24. november 2017

Rammearkitekturpuljen gav inspiration

I Aabenraa Kommune var specialkonsulent Jan Blasius allerede i gang med at overveje, hvordan kommunen kunne bruge Serviceplatformens fjernprint-integration til at sende breve direkte fra Word til Digital Post og til fjernprint, da Jans leder foreslog ham at søge penge fra KL's Rammearkitekturpulje. Ansøgningsfrist for puljen 2018 er 1. december 2017.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang."

Jan Blasius: "Ja, helt konkret går vores projekt ud på at lave en smart måde at slippe for omkostningerne ved Doc2Mail og i stedet bruge Serviceplatformen og dens fjernprintintegration. Tanken var, at man bare kunne sende breve til Fjernpost eller til Digital Post direkte fra Word. Det var en idé, jeg fik, da KOMBIT fortalte, at de nu åbnede for, at den nye fjernprintservice var klar på Serviceplatformen. Kort tid efter annoncerede KL Rammearkitekturpuljen, og min leder spurgte vores chef, om vi havde ideer til projekter, som vi kunne søge støtte til gennem Rammearkitekturpuljen. Det havde jeg og jeg gik i gang med at sætte form på projektet.

Jeg kontaktede vores it-leverandør, dania software, og de var klar til at arbejde med på ideen. Leverandøren talte også med KOMBIT, og de var også med på vores idé. KOMBIT har ganske givet set Aabenraas projekt som en mulighed for hurtigt at komme godt i gang med fjernprint her efter sommerferien 2017 og vise, at denne service giver nye muligheder, også for projekter uden for monopolbruddet. Så alting stod helt rigtigt i sol og måne for at søge midler fra Rammearkitekturpuljen."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Jan Blasius: "Jeg vil fremhæve det gode samarbejde, både med KOMBIT og vores it-leverandør. KOMBIT var helt med på at åbne op for snitfladen. KOMBIT kunne faktisk godt have stoppet projektet på den konto, men de var tværtimod helt med på ideen. Hos dania software var man klar over de fordele, det ville give Aabenraa Kommune, men også for de øvrige 42 kommuner, de har som kunder på samme løsning som os. Og de så klart også en forretningsmæssig mulighed, som ville gavne dem som leverandør, og det er rigtigt godt, at leverandørerne kan se værdien af rammearkitekturen.

Aabenraa Kommune arbejder sammen med andre kommuner i mange forskellige sammenhænge, men lige i dette projekt var det vores vurdering, at projektet ikke ville blive afgørende anderledes ved at involvere flere kommuner. Derfor søgte vi bare på egen hånd. Og så var det også lidt sjovt selv at søge om midlerne, når nu de andre ansøgninger kom fra flere kommuner, der havde slået sig sammen om ansøgningerne

KL: Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra Rammearkitekturpuljen?

Jan Blasius: "Uden midlerne fra Rammearkitekturpuljen var projektet ikke blevet sat i gang i år og måske heller ikke næste år. Så det er rart, når idéer kan blive til virkelighed."

KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Jan Blasius: "Vi har lært meget af projektet. For det første har vi fået bekræftet, at det er bedre at gennemføre et lille projekt, der hurtigt kommer i mål, end et stort projekt, der aldrig bliver færdigt. Vi har haft fokus på, at projektet ikke skulle være større end højst nødvendigt, og så skulle det give målbar værdi for forretningen i Aabenraa Kommune – og gerne også i andre kommuner. Ud over at projektet giver ca. 40 kommuner adgang til en ny snitflade, har KOMBITs åbning af snitfladen gjort, at alle andre kommuner nu også vil kunne tilslutte deres løsninger til ”print” via Serviceplatformen.

Når vi med projekterne i rammearkitekturpuljen kan være med til at fortælle de gode fortællinger om rammearkitekturen og om den vej, vi ønsker at gå, er det også et væsentligt formål.  Det har afsmittende effekt på andre kommuner. For vi kan ikke tænke alle rammearkitekturprojekter som K98-projekter, hvor alle landets kommuner er koblet på fra begyndelsen af. Ofte giver det god mening, at kommuner alene eller sammen udvikler løsninger inden for rammearkitekturen, som de andre kommuner så kan lade sig inspi-rere af.

Og så vil jeg også særligt fremhæve, hvor vigtigt det er at tænke leverandørerne ind i denne type projekter. Når vi vinder it-leverandørerne over på vores side, og de kan se en kommerciel interesse i at udvikle med på rammearkitekturen, så kommer vi hurtigt fra land. Og leverandører vil meget gerne lege med, når det giver mening!"

KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Jan Blasius: "Nu får vi vores forsendelsesløsning i drift i første kvartal af 2018, og så kan vi faktisk opsige vores Doc2Mail-abonnement hos KMD. Det er også en form for monopolbrud, og det er vi glade for. Det har stor betydning for vores og andre kommuners økonomi. Hvad angår synlighed, fortalte jeg om projektet her både på Digitaliseringsmessen og i Kommuner-nes It-arkitekturnetværk i KL-huset begge dele i september. Så vi spreder det gode budskab og opfordrer alle til at se, om det var en ide at søge penge fra Rammearkitekturpuljen. Og hvem ved – måske vil Aabenraa Kommune snart igen etablere et projekt og søge penge fra Rammearkitekturpuljen!"

Projekt "Breve via Serviceplatformens fjernprintintegration"

Projektet har til formål at gøre det muligt at sende breve via Serviceplatformens fjernprintintegration. Så kan kommunens medarbejdere sende breve direkte fra Word til Digital Post eller Fjernprint. Hermed får en fælleskommunal infrastrukturkomponent en central rolle i forsendelsen af kommunale breve. Samtidig reduceres udgifterne og afhængigheden til den mellemleverandør, der i dag står for en stor del af håndteringen af brevforsendelser.

Aabenraa Kommune, dania software og KOMBIT/Serviceplatformen har i planlægningsfasen samarbejdet om at skabe klarhed over projektets muligheder, og projektet vurderes at være gennemført med midler fra rammearki-tekturpuljen inden udgangen af 1. kvartal 2018.

1. december 2017: Ansøgningsfrist til næste runde i Rammearkitekturpuljen

Nu er det tid til at søge næste runde af Rammearkitekturpuljen – ansøgningsfristen er 1. december 2017.
Har jeres kommune en ide til et projekt, hvor I kan være med til at udbrede den fælleskommunale rammearkitektur? Hvor I nedbryder gammel silotænkning og tænker genbrug af data og processer på tværs, så det skaber værdi for kommunen, for borgerne og virksomhederne? Så send ansøgning til Rammearkitekturpuljen, som hvert år frem til 2020 uddeler 500.000 kroner i portioner på mellem 50.000 og 200.000 kroner.

Læs meget mere og find ansøgningsskema og vejledning her: http://www.kl.dk/Okonomi-og-administration/Administration-og-digitalisering/Rammearkitekturpuljen/