der skal arbejde med robotterne, ikke behøver at have en datamatisk uddannelse. Det er dog en forudsætning, at de har teknisk forståelse og talent for programmering.

Ifølge Roskilde Kommunes beregninger, kan den RPA-løsning vedr. lægeerklæringer sammen med en lignende løsning vedr. huslejebetalinger give en effektivisering svarende til et årsværk.

Værktøjer og vejledninger til det lokale automatiseringsarbejde

Et væsentligt element i MEP-projektet har været at udarbejde en række værktøjer og vejledninger til brug for de kommuner, som vil i gang med at automatisere de processer, som projektet identificerede.

For hver proces er der udarbejdet et dokument, som detaljeret beskriver, hvordan de enkelte processer ser ud, samt hvordan de vil se ud, når de automatiseres med en softwarerobot.

Der er yderligere lavet vejledninger med konkrete implementeringsanbefalinger i forhold til de enkelte processer.

Endeligt er der i projektet lavet en analyse, der sætter fokus på de barrierer, som kan være forbundet med at automatisere de pågældende processer.

Alle materialerne er til rådighed og kan downloades her.

På kl.dk kan man også læse og finde værktøjer fra det fælleskommunale projekt om automatisering som blev gennemført i 2017.