03. november 2017

Tværkommunalt samarbejde fremmer rammearkitekturen

De første konkrete resultater af arbejdet med støtte fra KL's Rammearkitekturpulje 2017 viser sig nu. Opfordringer til at udvikle sammen og sikre en god relation til leverandøren er væsentlige erfaringer fra projektet bag Kravmotoren – nu OS2Kravmotor. Den 1. december 2017 er ansøgningsfrist for puljemidler i 2018.

Projektet OS2Kravmotor har på meget kort tid leveret en efterspurgt løsning med non-funktionelle krav, som bl.a. understøtter kommunernes mulighed for at stille krav til markedet om at leve op til den fælleskommunale rammearkitektur og dermed bidrage til bedre og billigere sammenhæng mellem forskellige løsninger, leverandører og aktører. KL's Interview med Jon Badstue Pedersen (afdelingsleder) og Henrik Bojsen (specialkonsulent) fra Syddjurs Kommune er det første af fire med modtagerne af midler fra Rammearkitekturpuljen 2017.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang."

Jon Badstue Pedersen: "Ideen til vores kravmotor tog fart allerede fra januar 2017, hvor vi internt i kommunen etablerede en matrixorganisation mellem IT og Digitalisering, som hedder "Rådet for gode it-anskaffelser". Her sidder der forskellige roller fra IT og Digitalisering, og de skal teknisk screene alle it-indkøb i Syddjurs. Da de så skulle lave deres arbejdsværktøj, som skulle være en liste over non-funktionelle krav, fik de til inspiration tilsendt lister over krav fra Esbjerg, Ballerup, Fredericia og Hjørring. Hjørring Kommune viste os deres webværktøj, som forretningen i kommunen bør bruge og udfylde, når de skal indkøbe it. På den baggrund fik vi ideen til, at vi i Syddjurs selvfølgelig også skulle have noget med en operationel web-brugerflade. Da vi jo i kommunen er meget velfunderet i det tværkommunale samarbejde, bl.a. i OS2, tænkte vi med det samme, at den største værdi ved værktøjet ville blive dens fælleskommunale dimension og dens kravkatalog – ikke selve webløsningen. Derfor tænkte vi projektet som tværkommunalt fra starten. Da vi så hørte, at KL uddelte puljemidler til udbredelse af rammearkitekturen, satte vi straks en ekstern konsulent på opgaven, som på en uge hjalp os med at skrive vores ansøgning, inklusive det tekniske skope."

Jon forklarer uddybende, at det for en organisation af Syddjurs Kommunes størrelse kan være en udfordring at trække tid ud af den daglige drift til sådanne skriveopgaver, så der vælger kommunen tit at få eksterne til at udføre skrivearbejdet ud fra kommunens input. Oftest er det konsulenter fra kommunens it-og konsulentleverandører, der udfører sådanne skriveopgaver – ud fra kommunens vejledning og krav.
Henrik uddyber: "I den seneste puljerunde havde vi jo andel i tre ansøgninger i alt. Arbejdet med at skrive ansøgningerne gik generelt smertefrit, fordi KLs ansøgningsskema og -vejledning til rammearkitekturpuljen var lige til at gå til."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Jon: "Samarbejdet har været godt, men skal vi kigge lidt indad, må vi indrømme, at vi godt kunne have kommunikeret mere internt blandt os kommuner, som er med i puljeansøgningen. Det kunne vi have gjort bedre. Nogle af de kommuner, som har støttet os, har sagt til os, at de gerne ville have haft en mail fra os undervejs, hvor jeg udelukkende har skrevet blogs og updates på LinkedIn. Men i øvrigt er det gået rigtig godt. Vi fik hurtigt etableret en tung styregruppe med gode ambassadører i, og alt det organisatoriske spillede. Vores leverandør leverede perfekt, så vi var klar med løsningen på rekordtid."

Henrik: "Vi kunne foreslå, at man eksempelvis oprettede en LinkedIn-gruppe for sit projekt. Her kunne man så køre sin interne projektkommunikation. Det kunne også være interessant, hvis KL oprettede en slags markedsplads, hvor projektansøgninger til puljen kunne udbyde og søge projekter at koble sig på som medansøger."

Jon: "Hvad angår samarbejdet med leverandøren, var det en, som vi havde gode erfaringer med i forvejen, og som virkelig leverede godt på både den beskrivende og den tekniske del af vores projekt. Og i et projekt med en så forholdsvis begrænset økonomi som vores, er det efter vores vurdering en forudsætning, at vi og leverandøren kender hinanden godt forud for projektet, ellers kan det ikke lade sig gøre."
KL: "Så vidt vi kan forstå, er I allerede begyndt at bruge kravmotoren?"

Jon: "Vi har screenet 5-6 løsninger ved hjælp af OS2Kravmotor undervejs i projektet, og her efterfølgende er vi i fuld gang med at bruge kravmotoren – helt aktuelt på 2-3 nye indkøb. Og så har vi trukket på vores KITOS-erfaring."

Henrik: "Selve kernen i kravmotoren tager afsæt i de udbudskrav, som Syddjurs Kommunes stillede til både et nyt arbejdsmarkedssystem og et nyt EOJ-system, og dertil kommer så listen af relevante it-krav fra Fredericia Kommune."

Jon: "OS2Kravmotor skal jo være en autoritativ tværkommunal kravbank. Vi står rigtig stærkt, når vi er mange kommuner, der går sammen og forpligter os til at stille de samme krav, når vi foretager it-indkøb fremover."

KL: Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra rammearkitekturpuljen?

Henrik: "Selve bevillingen af puljemidler var naturligvis velkommen, men desuden er det vigtigt for os, at vi med puljen også får stillet en slags "megafon" til rådighed, så vi lettere kan dele det gode budskab om, at vi som kommuner har fordel af at samarbejde og dele viden, når vi vil stille krav undervejs i it-indkøb."

Jon: Puljemidlerne har været en katalysator og har også givet yderligere legitimitet til projektet. Med puljemidlerne har vi fået det "blå stempel", og det er vigtigt."

KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Henrik: "Det vigtigste er, at vi har opbygget et væsentligt netværk om at udmønte rammearkitekturen meget konkret. Vi forventer meget af et fremtidigt konkret samarbejde om udmøntning med Digitaliseringsforeningen og med andre østjyske kommuner, og vi tænker også, der kommer godt samarbejde med København og Frederiksberg kommuner og med KOMBIT. Dette projekt giver et konkret samarbejde om, hvordan rammearkitekturen kan kodes op og leveres som løsninger, og hvordan man stiller krav. Netværket bygges ikke op ved at snakke om rammearkitekturen, men ved at man konkretiserer den. Vi er sikre på, at vi får glæde af den redaktion, som er etableret omkring OS2Kravmotor. Det kommer til at binde landet sammen på en ny måde. Og de kompetencer, som kommunerne har brug for at få ind angående rammearkitekturen, udvikles og udveksles i projekter som dette her, også i dialog med leverandørerne. Det er i dialog med leverandørerne, at vi får tingene til at ske. KOMBIT klarer noget for os, men resten må vi selv påtage os, og der skal vi have et sprog og en platform leverandørerne, så vi forstår hinanden. Det er heller ikke nogen given ting, at man samarbejder godt internt i kommunen om dette emne, så internt kan et projekt som dette også have sin berettigelse. Digitalisering, IT-drift og forretningen skal også forstå hinanden inden kontrakten underskrives."

KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Jon: "Vi præsenterede jo en driftsversion af OS2Kravmotor på Digitaliseringsmessen i slutningen af september, og vi er allerede oppe på 9 tilsluttede kommuner. Vi forventer snart at passere 10 kommuner, som er den nedre grænse vi har defineret ift. at kunne sikre governance omkring og videreudvikling af OS2Kravmotor."

Henrik: "Vi har etableret en redaktion omkring OS2Kravmotor, som mødes fire gange om året, så der løbende kommer redigerede og autoritative krav. I januar 2018 vil styregruppen, redaktionen og øvrige interesserede mødes til workshop og statusmøde i KL-huset. Desuden har vi oprettet en åben backlog med ønsker og forbedringspunkter."

Jon: "Vores afsluttende bemærkning skal være, at vi vil opfordre alle kommuner til at tænke tværkommunalt, når det gælder projekter af denne slags. Det er jo ikke voldsomt meget sværere at lave tingene tværkommunalt end at gøre det selv. Tværkommunalt kan vi få trykprøvet tanker og ideer, og det er rigtig godt!"

Beskrivelse af projekt

Formålet med OS2Kravmotor er at fremme gode it-indkøb i kommunerne gennem brugen af præcise non-funktionelle krav med fokus på Den Fælleskommunale Rammearkitektur, støttesystem-compliance og den enkelte kommunes it-miljø. Et mål er at sikre laveste Total-Cost-of-Ownership (TCO) for de indkøbte it-løsninger under hensyn til at sikre den højeste mulige kvalitet. Et andet mål er at fremme delingen af arkitekturviden mellem danske kommuner i en konkret og handlingsnær kontekst. Hermed sikres der en øget udbredelse af løsninger compliant med støttesystemerne i kommunen, hvormed de ønskede gevinster fra rammearkitekturen kan realiseres. Følgende kommuner står bag puljeansøgningen:  Syddjurs Kommune, Lejre Kommune, Næstved Kommune, Odsherred Kommune, Roskilde Kommune, Ringsted Kommune, Slagelse Kommune, Vordingborg Kommune, Favrskov Kommune, Norddjurs Kommune, Horsens Kommune, Fredericia Kommune, Ballerup Kommune, Sorø Kommune, Randers Kommune, Albertslund Kommune, Greve Kommune, Guldborgsund Kommune, Holbæk Kommune, Kalundborg Kommune, Køge Kommune samt OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab.

1. december 2017: Ansøgningsfrist til næste runde i Rammearkitekturpuljen

Nu er det tid til at søge næste runde af Rammearkitekturpuljen – ansøgningsfristen er 1. december 2017.
Har jeres kommune en ide til et projekt, hvor I kan være med til at udbrede den fælleskommunale rammearkitektur? Hvor I nedbryder gammel silotænkning og tænker genbrug af data og processer på tværs, så det skaber værdi for kommunen, for borgerne og virksomhederne? Så send ansøgning til Rammearkitekturpuljen, som hvert år frem til 2020 uddeler 500.000 kroner i portioner på mellem 50.000 og 200.000 kroner.

Læs meget mere og find ansøgningsskema og vejledning her: http://www.kl.dk/Okonomi-og-administration/Administration-og-digitalisering/Rammearkitekturpuljen/