11. april 2018

Aalborg Kommune får faglige og økonomiske gevinster ved at centralisere vagtplanlægningen på botilbud

Fælles vagtplanordning på 13 aalborgensiske botilbud giver mere borgertid, frigør tid til lederen, reducerer udbetalingerne til overarbejde og sikrer, at overenskomstreglerne følges.

Aalborg Kommunes Fagcenter for Autisme og ADHD befandt sig i 2012 i en situation, hvor fagcenteret oplevede høje udgifter til vikarer, overarbejde og bod. Dette skete som følge af manglende overholdelse af overenskomstens regler. Medarbejderne brugte samtidig mange ressourcer og meget tid på at ringe efter vikarer i forbindelse med sygemeldinger.

Centerchef Jonna Kastbjerg forklarer, hvordan dette havde en negativ betydning for kvaliteten på botilbuddene, da der hermed gik tid og ressourcer fra samværet med borgerne: "Det er vigtigt, at medarbejderne har mulighed for at være nærværende i samværet med borgerne. Det kan man ikke være med en telefon i lommen, som ringer hele tiden", udtaler Jonna Kastbjerg.

Fagcentret valgte i 2012 på baggrund af denne situation, på forsøgsbasis, at centralisere vagtplanlægningen på tværs af 5 botilbud. Siden er der løbende kommet flere botilbud med i samarbejdet, så vagtplanlægningen i dag foretages på tværs af 13 botilbud, der beskæftiger ca. 400 medarbejdere.

Centralt team af planlæggere

Samarbejdet indebærer, at fagcenteret har samlet vagtplanlægningen i et centralt team med 5 ansatte. Til vagtplanlæggerteamet er knyttet et vikarkorps, som anvendes i centerets afdelinger. Vikarkorpset muliggør, at eventuelle overskydende medarbejdere kan bruges på tværs i organisationen. Teamet tager også i mod sygemeldinger alle ugens dage, og sørger for at finde afløsere. For at bibeholde nærhed mellem afdelingerne er hver planlægger tilknyttet én eller flere afdelinger, som de derfor har et godt kendskab til.

Vagtplanlæggerne deltager i afdelingernes personalemøder for at sikre, at planlæggerne har "fingeren på pulsen" ude i afdelingerne. Jonna Kastbjerg fremhæver, at planlæggernes kendskab til afdelingerne er afgørende for modellen: "Det er vigtigt, at planlæggerne kender rutinerne på gulvet. Fx er det ikke alle borgere, der kan med alle medarbejdere. Det skal der tages højde for i en velfungerende vagtplan".

Centraliseringen har betydet, at medarbejderne har oparbejdet en ekspertise i vagtplanlægning, der gør dem i stand til at udarbejde mere effektive planer samtidig med at tidsforbruget til planlægningen mindskes.

Initiativet har samlet set medført en effektivisering på 2,4 mio. kr. de første 2 år som følge af reduceret udbetaling af overarbejde, 6. ferieuge, reduceret vikarforbrug og bod. For medarbejderne har det samtidig betydet, at de kan bruge mere tid sammen med borgerne, da de ikke skal ringe rundt for at finde afløsere i forbindelse med sygdom.

Overvejende positive tilbagemeldinger

Medarbejdere og ledere har generelt taget godt i mod centraliseringen. Medarbejderne fremhæver særligt det positive i, at stressmomentet i forbindelse med at finde vikarer er blevet fjernet.

Kritikken har for nogle medarbejdere været, at de har oplevet en lønnedgang, som følge af den reducerede overtidsbetaling. Enkelte oplever også, at vagtplanlægningen er blevet mindre fleksibel, da der er kommet øget fokus på at overholde overenskomstens regler. I denne forbindelse er det vigtigt at etablere et tæt samarbejde med tillidsrepræsentanterne omkring centraliseringen, da det giver øget legitimitet til nye retningslinjer for vagtplanerne.

Gode råd til kommuner, som ønsker at centralisere vagtplanlægningen af deres sociale botilbud, er:

  • Skab rammerne for et godt samarbejde med tillidsrepræsentanterne. Kodeordene er dialog, involvering fra start og fælles løsninger
  • Lav en klar beskrivelse af regler, kompetencefordeling og opgavefordeling mellem medarbejdere, ledere og planlæggere
  • Fasthold et personligt kendskab mellem planlæggere og afdelingerne

Læs mere om erfaringerne om effektiv drift på de 40 botilbud i Inspirationskataloget for botilbud (pdf).