05. april 2018

KL Emnesystematik og databeskyttelsesforordningen

Anbefalede og operative tidsfrister for sletning på KLE emner.

Et af kravene i persondataforordningen, som KLE bidrager til at understøtte, er angivelse af forventede tidsfrister for sletning, jf. forordningens Artikel 30, stk. 1, litra f.

Kravet om angivelse af slettefrister er ikke nyt, og er tidligere fremgået af fællesanmeldelserne til Datatilsynet.

Det nye bliver en tydeligere kobling mellem den opgave kommunen løser, angivet ved et KLE emne, og den tilhørende anbefalede tidsfrist for sletning.

Tidsfristerne kommer bl.a. til at fremgå på http://www.kle-online.dk, ligesom de indgår i det datasæt KL stiller til rådighed for it-leverandørerne (XML).

Alle emneområder i KLE, hvor det antages, der kan indgå personoplysninger, knyttes sammen med en anbefalet tidsfrist for sletning.

Længden af fristerne bliver i nogen grad en videreførelse af eksisterende praksis fra fællesanmeldelserne, med 5 år efter sagsafslutning som en generel frist. Varigheden tager højde for forældelsesreglerne i forældelsesloven og periodisk aflevering af bevaringsværdige data til arkiv.

Koblingen kan samtidig gøre sletning operativ, og indgå som et designkrav til nye it-systemer. Således vil det med den nye funktion i KLE være muligt at bygge en sletningsrutine op omkring sager, med bestemt emnenummer og frist.

Vær opmærksom på, at en sletningsrutine også skal tage højde for arkivkravet om, at sletning i systemer med bevaringsværdige data, først må foretages efter en godkendt arkiveringsversion.

I standardfortegnelserne på kl.dk henvises til opgaverne og lovgrundlaget i KLE, nærmere bestemt under formålet med behandlingerne (artikel 30, stk. 1, litra b).

I fortegnelserne henvises hovedsageligt til det 4-cifrede KLE gruppeniveau, og betyder, at henvisningen nedarves til emneniveau. Enkelte steder henvises alene til emnet.

Læs mere om frister på KLE-online og indbygning af rutiner til sletning i KLE Abonnementsbrev maj 2018 udgaven.