25. august 2017

Effektiviser botilbuddenes drift og frigør dermed tid

I et projekt under det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram har en række kommuner arbejdet med at optimere driften af de sociale botilbud. Kommunerne har især været optaget af, hvordan der kan opnås en mere fleksibel brug af personaleressourcer. Der er i projektet udviklet en bench-marking rapport, der peger på effektiviseringspotentialer for det enkelte botilbud. Andre kommuner og botilbud kan få dannet en lignende rapport. Tekst Louise Tarp Thorgaard, chefkonsulent i KL´s Økonomiske sekretariat

En række kommuner har sammen med KL i et projekt om effektiv drift af botilbud afdækket veje til at optimere driften af botilbuddene, og herunder arbejdet med at identificere centrale indikatorer at benchmarke tilbuddenes drift på. Sideløbende med det fælleskommunale projekt har KL også i samarbejde med staten analyseret rammerne for botilbuddenes drift, og hvordan disse kan udgøre en barriere for driften. Det er sket i et projekt under moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, som blev aftalt i forbindelse med sidste års økonomiaftale.

Begge projekter tegner tilsammen et billede af, at mange kommuner og tilbud har arbejdet med at effektivisere og optimere driften og indhentet betydelige gevinster ved dette. Men at der samtidig er uudnyttede veje til at få en mere effektiv drift af tilbuddene. Kommunerne anvender i alt cirka 19 milliarder kroner på botilbudsområdet, så der er god grund til løbende at arbejde for at udvikle og optimere driften af området.  

Mange kommuner har været i gang med at tilpasse organisering og ledelsesstruktur, for eksempel lægge enheder sammen, konsolidere administrative funktioner og effektivisere ledelsesstrukturen. Fokus er nu mange steder blandt andet på systematisk brug af dokumentation og opfølgning, bedre arbejdstilrettelæggelse og effektiv brug af personaleressourcer. 

Fokuseret dokumentation

I det fælleskommunale projekt har medarbejderne på de deltagende botilbud i en periode på 14 dage registreret, hvordan deres tid i løbet af en arbejdsdag fordeler sig på forskellige hovedopgaver. Undersøgelsen viser, at 60 procent af medarbejdernes tid går til direkte borgerrettede opgaver, enten individuel borgertid eller gruppetid. 10 procent af medarbejdertiden på botilbuddene går til dokumentationsopgaven, og det bør løbende overvejes, hvorvidt tiden anvendt på dokumentation bruges rigtigt. Eller om enten den samme tid kan bruges klogere for dermed at opnå bedre og mere brugbar dokumentation, eller om tiden brugt på dokumentation kan effektivises. 

Ser man nærmere på den tid, medarbejderne bruger på dokumentation, viser undersøgelsen, at cirka 20 procent af dokumentationstiden går til lovbunden dokumentation, som for eksempel medicindokumentation, magtanvendelse og utilsigtede hændelser. Langt størstedelen af tiden går til løbende dokumentation, det vil sige dagbogsnotater og journaler

Generelt er oplevelsen blandt kommuner og tilbud, at dokumentationsopgaven er meningsfuld og værdiskabende. Mange tilbud prioriterer hyppig opfølgning på borgeren for at understøtte borgerens progression og for på sigt eventuelt at kunne sænke støttebehov og pris.

Samtidig er der også tilbud, som oplever, at dokumentationen er for ufokuseret og ikke har nok sammenhæng til de mål, der er stillet op for den enkelte borger. Der er i forbindelse med projekterne indsamlet en række cases fra botilbud, og her iblandt er der tilbud, der for eksempel har arbejdet med at ændre dokumentationspraksis, således at dagbogsnotaterne udelukkende relaterer sig til mål og delmål i borgerens handleplan/indsatsplan. Der er tilbud i undersøgelsen, der gennem en fokuseret indsats har opnået både bedre dokumentation i forhold til at følge op på borgerens mål og samtidig har reduceret tiden anvendt på dokumentation. 

Optimal normering hele døgnet

Analysen har også afdækket botilbuddenes normering på forskellige tidspunkter af døgnet. 

Analysen viser, at antallet af medarbejderne pr. borger generelt er højest i dagtimerne i hverdagen. Det skyldes, at mange borgere i dagtimerne er i aktivitetstilbud, i beskæftigelse eller i skole, men at der samtidig skal være et vist minimum af medarbejdere til stede på botilbuddet. 

Mange tilbud har arbejdet med, hvordan medarbejderressourcerne kan bruges mere fleksibelt i dagtimerne, når borgerne ikke er tilstede på tilbuddet. Det kan for eksempel være ved, at medarbejderne fra botilbuddet i dagtimerne kører ud til borgere i eget hjem, der er visiteret til socialpædagogisk støtte, at medarbejdere fra et tilknyttet aktivitetstilbud kan indgå i normeringen på botilbuddet om morgenen, eller at nattevagten forlænges og hjælper til i spidsbelastningsperioden om morgenen.

Ligeledes har mange botilbud arbejdet med at optimere nattevagten, for eksempel ved at anvende fælles nattevagt på tværs af tilbud. 

Vagtplan kan give mere borgertid

Flere kommuner har opnået gode resultater ved at centralisere vagtplanlægningen. Kommunerne oplever, at vagtplanlægning er en selvstændig kompetence, som kræver specialistviden for at få den mest optimale vagtplan. En fælles vagtplansfunktion kan frigøre tid for ledere på tilbuddene, reducere udbetalinger til overarbejde og sikre, at overenskomstreglerne følges.

Derudover er undersøgt, hvor lang tid tilbuddene bruger på vagtoverlap og på mødeafholdelse. Nogle tilbud har oplevet, at der kan reduceres i tiden anvendt på disse koordinerende aktiviteter. Særligt har det været muligt at reducere tiden til de koordinerende aktiviteter i tilbud, der samtidig har arbejdet med at fokusere dokumentationen og dermed øget brugen af den dokumentation, der er udarbejdet om borgeren. 

Få et overblik over drift

Der er i det fælleskommunale projekt udviklet en benchmarking rapport, hvor det enkelte tilbud sammenlignes med sammenlignelige tilbud. Formålet er at identificere dele af driften, hvor der er et potentiale for optimering på det enkelte tilbud. Benchmarkingrapporten skal dermed understøtte arbejdet med at identificere lokale effektiviseringspotentialer på botilbuddene. Andre kommuner og tilbud kan få dannet en lignende rapport. Se hvordan på www.kl.dk/botilbudsdrift. På denne side vil også kunne findes casesamlingen og hovedrapporten fra projektet under moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.

YDERLIGERE MATERIALE

  • PDF

    ØP bilag 17. august 2017